Hotel Reservation

Hotel Reservation

Hotel adalah suatu bentuk bangunan , lambang, perusahaan atau badan usaha akomodasi yang menyediakan pelayanan jasa penginapan,penyedia makanan dan minuman serta fasilitas jasa lainnya dimana semua pelayanan itu diperuntukkan bagi masyarakat umum,baik mereka yang bermalam di hotel tersebut ataupun mereka yang hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki hotel itu. Salah satu bagian yang penting di hotel yakni bagian reservasi atau pemesanan kamar karena disitulah awal mula pelayanan bagi tamu.

A.     Pengertian Reservasi

Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan calon tamu untuk periode tertentu. Seluruh permintaan pemesanan kamar ini akan ditangani oleh petugas reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu.

B.     Tugas dan tanggung jawab seorang Reservation Clerk

Adapun rincian tugas reservation staff yakni:

• Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan
• Mempromosikan produk dan fasilitas hotel
• Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga dan fasilitas promosi,harga khusus dll
• Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media
• Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu
• Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu(waiting list)
• Memproses perubahan pemesanan kamar
• Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi
• Melakukan tindakan pencegahan untuk meghindari tamu no show
• Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit
• Membuat laporan reservasi
• Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat

C.      Manfaat Reservasi

• Bagi Travel agent/pekerja hotel

         -Dapat mengetahui dengan pasti kapasitas pelanggan/wisatawan yang siap untuk melakukan tour di kemudian hari
         -Dapat menghitung dengan pasti harga paket wisata(apabila ready made tour), sehingga mencegah adanya kekeliruan harga
        -Dapat mempersiapkan permintaan khusus dari wisatawan (cth. Makanan khusus vegetarian,bus berfasilitas toilet+TV,dsb)
        -Hotel akan mendapatkan informasi dari calon tamu sebelum tamu tiba,sehingga hotel dapat menyiapkan perlengkapan yang diperlukan pada saat check in
        -Hotel dapat memblocking kamar sehingga tingkat hunian kamar dapat diketahui dalam jangka waktu tertentu
        -Dapat mempersiapkan segala sesuatu fasilitas tambahan diluar hotel,namun masih dalam permintaan tamu. 

•  Bagi wisatawan /tamu hotel:

       -Dapat mempersiapkan segala sesuatu dengan matang sebelum perjalanan wisata       dilaksanakan
       -Memudahkan wisatawan mendapat kepastian atas tour yang dipesannya
       -Dapat memprediksikan biaya yang akan dikeluarkan untuk berwisata
       -Memudahkan tamu untuk mendapatkan kamar

D.     Prosedur Reservasi

Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain:

1.  Jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
2.  Jumlah orang yang akan menginap
3.  Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
4.   Nama tamu yang menginap di hotel
5.   Nama pemesan/orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan kamar
6.   Nama perusahaan atau biro perjalanan
7.   Alamat dan nomor telepon perusahaan
8.   Rincian kedatangan(waktu& transportasi yang digunakan)
9.   Cara pembayaran yang digunakan
10.   Permintaan khusus

SOP dalam menangani dan memproses reservasi tamu individual di hotel(via telepon)

•  Melakukan greeting
•  Menanyakan type,jumlah kamar  yang diminta dan juga menanyakan pemesanan untuk berapa orang
•  Menanyakan tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu
•  Melakukan check pada reservation chart, apakah masih ada kamar yang masih kosong
• Menjelaskan harga kamar dan fasilitas-fasilitas nya ( apabila tidak ada kamar yang available, untuk sementara kamar di waiting list akan diberitahukan secepatnya bila ada perubahan,pembatalan dan sebagainya
• Menanyakan nama tamu yang akan menginap, menanyakan informasi-informasi lain dari si tamu, seperti nomor telepon , alamat dan cara pembayaran. Dalam high season usahakan mendapat deposit dari tamu
• Setelah data yang diperlukan didapat semua , ulangi pesanan kamar tersebut
• Ucapkan terimakasih atas pemesanan kamar tersebut
• Langkah selanjutnya adalah memproses pesanan kamar tersebut seperti memasukannya kedalan reservation plan,chart/agenda dan sebagainya

SOP dalam menangani dan memproses reservasi tamu rombongan

• Meminta nama lengkap dari tamu yang akan menginap(rincin nama tamu rombongan yang akan menginap)
• Meminta nama lengkap si pemesan,alamat dan nomor telepon(biasanya yang ditulis adalah nama pemimpin rombongan)
• Mencatat tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu
• Menanyakan jenis kamar dan jumlah yang dipesan
• Menjelaskan mengenai harga kamar dan menanyakan bagaimana cara pembayarannya
• Menanyakan jumlah orang yang akan menginap(jumlah tamu rombongan yang akan menginap)

E.      Klasifikasi Reservasi

A.      Individual reservation
Pemesanan kamar untuk seorang calon tamu,pasangan atau sebuah keluarga. Pemesanan kamar ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen.
B.      Group reservation
Pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan atau perusahaan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar
C.      Conference reservation
Pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan pertemuan di hotel. Pemesanan kamar ini biasanya dibuat oleh sebuah organisasi,perusahaan atau suatu asosiasi

F.      Tipe tipe pemesanan kamar

Pemesanan kamar bergaransi/guaranteed reservation
1.      Guaranteed reservation adalah suatu pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan pembayaran dengan tujuan mendapatkan kepastian dari hotel. Kebijakan ini umumnya dilakukan pada Peak Season/High Season . Jenis –jenis dari guaranteed reservation adalah

a)     Pre-payment adalah pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk sejumlah harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal sebelum mereka mempergunakan fasilitas/menempati kamar

b)     Credit Card adalah jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan tagihan kartu kredit. Jaminan ini yang paling umum digunakan untuk saat ini

c)      Advance Deposit adala pembayaran yang dikirimkan/dibayarkan oleh calon tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu,paling sedikit pembayaran harga kamar untuk satu malam atau lebih dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal.

d)     Contractual Agreement(Corporate) adalah sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar sejumlah kamar kepada pihak hotel. Pembayaran tersebut dilakukan bila kamar digunakan atau tidak digunakan sesuai dengan yang sudah tertera pada surat kesepakatan

e)     Travel Agent Voucher adalah jaminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak biro perjalanan yang jaminannya berupa voucher

2.      Non guaranteed reservation adalah suatu pemesanan kamar yang tidak disertai jaminan apapun. Pihak hotel hanya akan memastikan kamar yang telah dipesan tersedia sampai pada batas waktu yang telah ditentukan saat tanggal kedatangan. Umumnya batas waktu tersebut adalah pukul 18.00 waktu ssetempat. Hal ini sering juga disebut dengan istilah 6 pm release
3.      Confirmed reservation adalah pemesanan kamar yang telah disetujui oleh pihak hotel dengan bukti surat kepastian tentang pemesanan kamar(confirmation letter) yang dikirimkan kepada tamu yang bersangkutan. Confirmation letter ini harus dibawa oleh tamu pada saat check in sebagi bukti untuk memperoleh kamar  

    G.  Media Pemesanan Kamar

Media pemesanan kamar adalah alat penghubung yang digunakan oleh pihak pemesan dengan pihak hotel. Media pemesanan kamar tersebut antara lain:

a.       Telephone

b.      Letter (surat)

c.       Telex

d.      Facsimile

e.       Computer

f.        Personal (langsung)

       H.  Sumber Pemesanan Kamar

Yang dimaksud dengan sumber-sumber pemesanan kamar adalah asal usul datangnya pemesanan  kamar yang dibuat oleh berbagai pihak. Adapun sumber-sumber pemesanan kamar tersebut adalah:

a.      Perusahaan yang dapat dijadikan sebagai sumber pemesanan kamar adalah perusahaan swasta, perusahaan asing, perusahaan gabungan.

b.      Biro/agen perjalanan dapat dijadikan sebagai sumber pemesanan kamar, karena tamu-tamu yang dibawa oleh travel agent tersebut memerlukan tempat akomodasi. Sumber pemesanan kamar dari travel agent dapat digolongkan menjadi dua yaitu:

·   FIT (Free Independent Traveler/ Free Individual Traveler)

·   GIT (Group Inclusive Tour) atau orang-orang yang mengadakan perjalanan dalam suatu kelompok, biasanya di dalam  GIT sudah termasuk paket perjalanan, minimal jumlah kamar dalam group sebanyak 8 kamar.

c.      Airlines Companies adalah sumber pemesanan kamar yang diperoleh dari  perusahaan penerbangan, antara  lain:awak kabin, kantor-kantor perwakilan yang tersebar di dalam maupun diluar negeri.

d.      Kantor  Pemerintahan: pejabat pemerintahan serta tamu yang berasal dari perusahaan Negara/BUMN.

e.      Hotel  Representative : Pemesanan kamar yang berasal dari kantor perwakilan hotel seperti perwakilan yang berada di bandara udara.

f.       Tamu Hotel : Tamu hotel dapat disebut juga sumber pemesanan kamar, karena tamu dapat memesankan kamar bagi orang lain atau untuk diri sendiri untuk rencana kunjungan yang berikutnya

g.      Car Rental Company :Sumber pemesanan kamar yang diperoleh dari perusahaan penyewaan mobil.

h.     Central Reservation System : Sistem pemesanan kamar melalui jaringan komputer, yang mana jaringan itu sudah diakses ke komputer sehingga dapat melakukan pemesanan secara langsung. Ada beberapa jenis central reservation system, yaitu:

·   An affiliate reservation yaitu sebuah jaringan pemesanan kamar untuk hotel yang memiliki mata rantai bisnis.

·   A hotel chain’s reservation system, contoh; Holidex (Holiday Inn Group); Maxial (Hyatt Group).

·   Non-chain properties contoh;  LHW (Leading Hotel of  the World); SRS (Steigenberger Reservation Service).

·   Non affiliate reservation network yaitu jaringan pemesanan kamar yang tidak terikat mata rantai hotel.

i.       Individual reservation : Perorangan yang melakukan pemesanan kamar.

j.      Inter sells agencies : Perusahaan yang memberikan jasa pelayanan dalam segala sesuatu yang sifatnya pemesanan seperti tiket pesawat, sewa mobil dan lain sebagainya.

     I. Formulir

Formulir yang digunakan dalam penanganan pemesanan kamar antara lain :

1.      Reservation form : formulir untuk mencatat data tentang pemesanan kamar

2.      Reservation slip : formulir kecil yang mencatat data pemesanan kamar, kemudian ini akan disimpan pada reservation rack. Reservation slip dibedakan atas warna yang berbeda untuk menunjukkan jenis tamu,seperti :

a.       Warna putih untuk pemesanan kategori tamu biasa

b.      Warna merah untuk kategori tamu VIP

c.       Warna hijau untuk kategori tamu yang datang dengan travel agent

d.      Warna biru untuk kategori tamu rombongan

3.    Group reservation form : formulir ini digunakan untuk mencatat data pemesanan kamar untuk tamu rombongan

4. Group cancellation form : formulir ini digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar untuk tamu rombongan

5. Room reservation cancellation / change form : formulir untuk mencatat informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar

K E A R S I P A N

Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED.

A = Administrasi Value ( Nilai Administrasi )

L = Legal Value ( Nilai Hukum )

F = Fiskal Value ( Nilai Keuangan )

R = Research Value ( Nilai Penelitian )

E = Education Value ( Nilai Pendidikan )

D = Documentation Value ( Nilai Dokumentasi )

Dan untuk mengingat betapa pentingnya arsip,maka ingatlah singkatan :

A = Amankan

R = Rawat

S = Semua

I = Informasi

P = Penting

Tujuan Kearsipan adalah:

•   Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

•   Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang di butuhkan dengan cepat dan tepat.

•   Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang di butuhkan.

•   Untuk menghemat tempat penyimpanan.

•   Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

•   Untuk menjaga kelestarian arsip.

Ada 3 Istilah Penting Yang Berkaitan Dengan Penyimpanan Arsip, yaitu :

1. Pengarsipan Horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar ( Horizontal ), di mana arsip dan dokumen di simpan secara bertumpuk pada laci atau rak yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan Vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus ( Vertikal ), dimana arsip di susun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan Lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri ( Lateral ) dimana arsip di susun berderet menyamping.

Arsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip

Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:
· harus cakap dan cerdas
· harus memahami dan mengerti tentang manajemen perkantoran
· harus teliti dan ulet
· harus sabar
· harus memilki kepribadian dan sopan
· harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah

Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:

1. Menerima warkat
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

• Arsip dinamis aktif: Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.
• Arsip dinamis inaktif: Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Macam – Macam Peralatan Kearsipan

a. Filing Cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1 – 6 laci, tetapi yang paling banyak di gunakan 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung 5000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus ( Vertikal ) berderet kebelakang. Filing Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang bersifat aktf.

b. Rotary ( Alat Penyimpanan Berputar ), yaitu semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip di lakukan secara berputar.alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip di simpan pada alat ini secara lateral.

c.  Lemari arsip, yaitu lemari tempat penyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip yang terbuat dari kayu atau besi yang di lengkapi dengan d.  Rak Arsip. Yaitu lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara lateral. Arsip yang ingin di simpan di rak, terlebih dahulu di masukkan kedalam ordner atau kotak arsip.

d.  Map Arsip, yaitu lipatan yang terbuat dari karton atau kertas tebal (Plastik) yang di gunakan untuk menyimpan arsip (surat). Map arsip terbagi atas beberapa macam :

1. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menompang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Stopmap folio di gunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga dapat untuk penyimpanan arsip yang sudah inaktif, dimana map berisi kumpulan arsip ini akan di bandle atau di ikat dengan menggunakan tali.
2. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup dan arsip yang di simpan bersipat inaktif tetapi dapat juga bersipat aktif.
3. Folder, yaitu map tanpa di lengkapi daun penutup dan berupa lipatan kertas tebal/plastic saja. Map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan di masukkan dalam kotak arsip secara vertical. Map ini juga mempunyai tab yaitu bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
4. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung dan di pasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

e. Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang di gunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Dan terdiri atas 2 bagian yaitu :

1. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode – kode, tanda – tanda atau indeks ( pengelompokan arsip ).
2. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip – arsip yang ada di belakangnya.

Posisi tab guide ada 3, yaitu :

1. Guide pertama terletak di posisi atas sebelah kiri.
2. Guide kedua terletak di posisi atas bagian tengah.
3. Guide ketiga terletak pada posisi atas sebelah kanan.

f. Ordner yaitu map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.arsip akan di simpan ordner terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.

g.  Stapler adalah alat yang di gunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

1.  Stapler kecil maksimum 10 lembar kertas

2.  Stapler sedang mampu sampai 10-20 lembar kertas

3.   Stapler besar mampu sampai 20 lembar

 h. Perforator adalah alat yang di gunakan untuk melubangi kertas.

i. Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

j. Kotak/bok adalah kotak yang di gunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.

k. Alat Sotir adalah yang di gunakan untuk memisahkan surat/warkat yang di terima, di proses, di kirimkan, dan di simpan ke dalam folder masing – masing.

l.  Label adalah alat yang di gunakan untuk untuk memberi judul pada map/folder guide.

m. Tickler File adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi untuk menyimpan arsip berbentuk kecil, seperti lembar pinjam arsip, kartu kendali yang memiliki jatuh tempo.

n.  Cardex ( Card Index ) cabinet adalah alat yang di gunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat di tarik keluar memanjang.

o.   Rak/Laci kartu adalah laci – laci yang di susun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu ukuran kecil yang di susun secara Vertikal.

p.    Alat penyimpanan khusus adalah alat yang di gunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk yang khusus seperti flasdisk, CD, Kaset Dan lain –lain

Jenis – Jenis Perlengkapan Kearsipan

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang di gunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama ( penggunaanya relative singkat ) artinya bahan-bahan ini selalu di sediakan secara terus menerus.

•  Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang di simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5. Kartu indeks hanya di gunakan dengan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor.

      Kartu indeks memuat informasi tentang:

1. Judul/nama surat
2. Nomor surat
3. Hal surat
4. Tanggal surat
5. Kode surat
6. Kode kartu indeks

• Kartu Tunjuk Silang adalah kartu untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang dan ukuranya 12,5 x 7,5

• Lembar Pinjam Arsip adalah lembaran atau formulir yang di gunakan untuk mencatat setiap peminjam arsip.

        Adapun gunanya :

1. Sebagai bahan bukti adanya peminjam arsip
2. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang di pinjam.
3. Sebagai tanda bahwa arsip yang di maksud sedang di pinjam
4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak di kembalikan.
5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

       Lembar pinjam arsip di buat 3 lembar, Yaitu :

1. Lembar 1 untuk di tempatkan pada tempat peminjaman arsip
2. Lembar 2 untuk meminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
3. Lembar 3 untuk petugas asip yang di simpan pada ticler file sebagai bahan ingatan.

•  Map Pengganti adalah adalah map yang digunakan untuk menggantikan surat – surat yang di pinjam sekaligus dengan mapnya,
• Buku Arsip adalah buku yang di gunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

Macam-macam sistem kearsipan:

1. Sistem abjad

              adalah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan disimpan disusun menurut abjad yaitu dari huruf a sampai dengan z. Untuk dapat menyusun secara abjad maka warkat-warkat perlu digolong-golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya.Agar sistem ini dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan yang jelas yang dibuat atau ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan

      2. Sitem geografis

              yaitu sistem kegiatan dimana warkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-tama dapat memilih menurut daerah,setelah itu diadakan sub-sub kelompok menurut nama instansi

      3. Sistem Kronologis

             sistem kronologis yaitu warkat yang disusun menurut urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Sitem krono;ogis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan.

       4. Sistem Nomor

            Sistem ini bila digunakan maka masing-masing warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang ada menurut permasalahannya, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

       5. Sistem Sybyek

          Sistem subyek adalah sistem yang dalam sistem fillingnya juru arsip harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya.