Berkomunikasi Melalui Telepon
A. Pengertian dan Proses komunikasi
Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communication yang berati sama makna. Beberapa definisi tentang komunikasi, antara lain :
1. Wilbur schramm
Komunikasi berati sama maksudnya, jika kita mengadakan komunikasi dengan suatu pihak, maka kita menyatakan gagasan untuk memperoleh kesamaan dengan pihak lain mengenai suatu objek tertentu.
2. William C. Himstreet
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran individu-individu melalui sitem baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal maupun prilaku.
3. Kamus Besar Bahasa Indonesia
Komunikasi dapat disimpulkan bahwa komunikasi dapat terjadi bila ada orang yang menyampaikan pesan atau komunikator dan yang menerima pesan atau komunikan, serta adanaya isi pesan yang hendak di sampaikan.
UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI
1. KOMUNIKATOR
Orang yang menyampaikan pesan gagasan keinginan dan pernyataan
2.KOMINIKAN
Orang yang menerima pesan gagasan keinginan dan pernyataan
3. PESAN ATAU IDE
Gagasan keinginan dari komunikator kepada komunikan
4. MEDIA
Merupakan sarana atau saluran yang menunjang pesan, bila komunikan jauh tempatnya dan banyak jumlahnya
5.FEEDBACK ATAU UMPAN BALIK
Tanggapan dari komunikan yang disampaikan kepada komunikator
Proses komunikasi terbagi menjadi dua yaitu:
- Proses komunikasi secara langsung (tatap muka)
- Proses komunikasi bermedia
B. MACAM-MACAM KOMUNIKASI DAN ALAT-ALAT KOMUNIKASI
1. ALAT KOMUNIKASI TRADISIONAL
a. Asap
b. api
c. Kentongan
d. Bedug
e. Lonceng
2. ALAT KOMUNIKASI MODERN
a. Komunikasi akoptika
Komunikasi akoptika merupakan singkatan dari akustika atau optika. Komunikasi akustika ialah komunikasi menggunakan indera telinga, sedangkan komunikasi optika ialah komunikasi yang menggunakan indera mata.
b. Komunikasi grafika
Ialah jenis komunikasi yang menggunakan media cetak sebagai alat penghubung dengan komunikan.
c. Komunikasi elektronika
ialah jenis komunikasi menggunakan alat-alat elektronik atau perangkat telekomunikasi.
Beberapa alat komunikasi kantor yang biasa digunakan di instansi perusahaan atau organisasi
- Telepon
- Faximile
- Teleprinter
- Penerima radio
- Penerima televisi
- Printer dan terminal data
C. KEBERHASILAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Komunikasi bisnis merupakan komunikasi yang digunakan dalam kegiatan bisnis, yang meliputi berbagai bentuk komunikasi baik komunikasi vebal maupun non verbal:
Komunikasi verbal ialah suatu bentuk komunikasi disampaikan kepada komunikan dari komunikator melalui tulisan dan lisan
Komunikasi non verbal ialah bentuk komunikasi yang menggunakan gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat sebagai alat untuk berkomunikasi kepada orang lain
Tujuan komunikasi non verbal yaitu
- Memberi informasi
- Mengatur alur suatu percakapan
- Mengekspresikan emosi
- Memberi sifat, melengkapi, menentang dan mengembangkan pesan-pesan verbal
- Mempengaruhi orang lain
6. Mempermudah tugas-tugas khusus
1. FAKTOR-FAKTOR PENGHAMBAT KOMUNIKASI
a. Masalah dalam mengembangkan pesan
b. Masalah dalam menyampaikan pesan
c. Masalah dalam menerima pesan
d. Masalah dalam menafsirkan pesan
2. SYARAT-SYARAT KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
a. Persepsi atau pandangan
b. Ketepatan
c. Kredibilitas
d. Pengendalian
e. Kecocokan atau keserasian
3. CARA MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI
a. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati
b. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi
c. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan
2. DASAR-DASAR TELEKOMUNIKASI
A PENGERTIAN DAN KEGUNAAN TELEKOMUNIKASI
Berdasar pasal 1 UU Nomor 3 Tahun 1989
Telekomunikasi adalah setiap pemancaran, pengiriman dan penerimaan tiap jenis tanda gambar, suara dan informasi dalam bentuk apapun melalui system kawat, otik, radio atau system elektromagenetis lainya. Sedangkan alat telekomunikasi adalah setiap alat perlengkapan yang digunakan dalam bertelekomunikasi
Menurut Kamus Bahasa Indonesia
Telekomunikasi adalah komunikasi jarak jauh melalui kawat (telegraph,telepon) dan radio
1. Telekomunikasi bukan untuk umum
Suatu system telekomunikasi yang kantor-kantornya dan stasiun-stasiunya terbuka untuk memberi pelayanan untuk umum dan diharuskan untuk menerima pengunjukan berita-berita telekomunikasi untuk dilanjutkan kepada alamat yang dituju
2. Telekomunikasi Untuk umum
PT.Telkom sebagai BUMN diberi wewenang untuk menyelenggarakan telekomunikasi untuk umum hal ini tertera dalam pasal 2 PP Nomo2 22/1974
Dalam PP Nomor 53/1980 diuraikan bahwa untuk ke luar negeri telekomunikasi di selenggarakan oleh PT Indosat, sedangkan untuk didalam negeri diselenggarakan oleh PT. Telkom .
B. UNSUR-UNSUR TELEKOMUNIKASI
Contoh unsur yang ada di sekolah
1. Orang yang ada disekolah seperti kepala sekolah,guru, karyawan, dan tentu saja para siswa.
2. Kurikulum materi pelajaran
3. Kegiatan seperti proses KBM di kelas, ekstrakurikuler , BP, UKS.
4. Sarana dan prasarana sekolah seperti : perpustakaan, masjid, kantin.
Unsur-unsur system telekomunikasi terdiri atas
1. terminal (awal dan akhir)
2. switching(sentral)
3. transmisi (penyalur)
4. catu daya (catuan listrik=power supply)
Terminal adalah alat telekomunikasi yang ditempatkan pada awal dan akhir
Switching atau sentral adalah alat untuk menghubungkan atau memutuskan suatu hubungan atau sambungan aliran listrik
Transmisi adalah alat penyampai antara sumber informasi (komunikator) dan penerima informasi (komunikan)
Catu daya atau power supply dimaksudkan untuk memberikan catuan listrik kepada perangkat-perangkat telekomunikasi.
C. TERMINAL TELEKOMUNIKASI
Contoh beberapa jenis perangkat terminal
1. Telepon
2. Tele printer
3. faksimili
4. terminal data
5. computer
6.printer
7. penerima radio/televise
3. MEMAHAMI SISTEM OPERASI PERALATAN TELEPON
A. PENGERTIAN PESAWAT TELEPON DAN BAGIAN-BAGIANYA
Pengertian telepon , berdasarkan kamus besar bahasa Indonesia pengertian telepon ialah:
1. Pesawat dengan listrik dan kawat untuk bercakap-cakap antara dua orang yang berjauhan tempatnya
2. Percakapan yang disampaikan dengan pesawat telepon
Drs Gouzali Sydam, Be.TT menerangkan bahwa istilah telepon pada awalnya berate “suara dari jarak jauh” Sedangkan perangkat telepon pada tahun-tahun belakang ini telah mengalami perubahan bentuk dan system. Secara sederhana dapat disimpulkan bahwa telepon adalah alat untuk berkomunikasi jarak jauh antara komunikator dengan komunikan karena tidak dapat bertatap muka atau bertemu secara langsung. Pesawat telepon ini berfungsi mengubah suara orang-orang menjadi sinyal listrik dan pada tempat yang dituju sinyal-sinyal listrik itu diubah menjadi getaran suara.
Pada pesawat telepon terdapat unsure-unsur listrik antara lain
1. Mikrofon
2. Earphone
3. Konverter
4. Diapragma
5.Kotak berisi butir-butir karbon
6. Power supply
Pesawat telepon secara garis besar terbagi atas
1. BAgian dalam pesawat berupa unsure-unsur listrik
2. bagian luar pesawat berupa gagang telepon, tempat nomor telepon, nomor-nomor telepon, tanda gambar
B. JENIS-JENIS PESAWAT TELEPON
Jenis-jenis pesawat telepon diklasifikasikan
1. Letak sumber listrik
a. Pesawat telepon local battery (LB)
b. Pesawat telepon central battery (CB)
c. Pesawat telepon otomat roda pilih (rotary dial)
d. Pesawat telepon otomat tombol tekan (push button)
2. Penggunaan alat bantu
a. Pesawat telepon umum dengan coin box (TUC)
b. Pesawat telepon umum kartu (TUK)
c. pesawat faksimili
d. pesawat nirkabel
f. pesawat telepon genggam (handphone)
C. SENTRAL TELAPON
Sentral telapon dalam bidang telekomunikasi berarti pusat untuk mengatur hubungan antara pengguna jasa telepon (pelanggan)
Jenis-jenis sentral telepon yaitu:
1. Dilihat dari cara penyambungan
a. Sentral telepon manual, proses penyambungan antara dua pelanggan yang di layani oleh petugas operator di kantor telepon
b.Sentral telepon otomat, proses penyambungan berlangsung secara otomatis, yang digerakkan oleh pesawat telepon si pemanggil
2. Dilihat dari cara penggunaanya
a. sentral telapon local, yaiutu suatu sentral telapon yang disediakan untuk umum dalam wilayah operasi terbatas dalam satu kota
b. sentral telepon transit ialah satu sentral telapon yang tidak mempunyai pelanggan secara langsung. Sentral ini bertugas menyambungkan antara dua sentral telapon.
1. hunting system
Fasilitas ini dapat digunakan jika si pelangga memliki lebih dari satu pesawat telepon. Bila ada panggilan dan ada panggilan lain masuk, maka panggilan yang masuk kedalam nomor yang sedang di pakai akan diteruskan ke nomer yang lain di tempat pelanggan tersebut atau auxiliary number.
2. Follow me
Pelanggan dapat mengalihkan panggilan telepon yang masuk ke nomor lainya
3. Home metering
Pelanggan dapat mengetahui jumlah percakapan SLJJ
4. Abbreviated dialer
Pelanggandapat menghubungi nomor-nomor tertentu (yang sudah deprogram) secara cepat tanpa mendial digit-digit nomor pelanggan yang akan dituju
5. Hot line
Pelanggan hanya dengan mengangkat handset maka bel telepon lawan yang dituju sudah berbunyi namun panggilan lain masih bias diterima dan tidak terganggu
6. Conference call
Pelanggan dapat menggunakan telapon dengan banyak pelanggan
7. Ring back sevice
Pelanggan dapat melaksanakan pentesan bel telepon sendiri
8. Collect call
Penerima telapon membayar panggilan telapon.
D. MACAM-MACAM PERCAKAPAN TELEPON
Berdasarkan jarak yang dituju percakapan telepon dapat digolongkan menjadi beberapa macam yaitu:
1. Percakapan local
Percakapan local dapat berlangsung antara dua orang pelanggan dalam satu kota melalui satu sentral, ataupun dua orang pelanggan dalam satu kota melalui beberapa sentral.
Biaya percakapan dikenakan kepada pemanggil, tiap 3 menit dihitung satu pulsa
2. Percakapan telepon intra daerah
PErcakapan intradaerah merupakan percakapan antara sambungan telepon dari pelayanan local yang berbeda, yang masih terletak dalam daerah pertarifan yang sama
3. Percakapan antardaerah (interlokal)
Percakapan ini terjadi antara dua daerah telepon yang berbeda, yang berjarak lebih dari 25KM.
Perhitungan tari f percakapan SLJJ berdasarkan pada:
a. Lama waktu percakapan, dihitung dalam detik
b. Lama dekatnya jarak yang dituju
4. Percakapan telepon antar bangsa
Percakapan telepon antar bangsa atau internasional merupakan percakapan dua orang atau lebih dengan menggunakan pesawat telepon yang letaknya berbeda Negara.
E. MACAM-MACAM PELANGGAN TELEPON
Macam-macam pelanggan telepon berdasarkan
1. Status pelanggan
Status pelanggan dibedakan
a. Pelanggan per orangan atau pribadi
b. pelanggan perusahaan atau badan usaha
2. Tempat berlangganan
Jenis ini dibedakan menjadi
a. Pelanggan local
b. Pelanggan jarak jauh (long distance)
F. MACAM-MACAM SAMBUNGAN TELEPON DAN TEMPAT PENJUALAN JASA TELEKOMUNIKASI
!. Sambungan Induk
2. Sambungan cabang
3. Sambungan pokok
4. Sambungan telepon kendaraan bermotor (STKB)
5. Sambungan telepon jarak jauh (STJJ)
4. TATA CARA MENGGUNAKAN TELEPON
A. ETIKA BERTELEPON
Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara umum antara lain,
1. Mengangkat dengan segera bila telepon bordering
2. Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon
3. Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat
4. Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak
5. Berbicara dengan jelas, ramah dan menyenangkan
6. BErtanya dengan bijaksana
7. Mencatat pesan atau pembicaraan
8. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
9. Meletakkan gagang telepon dengan pelan
Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara khusus antara lain,
1. Sebaiknya menggunakan bahasa yang resmi, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon
2. Tidak berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon
3. Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen
4. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi
5. Tidak berbicara dengan nada kasar apalagi membentak
6. Janganlah bebicara dengan nada memerintah
7. Jangan membiarkan penelpon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya terdengar bunyi music
8. Tidak mentransfer berkali-kali apalagi di transfer ke alamat yang keliru
9. Nada dan intonasitidak terkesan malas atau tidak ramah
10. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon.
B. CARA MENANGANI TELEPON
Cara menangani telepon harus bersikap menyenangkan, efektif, dan efisien. Cara menangani telepon ada dua macam yaitu:
1. Respon untuk panggilan (incoming calls)
2. Melakukan panggilan (outgoing calls)
1. REspon untuk panggilan telepon atau menerima telepon
Hal-hal umum yang harus diperhatikan ketika menerima telapon
a. Mengangkat gagang telapon sesegera mungkin. Bila dering sudah berbunyi dua kali, namun belum ada yang mengangkat maka penelepon akan merasa kesal dan bertanya-tanya mengenai keadaan tempat yang ditelepon.
b. Telepon yang berasal dari saluran langsung, tidak melaui operator, berbeda penangananya dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung.
c. Gunakan bahasa yang resmi, komunikatif (singkat, jelas dan tepat)
d. Apabila orang yang dikehendaki oleh penelepon berada di tempat, segera hubungkan kepada yang ditujunya
e. Apabila salah sambung , jelaskan dengan ramah bahwa penelepon salah sambung
f. Bila penelapon akan menghubungi pimpinan, maka perlu ditanyakan terlebih dahulu perihal identitas si penelapo, namanya, asal kantornya
g. Bersikaplah sopan, ramah, hangat dan akrab
Berikut ini sikap dan pelayanan efektif sebagai seorang penerima telapon yang perlu diperhatikan adalah
1. Caring
2. Commited
3. Confident
4. Considerate
5. Controlled
7. Creative
8. Contagious
Berbicara melalui pesawat telepon harus terdengar dengan criteria
1. berbicara dengan kecepatan normal
2. berbicara seakan-akan berada dihadapan telapon
3. berbicara dengan nada suara yang tidak tinggi dan tidak keras
4. berbicara dengan rasa santun ramah dan rasa ingin membantu penelapon
Hal lain yang harus diperhatikan saat menerima telepon
1. pesawat telapon
2. kalender meja
3. jam dinding
4. alat tulis
5. lembar pesan telapon (LPT)
6. daftar nomor telapon ekstention internal
7. buku daftar telapon masuk
C. MENCATAT PESAN TELEPON
Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan yaitu
1. Mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelepon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon
2. Memindahkan segera ke lembar telepon
3. Meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju
4. meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali
D.MENANGANI MASALAH HAMBATAN TELEPON
Ada 2 faktor penghambat ketika bertelepon
1. Faktor alat
2. Faktor pengguna telepon
5. PESAWAT TELEPON GENGGAM (HP), FAKSIMILE DAN INTERKOM
A. PENGERTIAN PESAWAT TELEPON GENGGAM
Cara mengaktifkan kartu SIM
1. sisipkan kartu sim
2. letakkan baterai di belakang telepon dengan konektornya selalu berhadapan posisi label menghadap ke atas
3. letakkan penutup belakang dibawah telepon dan dorong ke atas hingga terpasang di tempatnya
4. hubungkan pengisi baterai dengan telepon pada titik yang bersimbol kilat
Sebelum ikon pengisian baterai muncul dilayar, aka nada tenggang sampai 30 menit
5. lepaskan pengisi baterai dengan m,engungkitkan bagian belakang ditekan ke atas
C. CARA MENGOPERASIKAN HANDPHONE
Fitur-fitur handphone
1. SMS (Short message service)
2. EMS (Enhanced messaging service)
3. JAringan GSM
4. Email melalui internet
5. Pesan chat
6. Kalkulator
7. communicam
8. WAP (Wireless application protocol)
9. Jam weker
10. Stop watch
11. Perekam suara
12. Game
13. Dan lain-lain
D. FAKSIMILE DAN INTERKOM
1 Faksimile
Faksimile merupakan alat yang dibutuhkan diperkantoran untuk saat ini, nama lain dari pesawat facsimile adalah pesawat telephoto.
2. Interkom
Interkom merupakan alat telekomunikasi antar ruang. Cara penggunaanya seperti telepon, tetapi hanya bias digunakan antar ruangan dalam sebuah kantor ataupun gedung.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar