SKEMA PROSES PENANGANAN RESERVASI

PROSEDUR RESERVASI DI HOTEL
 

 Dalam industri perhotelan yang kompetitif, manajemen hotel yang efektif memegang peranan kunci dalam memberikan pengalaman yang luar biasa kepada tamu. Artikel ini akan membahas pentingnya manajemen hotel, strategi-strategi terbaik, serta peran teknologi dalam memajukan operasi hotel. Mari kita eksplorasi bagaimana manajemen hotel yang cermat dapat menjadi fondasi kesuksesan di dunia perhotelan.

1. Definisi Manajemen Hotel: Manajemen hotel mencakup berbagai aspek termasuk perencanaan, organisasi, pengkoordinasian, dan pengawasan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan operasi hotel. Ini mencakup manajemen staf, pelayanan pelanggan, keuangan, pemasaran, dan pemeliharaan properti.
2. Pentingnya Manajemen Hotel yang Efektif:
   • Pengalaman Tamu yang Memuaskan: Manajemen hotel yang baik menciptakan lingkungan yang ramah, layanan yang efisien, dan fasilitas yang memenuhi harapan tamu.
   • Peningkatan Reputasi dan Loyalitas: Pelayanan yang baik dan pengelolaan yang efektif meningkatkan reputasi hotel, menarik tamu baru, dan mempertahankan tamu setia.
   • Efisiensi Operasional: Manajemen yang baik memastikan efisiensi operasional, penggunaan sumber daya yang optimal, dan pengelolaan biaya yang efektif.
   • Kepatuhan terhadap Standar Industri: Manajemen hotel yang efektif menjaga kepatuhan terhadap standar keamanan, kebersihan, dan layanan dalam industri perhotelan.
3. Strategi Manajemen Hotel yang Berhasil:
   • Penekanan pada Pelatihan Karyawan: Melatih karyawan dalam pelayanan pelanggan, manajemen konflik, dan keterampilan teknis yang diperlukan untuk pekerjaan mereka.
   • Penerapan Teknologi Terkini: Menggunakan teknologi untuk mempercepat proses check-in/check-out, pemesanan online, dan manajemen inventaris.
   • Analisis Data untuk Pengambilan Keputusan: Mengumpulkan dan menganalisis data pelanggan serta data operasional untuk menginformasikan keputusan strategis.
   • Program Loyalitas dan Promosi: Menerapkan program loyalitas untuk meningkatkan retensi tamu dan strategi promosi yang efektif untuk menarik tamu baru.
   • Manajemen Reputasi Online: Mengelola dan merespons ulasan online dengan cepat dan profesional untuk mempertahankan atau memperbaiki reputasi hotel.
4. Penerapan Teknologi dalam Manajemen Hotel:
   • Sistem Manajemen Properti (PMS): PMS mengotomatiskan tugas-tugas operasional sehari-hari seperti reservasi, check-in/check-out, dan manajemen inventaris kamar.
   • Teknologi Kunci Digital: Penggunaan kunci digital memungkinkan tamu membuka kamar mereka melalui smartphone, meningkatkan keamanan dan kenyamanan.
   • Analisis Prediktif: Menggunakan analisis prediktif untuk meramalkan tren dan kebutuhan tamu, membantu dalam perencanaan operasional dan strategi pemasaran.
   • Chatbot dan Kecerdasan Buatan: Implementasi chatbot dan kecerdasan buatan untuk memberikan pelayanan pelanggan 24/7 dan menjawab pertanyaan tamu dengan cepat.
5. Tantangan dalam Manajemen Hotel:
   • Persaingan yang Ketat: Persaingan di industri perhotelan memerlukan terus-menerus inovasi untuk mempertahankan dan meningkatkan pangsa pasar.
   • Manajemen Krisis: Persiapan dan tanggapan yang efektif terhadap krisis, seperti pandemi atau bencana alam.
   • Kepatuhan Regulasi: Memastikan hotel mematuhi semua regulasi dan standar industri, terutama terkait keamanan dan kebersihan.
   • Keamanan Informasi: Melindungi data tamu dari ancaman keamanan siber dengan menerapkan kebijakan keamanan informasi.

 

Industri perhotelan terus berkembang dengan cepat, dan salah satu pendorong utama dari perubahan ini adalah adopsi teknologi canggih. Teknologi layanan hotel telah merevolusi cara hotel beroperasi dan berinteraksi dengan tamu, meningkatkan efisiensi, dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi para tamu. Artikel ini akan membahas berbagai teknologi yang digunakan dalam layanan hotel, manfaatnya, dan dampaknya terhadap industri perhotelan.

Teknologi yang Digunakan dalam Layanan Hotel

1. Sistem Manajemen Properti (PMS): PMS adalah platform yang digunakan oleh hotel untuk mengelola berbagai operasi, termasuk reservasi, check-in dan check-out, manajemen kamar, dan penagihan. Sistem ini membantu staf hotel untuk bekerja lebih efisien dan memberikan layanan yang lebih baik kepada tamu.
2. Kunci Digital: Kunci digital memungkinkan tamu untuk mengakses kamar mereka menggunakan smartphone. Teknologi ini tidak hanya meningkatkan kenyamanan tamu tetapi juga mengurangi biaya dan masalah terkait dengan kunci fisik.
3. Chatbot dan Asisten Virtual: Chatbot dan asisten virtual berbasis AI dapat menangani berbagai permintaan tamu, seperti informasi hotel, pemesanan layanan, dan pertanyaan umum. Teknologi ini memungkinkan hotel untuk memberikan layanan 24/7 tanpa harus menambah staf.
4. Internet of Things (IoT): IoT memungkinkan perangkat yang terhubung untuk berkomunikasi satu sama lain dan dengan sistem pusat. Di hotel, IoT dapat digunakan untuk mengontrol suhu kamar, pencahayaan, dan perangkat lainnya, memberikan kenyamanan yang disesuaikan dengan preferensi tamu.
5. Aplikasi Mobile Hotel: Banyak hotel kini memiliki aplikasi mobile yang memungkinkan tamu untuk melakukan check-in dan check-out, memesan layanan, mengakses informasi tentang fasilitas hotel, dan banyak lagi. Aplikasi ini meningkatkan kenyamanan dan memberikan kontrol lebih besar kepada tamu.
6. Teknologi Keamanan: Teknologi seperti CCTV dengan analitik cerdas, kunci biometrik, dan sistem deteksi kebakaran yang canggih meningkatkan keamanan bagi tamu dan staf hotel.

Manfaat Teknologi Layanan Hotel

1. Peningkatan Efisiensi Operasional: Teknologi membantu mengotomatisasi banyak tugas yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti reservasi dan manajemen inventaris. Ini mengurangi beban kerja staf dan memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis dan interaktif.
2. Peningkatan Pengalaman Tamu: Teknologi memungkinkan hotel untuk menyediakan layanan yang lebih cepat dan lebih personal. Misalnya, dengan menggunakan data preferensi tamu, hotel dapat menyesuaikan layanan untuk memenuhi kebutuhan individu tamu, menciptakan pengalaman yang lebih memuaskan.
3. Penghematan Biaya: Otomatisasi dan penggunaan teknologi canggih membantu hotel mengurangi biaya operasional. Misalnya, kunci digital mengurangi kebutuhan akan penggantian kunci fisik yang hilang atau rusak.
4. Keamanan yang Lebih Baik: Teknologi keamanan modern memastikan bahwa tamu dan staf merasa aman selama berada di hotel. Sistem keamanan yang canggih juga membantu hotel dalam mengidentifikasi dan merespons potensi ancaman dengan lebih cepat.
5. Pengelolaan Data yang Lebih Baik: Dengan teknologi, hotel dapat mengumpulkan dan menganalisis data tentang tamu mereka. Informasi ini dapat digunakan untuk mengembangkan strategi pemasaran yang lebih efektif dan meningkatkan layanan yang ditawarkan.

Dampak Teknologi terhadap Industri Perhotelan

1. Perubahan Harapan Tamu: Teknologi telah mengubah harapan tamu. Tamu kini mengharapkan proses check-in yang cepat, layanan yang dipersonalisasi, dan kemampuan untuk mengontrol pengalaman mereka melalui perangkat mobile.
2. Persaingan yang Ketat: Adopsi teknologi canggih telah meningkatkan persaingan dalam industri perhotelan. Hotel yang tidak mengikuti perkembangan teknologi mungkin tertinggal dan kehilangan tamu yang lebih memilih hotel dengan layanan yang lebih modern dan efisien.
3. Peningkatan Fokus pada Keberlanjutan: Teknologi juga membantu hotel untuk menjadi lebih berkelanjutan. Misalnya, sistem manajemen energi yang cerdas dapat membantu mengurangi konsumsi energi, sementara sistem pengelolaan limbah yang canggih dapat membantu hotel mengurangi dampak lingkungan mereka.
4. Transformasi Peran Staf Hotel: Dengan banyaknya tugas yang diotomatisasi, peran staf hotel juga mengalami perubahan. Staf kini dapat fokus pada interaksi dengan tamu dan memberikan layanan yang lebih personal dan berkualitas.

Tantangan dalam Implementasi Teknologi Layanan Hotel

1. Biaya Awal yang Tinggi: Mengadopsi teknologi baru memerlukan investasi awal yang signifikan. Hotel perlu merencanakan anggaran dengan baik dan mengevaluasi return on investment (ROI) dari teknologi yang diadopsi.
2. Pelatihan Staf: Mengimplementasikan teknologi baru memerlukan pelatihan staf agar mereka dapat menggunakan sistem dengan efektif. Hotel perlu memastikan bahwa pelatihan yang memadai disediakan untuk semua anggota staf.
3. Keamanan Data: Dengan meningkatnya penggunaan teknologi digital, risiko keamanan data juga meningkat. Hotel perlu memastikan bahwa mereka memiliki sistem keamanan yang kuat untuk melindungi data tamu dari ancaman cyber.

 

Perhotelan

Apa itu Reservasi? Pengertian, dan Klasifikasinya

Reservasi adalah kegiatan yang di lakukan oleh tamu dalam rangka memesan sebuah kamar atau akomodasi di sebuah properti.

Bagian pemesanan kamar sebagai bagian yang mempunyai peranan yang cukup penting, ini karena tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangatlah di tentukan oleh kemampuan sisi reservasi dalam menangani pemesanan kamar di hotel. 

Seorang petugas reservasi harus mempunyai kemampuan mengenai beberapa dasar reservasi, produk dan layanan yang di pasarkan, bagaimana menjualnya atau tehnik jual, dan pemakaian tehnologi komunikasi.

Arti Reservasi Adalah

Arti dari reservasi adalah sebuah kata yang berawal dari bahasa Inggris yakni to reserve yang berarti menyiapkan atau menyediakan tempat saat sebelum kita menikmati apa yang yang kita pesan atau sedang kita perlukan. 

Pemesanan kamar (room reservation) untuk hotel adalah suatu pemesanan kamar yang di laksanakan beberapa waktu sebelumnya, yang di dapat berbagai sumber dengan berbagai langkah pemesanan untuk memastikan jika tamu mendapatkan kamar pada waktu check in.

Dengan data reservasi inilah biasanya pihak hotel bisa mengetahui identitas tamu yang akan datang dan biasanya di gunakan juga untuk mengetahui kira-kira tingkat hunian kamar dalam periode tertentu.

Klasifikasi Reservasi

Berdasarkan klasifikasinya, reservasi dibedakan atas 3 pembagian yaitu :

1. Perseorangan (Individu Reservation)

Individu reservasi adalah pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan, atau sebuah keluarga.

Ini umumnya di laksanakan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang diberi adalah harga biasa atau harga paket.

2. Kelompok/Tur (Grup/Tur Reservation)

Grup/Tur reservasi adalah pemesanan kamar yang biasanya di buat oleh agen atau agen perjalanan untuk beberapa konsumennya.

Pesanan di buat untuk tamu yang tiba berombongan. Sering harga yang di beri ialah harga potongan harga karena jumlah kamar yang di pesan cukup banyak.

3. Pertemuan (Konferensi Reservation).

Konferensi reservasi adalah pemesanan kamar untuk sebuah kelompok yang akan melakukan meeting atau pertemuan di hotel.

Ini biasanya di buat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau satu asosiasi. Harga yang di beri untuk reservasi pertemuan ialah harga komersial.

Jenis-Jenisnya

1. Online Reservation

Perkembangan tehnologi sekarang ini menyebabkan metode reservasi mengalami perubahan kearah metode reservasi online.

Reservasi secara online dapat di jangkau oleh siapa saja dan di mana saja mereka ada yang mempunyai koneksi internet.

Hanya dengan terhubung web bisa lakukan pemesanan kamar di hotel. Ini lebih menolong hotel dalam memasarkan produk dan menjual kamarnya.

2. Offline Reservation

Sistem reservasi yang memakai pengiriman reservasi langsung ke hotel dengan media reservasi seperti telephone, fax, e-mail, dan walk in.

Sumber- Sumber Reservasi

Sumber reservasi adalah darimana reservasi itu berasal. Biasanya sumber reservasi bisa di kategorikan sebagai berikut :

Company (perusahaan)

Perusahaan merupakan salah satu sumber pemesanan kamar/ reservasi  adalah perusahaan swasta, perusahaan asing, perusahaan gabungan (joint venture) serta perusahaan Negara.

Jika melalui jalur ini, umumnya mempunyai langganan tetap di tiap daerah tujuan wisata, bahkan mempunyai harga tertentu sesuai kesepakatan awal.

Travel Agent

Travel Agent sebagai satu badan usaha yang beroperasi di sektor layanan jasa. Mereka memberi servis berbentuk informasi ke beberapa calon pelancong yang akan melakukan perjalanan liburan.

Travel Agent mempunyai peran penting sebagai mitra sebuah hotel dalam usaha menaikkan tingkat hunian kamar. 

Tidak hanya pemberian informasi, travel agent juga membantu dalam soal pemesanan kamar hotel. Pemesanan kamar lewat travel agent dikelompokkan jadi dua yakni :

• FIT (Free Independent Traveller) atau orang yang melakukan perjalanan secara individu, tidak bersama kelompok.
• GIT (Grup Inclusive Tour) atau beberapa orang yang melangsungkan perjalanan pada suatu group. Umumnya dalam GIT sudah termaksud paket perjalanan.

Dari jenisnya pun travel agent di bagi lagi menjadi online dan offline travel agent.

Government (Pemerintahan)

Pemerintahan merupakan sumber pendatang tamu yang cukup banyak memberikan kontribusi, karena dari pemerintah seringkali melaksanakan perjalanan dinas dan memiliki sumber yang begitu banyak seperti BUMN, departemen-departemen dan pemda.

Perseorangan

Perseorangan ialah sumber pemesanan kamar yang mempunyai sifat bebas, siapa pun bisa melakukan pemesanan. Pemesanan kamar ini dapat di laksanakan dengan bermacam cara dimulai dari telephone, e-mail, fax, dan lain-lain. Pemesanan kamar jenis ini membantu hotel dalam kenaikan revenue karena harga yang lebih mahal daripada harga (contract rate) ke travel agent lain.

Booking Engine ( Website )

Website merupakan salah satu sumber booking yang saat ini sedang trend. Para calon tamu bisa langsung melakukan reservasi di website dengan bantuan booking engine untuk lebih menggampangkan proses reservasi tersebut. Biasanya harga relatif lebih murah karena harga net dari hotel.

Kategori

Selain sumber, dari sisi kategori reservasi juga di bedakan dalam 4 kategori seperti berikut :

Confirmed Reservation

Confirmed reservasi adalah pemesanan kamar yang telah di sepakati oleh pihak hotel dengan bukti berbentuk confirmation letter yang di kirim ke tamu yang bersangkutan. Confirmation letter ini harus di bawa oleh tamu di saat cek in sebagai bukti untuk mendapatkan kamar.

Guaranteed Reservation

Guaranteed reservasi adalah pemesanan kamar yang telah di tanggung oleh tamu yang berkaitan, pembatalan berlaku sampai cek in time, jika tamu tidak tiba dan tidak memberi kabar, karena itu kepada yang bersangkutan di kenai no-show charge sepanjang satu malam.

Advanced Payment Reservation

Advance payment reservation adalah pemesanan kamar yang dilaksanakan beberapa saat awalnya, yang mana tamu telah bayar uang muka (advance deposit).

Waiting List Reservation

Waiting list reservation adalah pemesanan kamar yang mana hotel tidak menjamin tamu mendapatkan kamar di saat cek in. Bobot pemesanan kamar ini terendah antara kelompok pemesanan kamar lainnya, hingga tidak ada tuntutan memperoleh kamar meskipun tamu telah ada di receptionist.

Tanggung Jawab Harian Staff Reservasi

• Harus mengetahui dan memiliki beberapa data akurat perihal waktu kehadiran dan keberangkatan tamu, kondisi kamar, dan sarana-fasilitasnya. Kelengkapan beberapa data itu akan memperlancar aktivitas servis pemesanan kamar, hingga memberi kenyamanan untuk tamu.

• Harus memberi beberapa data akurat mengenai jumlah kamar yang kosong dan kamar yang berisi, ini untuk menghindari ada over booking. Over booking adalah pemesanan kamar yang melewati jumlah kamar yang ada.

• Petugas reservasi harus mengetahui kamar yang ada di hari itu dan data yang akurat berkenaan status kamar hingga dapat segera memberi jawaban ke calon tamu.

• Mengenali dan mengetahui type kamar dan harga setiap kamar. Ini dipakai sebagai dasar dalam mempromosikan beberapa jenis kamar ke calon tamu.

• Menyiapkan formulir-formulir yang dibutuhkan dalam servis pemesanan kamar

Contoh Jobdesk

• Membaca ‘log book’, Log book adalah buku catatan yang berisi beberapa hal dan beberapa masalah yang membutuhkan tindak lanjut dari petugas shift sebelumnya ke petugas shift selanjutnya Catatan ini sebagai catatan penghubung dari shift yang satu ke shift yang lainnya. Buku itu berisi mengenai catatan tamu berpindah kamar, tamu tanpa barang bawaan, dan penyiapan yang masih belum usai yang membutuhkan tindak lanjut.
• Menghitung persediaan kamar (daily forecast) untuk kamar yang telah terjual (hour in) atau kamar yang ada untuk dijual dan yang telah dipesan (room available).
• Menyiapkan perlengkapan kerja, yaitu formulir pemesanan (reservation form) dan slip lainnya.
• Menerima pemesanan kamar baik lewat telephone, e-mail, telex, atau channel penjualan lain
• Mengisi formulir pemesanan 
• Membuat slip pemesanan 
• Mengupdate tabel pemesanan (reservation chart).
• Menyiapkan segala hal sesuai pesanan tamu, diantaranya antar jemput tamu, tipe kamar, dan sarana lainnya.

PERALATAN FRONT OFFICE 

Pada dasarnya penggunaan peralatan di hotel berbeda-beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhan/kegunaan, dan kebijakan hotel tersebut. Semakin canggih sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada sistem operasional manual tidak digunakan peralatan, kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception.

a) Front office counter
Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan.

 

 

b) Room rack/rak status kamar

Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk mengetahui setiap saat status kamar. Namun pada sistem otomatis, semuanya terdata pada sistem komputer.

  

 

c)   Reservation rack/rak pemesanan kamar
Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi, rak ini adalah tempat untuk menempatkan reservation slip, penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap dihotel serta jenis tamu.

 

d) Komputer
Di jaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi otomatis, kelebihannya antara lain data yang ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama dan pengaksesan data yang lebih cepat. 
 

 

  

e) Bill rack
Rak untuk menyimpan tagihan tamu beserta supporting bill (bon pendukung)nya, rak ini disusun berdasarkan nomor kamar tamu.

 

 

 

f)  Telepon

Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalam hal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

 

 

 

g)  Fax machine/mesin fax

Fax merupakan salah satu alat komunikasi yang penting digunakan dihotel, karena pada masa sekarang ini media/alat bisnis yang paling sering digunakan dan relatif murah adalah dengan meggunakan mesin fax. Fax ini akan menerima salinan surat yang dikirim oleh si pengirim persis sama dengan surat yang dibuatnya.
 

 

h) Luggage trolley

Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak.

 

 

i)   Credit card imprinter

redit card imprinter adalah alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit seperti nama tamu, nomor kartu dan masa berlakunya kartu.

 

j) Safe deposit box
Kotak penyimpanan/kotak untuk menyimpan barang-barang berharga dari tamu seperti paspor, dokumen, perhiasan, uang dll. Fasilitas penyimpanan ini tidak dikenakan biaya jika tamu tetap dihotel, jika tidak tinggal di hotel biayanya jumlah sewa tergantung pada panjang sewa safe deposit box. Brankas ini terletak tidak hanya di dekat counter Front Office, tetapi umumnya juga tersedia di dalam ruangan 



k) EDC (Electronic Data Capture) Mesin
Berfungsi untuk mencetak memproses pembayaran tamu yang menggunakan sistem non-tunai seperti kartu kredit atau kartu debit.


 

Menganalisis Catatan dan Laporan Front Office

 

Menganalisis Catatan dan Laporan Front Office

AKTIVITAS FRONT OFFICE

Materi ini mempelajari mengenai segala hal tentang front office. Materi pada bab ini akan menambah wawasan siswa mengenai cara membuat laporan front office dan catatannya.

Tujuan Pembelajaran

Setelah mempelajari materi ini, siswa diharapkan mampu memahami hal berikut :

1.     Memahami jenis-jenis front office

2.     Memahami catatan dan laporan front office

3.     Membuat laporan dan catatan front office

Front office merupakan bagian dalam struktur kerja hotel yang bertanggung jawab atas proses check-in dan check-out tamu. Dalam melaksanakann fungsi organisasi, front office department (department kantor depan) dipimpin oleh front office manager (FOM).

A.     Menyiapkan Catatan dan Laporan Front Office

Kantor depan atau front office merupakan cerminan dari kualitas hotel secara keseluruhan. Hal ini merupakan kesan pertama yang didapatkan dari tamu yang baru datang. Oleh karena itu, perlu adanya kesiapan, kesigapan dan ketepatan dalam berbagai hal yang diperlukan tamu.

Nama Perusahaan           : edotel SMKN 1 Pacet Nama Laporan                  : Laporan Neraca Percobaan Periode                               : Bulan 2 Tahun 2019 AKTIVA    AKTIVA LANCAR        KAS & BNK 01.1101               KAS                                                     0.00                                     0.00 01.1102               KAS FO                                               0.00                                     0.00 01.1103               BANK BNI                                          0.00                                     0.00 01.1104               BANK BRI                                          0.00                                     0.00 01.1105               CHEQUE (BG)                                    0.00                                     0.00       TOTAL KAS & BANK       PIUTANG                01.1201               TAGIHAN KAMAR                            0.00                                     0.00                01.1202               PIUTANG TRAVEL AGENT              0.00                                     0.00                01.1203               PIUTANG INSTANSI                         0.00                                     0.00                01.1204               CREDIT CARD                                   0.00                                     0.00                01.1205               UANG MUKA PEMBELIAN             0.00                                     0.00                01.1206               PIUTANG LAIN-LAIN                       0.00                                     0.00

 

 Contoh Laporan Front Office

1.     Jenis-jenis formulir front office

Bentuk formulir front office setiap hotel memiliki bentuk yang bermacam-macam, hal ini tidak ada masalah, yang terpenting memiliki fungsi yang sama. Penggunaan formulir tergantung pada kebutuhan masing-masing hotel. Beberapa jenis formulir yang digunakan pada front office adalah sebagai berikut :

a.     Registration Form

Registration form atau registration card merupakan kartu formulir pendaftaran yang digunakan untuk mencatat informasi tentang data diri tamu yang menginap pada saat kedatangan. Bentuk form registasi atau registration card bermacam-macam pada setiap hotel. Beberapa informasi yang terdapat pada registration card atau formulir, anatara lain sebagai berikut :

1)     Arrival date; merupakan tanggal kedatangan menurut catatan reservasi atau tanggal pada saat tamu tiba.

2)     Departure date; merupakan tanggal keberangkatan tamu.

3)     Number of room; merupakan jumlah kamar yang digunakan oleh tamu.

4)     Room type; merupakan jenis kamar yang digunakan oleh tamu.

5)     Daily rate; merupakan tarif harga yang berlaku ketika tamu melakukan check-in.

6)     Family/last/surname; merupakan nama belakang tamu/nama keluarga/marga tamu.

7)     First name; merupakan nama depan tamu.

8)     Advance deposit; merupakan uang muka ketika tamu tiba dan melakukan transaksi check-in.

9)     Folio number; merupakan nomor seri dari kartu registrasi.

10)  Company name; merupakan nama perusahaan. Perusahaan yang dimaksud adalah perusahaan yang menanggung seluruh pembiayaan selama tamu menginap.

11)  Address; merupakan alamat dari tamu. Apabila tamu menginap dengan biaya sendiri maka alamat yang tercantum adalah alamat tamu sendiri, sedangkan apabila tamu menginap dengan biaya perusahaan maka alamat yang tercantum adalah alamat perusahaan.

12)  Date of birth; merupakan tanggal lahir tamu yang menginap, hal ini penting guna memberikan pelayanan yang terbaik, misalnya pada saat tamu ulang tahun, mereka tinggal dihotel maka hotel dapat memberikan kado ulang tahun buat tamu.

13)  Passport/card number; merupakan nomor paspor atau kartu identitas tamu, untuk tamu asing maka sebagai kartu identitasnya menggunakan paspor, sedang tamu domestic, kartu identiasnya menggunakan KTP/SIM.

14)  Nationality; merupakan kebangsaan tamu.

15)  Place and date of issue; merupakan tempat dan tanggal dikeluarkannya kartu identitas milik tamu.

16)  Form of settlement; merupakan jenis pembayaran yang dilakukan oleh tamu. Berdasarkan jenis pembayaran, maka pembayaran dapat dilakukan sebagai berikut :

a)     Cash; merupakan pembayaran yang dilakukan oleh tamu secara tunai.

b)     Credit card; merupakan pembayaran yang dilakukan oleh tamu untuk menulis jenis kartu kredit, nomor seri kartu kredit, tanggal dikeluarkan, dan tanggal berakhirnya kartu kredit.

c)     Voucher; merupakan pembayaran yang dilakukan oleh tamu dengan menggunakan voucher yang dikeluarkan oleh agen perjalanan.

d)     Other; merupakan pembayaran yang dilakukan oleh tamu dimana ada pihak ketiga yang pembayarannya, misalnya menggunakan 

17)   Guest signature; merupakan tanda tangan tamu. Hal ini penting untuk memastikan bahwa tamu telah membaca dengan detil dan telah menandatangani formulir pendaftaran. Tanda tangan tamu adalah catatan vital untuk hotel sebab tanda tangan ini dapat dipergunakan sebagai Salinan untuk pembayaran tamu.

18)  Reception clerk signature; merupakan tanda tangan dari pihak resepsionis atau petugas hotel pada formulir pendaftaran.

19)  Supervisor/FOM verivid; merupakan tanda tangan supervisor atau FOM untuk diferifikasi.

b.     Guest card

Kartu Tamu dikeluarkan oleh penerima tamu untuk diberikan kepada tamu yang menginap sebagai bukti bahwa dia menginap di hotel. Guest card diberikan kepada tamu setelah kartu pendaftaran lengkap terisi. Informasi yang terdapat pada guest card dijelaskan kepada tamu untuk memastikan kembali bahwa pesannya sesuai dengan yang diharapkan tamu.

Informasi yang terdapat pada guest card adalah sebagai berikut :

1)     Name; adalah nama tamu yang menginap

2)     Room number; yakni nomor kamar tamu.

3)     Room rate; yaitu harga kamar tamu per malam

4)     Arrival date; yaitu tanggal kedatangan tamu

5)     Departure date; yaitu tanggal keberangkatan tamu

6)     Signature; yaitu tanda tangan tamu

Kegunaan dari guest card adalah :

1)     Sebagai identitas bagi tamu bahwa nama yang tercantum adalah tamu hotel, sehingga dapat menggunakan fasilitas yang tersedia di hotel.

2)     Jika hotel masih menggunakan kunci kamar konvensional, guest card digunakan untuk mengambil kunci kamar yang dititipkan.

3)     Untuk mengkonfirmasi transaksi pembayaran secara kredit pada kasir outlet yang terdapat di dalam hotel.

c.      Meal Coupon

Meal coupon merupakan kartu yang berfungsi untuk tamu supaya dapat melakukan kegiatan sarapan, namun tergantung jika hotel memberlakukan kebijakan harga kamar termasuk dengan makan pagi atau tidaknya.

d.     Welcome Drink Card.

                                              picture by : Google.com

Kartu minuman selamat datang diberikan bersamaan dengan penyerahan guest card. Saat menyerahkan kartu ini, petugas menyerahkan kartu ini, petugas menjelaskan cara penukaran dan bar, restoran atau café shop yang menyediakan pelayanan ini. Cara penyuguhannya tergantung pada aturan masing-masing hotel. Pada beberapa hotel, wlcome drink ini disajikam pada saat tamu melakukan pengisian kartu pendafaran.

e.     Guest slip

Guest slip merupakan slip yang berisi tentang identitas tamu beserta nomor kamar.

f.       Cash receipt

Cash receipt merupakan buku yang dipakai untuk mencatat semua transaksi yang meliputi penerimaan kas.

g.     Reservation Form

Reservation form merupakan formulir yang berfungsi untuk mencatat data yang dibutuhkan dari tamu terkait penerimaan kamar.

h.     Reservation Slip

Reservation slip merupakan bentuk mini dari reservation form yang selanjutnya akan disimpan pada reservation rack. Untuk memudahkan tamu, reservation slip di bedakan menjadi 4 warna, yaitu :

1)     Warna putih ditujukan untuk tamu biasa.

2)     Warna merah ditujukan untuk tamu VIP.

3)     Warna hijau ditujukan untuk tamu yang pesanannya melalui travel agent.

4)     Warna biru ditujukan untuk tamu yang kedatangannya secara kelompok atau rombongan.

i.       Reservation of Confirmation Letter

Surat konfirmasi pesanan (reservation confirmation letter) bisa berupa formulir cetakan dan ada juga yang diketik pada komputer dan kemudian dicetak untuk kemudian dikirim kepada tamu yang memesan kamar.

j.       Bellboy Errand Card

                     

Bellboy Errand Card merupakan kartu yang digunakan oleh bellboy untuk mencatat segala kegiatan yang berhubungan dengan penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat. Setelah kartu ini diisi, akan segera diberikan oleh bell captain yang selanjutnya akan dimasukan kedalam bellboy control sheet.

k.      Luggage Tag

                              

Luggage Tag merupakan tanda barang yang diletakkan pada barang bawaan tamu yang datang ke hotel untuk menghadiri tertukarnya barang.

l.       Baggage Claim Check

Baggage claim check merupakan kartu tanda bukti penitipan barang bawaan tamu untuk sementara waktu yang disimpan digudang penitipan barang (luggage store)

m.   Parking Valet Card

Kartu ini terdiri atas dua bagian, sau bagian akan diberikan kepada tamu dan satu bagian lagi digantungkan dikunci mobil tamu. Berfungsi untuk memudahkan pengambilan/pencarian kunci mobil.

n.     Change Room or Rate Form

Form yang digunakan jika tamu menginginkan perpindahan kamar. Keinginan perpindahan kamar biasanya dikarenakan AC kamar sebelumnya kurang dingin, ingin pindah ke tipe kamar yang lebih bagus, dan lain-lainnya. Formulir ini terdiri dari tiga lembar formulir yaitu :

-        Warna putih; diletakkan di arsip/registrasi formulir tamu

-        Warna hijau; diletakkan di pigeon hole department enginerring dan housekeeping.

o.     Sleep Out Form

Formulir ini merupakan jenis formulir yang diberikan kepada tamu yang menginap di hotel, tetapi pada waktu tertentu tidak tinggal di dalam kamarnya, tetapi barang bawaannya tetap berada di kamar. Penanganan yang dilakukan oleh resepsionis adalah sebagai berikut :

-        Menanyakan lamanya sleep out.

-        Menawarkan apakah kamarnya di double lock atau tidak.

-        Melapor kepada atasan.

-        Mengisi formulir sleep out.

p.     Miscellaneous Form

Formulir yang digunakan untuk penukaran mata uang asing (digunakan juga untuk semua pembayaran yang tidak menggunakan nomor bill).

q.     Paid Out Form.

Formulir ini merupakan formulir yang digunakan untuk tamu yang meminjam uang kepada hotel (khusus untuk tamu yang menginap di hotel saja).

r.      Rebate Form

Formulir ini digunakan pada saat terjadinya kesalahan/perubahan dalam tagihan.

s.      Bellboy Control Sheet

Formulir ini merupakan lembar atau fomulir pengawasan yang digunakan oleh bell captain untuk mencatat kegiatan bellboy selama penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat. Formulir ini diisi berdasarkan data dari bellboy errand card.

t.      Message Form

Formulir ini digunakan untuk mencatat setiap pesan tamu.

u.     Safe Deposit Box Card

Layanan safe deposit box adalah jasa penyewaan kotak penyimpanan harta atau surat-surat berharga yang dirancang secara khusus dari bahan baja dan ditempatkan dalam ruang khasanah yang kokoh, tahan bongkar dan tahan api untuk memberikan rasa aman bagi penggunanya.

v.      Guest History Card

Formulir ini merupakan catatan riwayat tamu hotel yang telah menginap di hotel tersebut dan digunakan untuk keperluan statistic.

w.    Foreign Exchange Form

Formulir ini merupakan suatu formulir yang digunakan apabila tamu menggunakan mata uang asing sebagai alat pembayarannya.

x.      VIP Daily List

Formulir ini merupakan data tamu-tamu khusus VIP (very importance person).

y.      Today Expected Arrival List

Formulir ini merupakan daftar yang menyajikan informasi tentang tamu-tamu yang diharapkan tiba pada hari tertentu. Dengan adanya formulir ini petugas penerima tamu akan mempersiapkan kamar-kamar untuk tamu yang memiliki reservasi dan diharapkan tiba pada hari itu serta nomor-nomor kamar yang dapat dijual untuk tamu tanpa reservasi (walk in guest).

z.      Arrival List

Arrival list merupakan daftar tamu.

aa.  Guest in House List

Guest in house list merupakan daftar sejenis akomodasi, baik milik perorangan maupun perusahaan yang diperuntukkan untuk tamu yang akan menginap, dan biasanya memiliki seorang penjaga rumah khusus untuk tamu tersebut.

bb.  Departure List

Departure list merupakan daftar keberangkatan tamu.

cc.   No Show List

No Show List merupakan tamu yang sudah melakukan pemesanan kamar/reservasi, tetapi tidak datang pada waktu yang telah ditentukan.

dd.  Cencellation List

Cencellation List merupakan daftar pembatalan reservasi bisa disebabkan karena adanya perubahan jadwal.

ee.  Group Rooming List

Group Rooming List merupakan daftar jumlah kamar yang akan digunakan oleh suatu grup yang akan nginap di suatu hotel.

ff.     Courtesy Call List

Courtesy Call List merupakan suatu cara dalam berkomunikasi melalui media telepon yang dilakukan dengan tata cara yang benar dan tepat (appropriate manner).

gg.  Onward Reservation Form (for hotel chain)

Onward Reservation Form merupakan formulir pemesanan kamar.

hh.  Incognito/full Incognito Forms

Incognito adalah tamu yang menginap di hotel yang keberadaannya ingin dirahasiakan, hal ini merupakan keinginan dari tamu itu sendiri.

ii.      Fruit/Flower Requisition Form

Fruit/Flower Requisition Form merupakan formulir reques atau keinginan tamu akan permintaan tamu akan permintaan bunga atau buah-buahan untuk ditempatkan dikamarnya. Hal ini berarti housekeeper harus segera menyiapkan rangkaian buah dan bunga di kamar tamu penting sebelum tamu tiba di kamarnya.

jj.     Guest Birthday Form

Guest Birthday Form merupakan salah satu fasilitas hotel apabila tamu ingin merayakan ulang tahun di hotel.

kk.   Towel Form (for swimming fool)

Towel form merupakan fasilitas hotel untuk meminta handuk pada saat tamu ingin berenang.

ll.      Taxi Card

                     Taxi card merupakan kartu yang dapat digunakan untuk menggunakan transportasi      
                     umum yaitu taksi.