Tugas dan Tanggung Jawab Front Office Serta Fungsi, Tujuan 

Tugas Front Office – adalah area dimana pengunjung tiba dan pertama kali bertemu dengan seorang staf di suatu instansi atau perusahaan. Staf kantor depan akan menangani pertanyaan apa pun yang ditanyakan pengunjung, dan menempatkan mereka dalam kontak pertama dengan orang yang relevan di perusahaan tersebut.

Istilah front office berbeda dengan istilah back office yang melihat pada operasi perusahaan, personalia, akuntansi, penggajian dan departemen keuangan yang tidak berinteraksi langsung dengan pelanggan.

Front office ataupun resepsionis menerima informasi mengenai pelanggan dan terus tentu menyampaikan ke departemen terkait di perusahaan. Front office juga bisa menghubungi bagian pemasaran ataupun penjualan bila pelanggan memiliki pertanyaan seputar penjualan ataupun pemasaran. Front office ataupun resepsionis ialah posisi penting karena posisi ini tentu selalu bersangkutan dengan pelanggan.

Pekerjaan yang paling umum bagi staf front office merupakan melayani konsumen dan membantu secara internal di kantor. Staf yang bekerja di front office juga dapat menangani tugas sederhana, seperti mencetak dan mengetik tugas dan membuat email.

Walaupun staf kantor depan mungkin cuma butuh membuat tugas seperti menjawab telepon, menggunakan printer dan mesin faks, pelatihan masih dibutuhkan untuk tugas ini. Front office terpaut dengan sistem penyampaian layanan, dimana karyawan ikut terlibat dengan pelanggan. Ini menggunakan parameter intensitas tenaga kerja untuk mengetahui ciri khas suatu layanan.

Front office ialah “icon” perusahaan karena tugasnya memastikan pengunjung menerima sambutan yang hangat, hal ini juga termasuk mengkoordinasikan semua kegiatan di meja depan, termasuk panggilan, pemesanan dan layanan tamu.

Manager staff ini wajib menggabungkan kepribadian yang menyenangkan dengan sikap profesional yang dinamis untuk mengawasi dan memimpin tim. bisa menangani keluhan secara efisien dan mempunyai pendekatan layanan pelanggan yang solid.

Pengertian Front Office  

Tugas Front Office

Front Office adalah salah satu departement di sebuah hotel yang berada di begian depan ialah pintu gerbang dari hotel itu sediri sehingga mudah diketahui dan di hubungi tamu yang secara oprasional berkaitan langsung dengan tamu. Front Office berperan penting dalam suau perusahaan, karena :

1. Merupakan pusat kegiatan hotel.
2. Para tamu mendapatkan pelyanan sebelum tamu tiba, pada saaat tiba di hotel, pada saat tiba di hotel, pada saat berada di hotel dan pada waktu akan meninggalkan hotel..
3. Kira-kira 65% pendapatan hotel diperoleh dari hasil penyewaan kamar.
4. Kesan pertama dan kesan terakhi ditujukanr untuk tamu di tentukan oleh front office.

Peranan Front Office :

1. Sebgai sumbu atau poros dari kegiatan hotel.
2. Sebagai jantung dari sebuah hotel.
3. Sebagai ujung tombak.
4. Sebagai barometer.

Tugas & Tanggung Jawab Front Office

Tugas Front Office

• Memastikan meja depan pada keadaan rapi dan mempunyai semua media tulis dan materi yang dibutuhkan (misalnya pena, formulir dan selebaran informatif)
• Melatih dan mengawasi serta mendukung staf kantor, termasuk resepsionis, penjaga keamanan dan agen call center
• Memastikan layanan pelanggan tepat waktu dan akurat
• Menangani keluhan dan permintaan pelanggan tertentu
• Memecahkan masalah keadaan darurat
• Memantau stok dan pesan perlengkapan kantor
• Memastikan distribusi surat yang tepat
• Menyiapkan dan pantau aturan kantor
• Menyimpan catatan biaya dan biaya kantor yang sudah perbaruhi
• Memastikan kebijakan dan persyaratan keamanan perusahaan terpenuhi

Fungsi Front Office

Tugas Front Office

1. Menjual kamar

• Menerima pesanan kamar
• Menangani tamu tanpa pemesanan kamar (walk-in)
• Mengerjakan ataupun memproses pendaftaran tamu.
• Menentukan nomor kamar.

2. Menyiapkan dan memberikan pelayanan informasi hotel

• Informasi yang berkaitan dengan pelayanan hotel (Hotel Operation)
• Informasi berkenaan kejadian dan tempat-tempat ataupun objek yang bisa dinikmati oleh tamu di luar hotel.

3. Mengkoordinir pelayanan

• Antar departemen yang berkaitan langsung dengan tamu dengan departemen yang langsung berkaitan dengan tamu.
• Menangani permasalahan tamu dan keluhan (complains)

4. Mengerjakan informasi berkenaan status kamar

• Status terjual (o)
• Sedang di kerjakan
• Kamar rusak (ooo)
• Vacant room (v)

5. Menyiapkan Pembayaran

• Penyusunan polio dan rekening tamu
• Memasukan tagihan kedalam folio (up dating)
• Mengawasi batas tagihan (credit levels)
• Mengumpulkan transaksi tamu

6. Menangani Pembayaran Tamu

• Menyiapkan statement
• Menyelesaikan pembayaran

7. MenyusunAagenda Riwayat Kunjuangan Tamu

• membuat pencatatan data individual untuk kunjungan yang tentu datang
• Meyelenggarakan berkas kartu riwayat kunjungan tamu (Guest History Card)

8. Menangani telephone Switch Board, Telex, Fax, Telegram

• Menangani semua pembicaraan telephone
• Menerima dan mengirim telex, fax, dan telegram.

9. Menangani Barang – Barang Bawaan Tamu

• Menagani barang-barang tamu pada waktu tiba dan berangkat
• Menangani perpindahan kamar
• Menagani penitipan barang-barang bawaan tamu

front office juga memiliki peran penting dalam tercapainya tujuan hotel dan juga dalam hal pelayanan yang diberikan kepada tamu.

Tujuan Front Office

Tugas Front Office

1. meningkatkan tingkat hunian kamar dari tahun ke tahun.
2. meningkatkan jumlah tamu yang datang.
3. memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu,baik ketika tamu tiba di hotel hingga pada saat tamu meninggalkan hotel.
4. membentuk citra hotel yang positif.

pada suatu hotel besar maupun kecil terdapat organisasi atau struktur jabatan.Namun tidak semua hotel memiliki organisasi hotel yang sama dengan yang lainnya, begitu juga dengan organisasi kantor depannya.namun secara umum organisasi kantor depan yang biasanya ada di hotel seperti berikut:

1. Reservation(bagian pemesanan kamar)
2. Reception(bagian penerimaan / pendaftaran tamu)
3. information(bagian informasi hotel)
4. Uniformed Service(Bagian pelayanan pembawaan barang tamu.)
5. F.O Cashier(bagian pelayanan penangganan pembayaran dan rekening tamu)
6. Telephone(bagian telekomunikasi di hotel internal maupun extenal)

Macam – Macam Front Office

Tugas Front Office

1. Pekerjaan Front Office Manager

Area Kerja:Front Office area

loading...

Melapor Kepada:General Manager

Staff Bawahan:Semua Karyawan Front Office

Tugas Front Office Manager:

1. Menciptakan kepuasan tamu dan memberi kesan positif bagi tamu diarea kerjanya.
2. Menyeleksi,menempatkan,melatih,dan mengevaluasi karyawan Front Office.
3. Memastikan bahwa semua staff Front Office menguasai sistem komputer hotel,etika menerima telepone,dan standart operasional dihotel.
4. Menyambut tamu VIP
5. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar
6. Menangani complain tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
7. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu,tingkat hunian maupun untung/rugi dibagian kantor depan
8. Meningkatkan kualitas dan prestasi bagi karyawan yang berprestasi dengan memberikan penghargaan
9. Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan atau sanksi bagi yang melanggar
10. Membuat budget tahunan,menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan,rata-rata harga kamar.

2. Pekerjaan Front Office Supervisor

Area Kerja:Front Office

Atasan Langsung:Front Office Manager

Staff Bawahan: Reception, telephone operator ,reservation , bell drive, bell boy , GRO.

Tugas Front Office Supervisor:

1. Membantu kelancaran tugas di Front Office dan menggantikan Front Office manager ketika berhalangan dan mengkoordinir beberapa tugas sesuai dengan diskripsi pekerjaannya.
2. Membantu pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan administrasi.
3. Membuat jadwal kerja Reception,Bell drive,Bell boy,Telephone Operator,Reservasi,GRO.
4. Memantau operasional di Front Office
5. Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan concierge
6. Menghadiri briefing pagi management hotel,mewakili front office manager jika berhalangan hadir
7. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.

3. Pekerjaan Receptionist/ Front Desk Agent (FDA)

Area Kerja:Front Desk

Atasan Langsung:Front Office Supervisor

Tugas Front Desk Agent:

1. Menangani registrasi tamu memberikan pelayanan sebelum tamu menginap dan juga menangani check out tamu beserta pembayarannya.
2. Menyambut tamu yang datang di Front Desk dengan ramah dan sopan
3. Mencatat uang deposit tamu untuk menginap
4. Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi selama staff tersebut bertugas pada hari tersebut.

4. Pekerjaan Operator Telephone

Area Kerja:Front Office

Atasan Langsung:Front Office Supervisor

Tugas Operator Telephone:

1. Menjawab telephone yang masuk baik dari internal maupun external mentranfer langsung kesetiap extention yang dituju
2. Melayani menyambungkan telepone baik dari tamu/departement lain.
3. Mengetahui lay out hotel dan fasilitasnya
4. Menjaga privacy tamu kamar dalam hal memberikan informasi terhadap tamu luar.
5. Melaksanakan tugas lain sesuai arahan dan perintah dari atasan.

5. Pekerjaan Bell Captain

Area Kerja:Front Office,Lobby,Kamar tamu.

Atasan Langsung:Front Office Supervisor

Tugas Bell Captain:

1. Mengurus barang bawaan tamu pada saat datang,selama menginap dihotel maupun akan pergi meninggalkan hotel.
2. Mengatur tugas setiap Bell Boy
3. Menerima,menyimpan,dan mencatat serta membukukan setiap barang titipan tamu yang akan disimpan diluggage store.
4. Memastikan Luggage store bersih dan teratur

6.  Pekerjaan Bell Boy

Area Kerja:Lobby,Front office,kamar hotel

Atasan Langsung:Bell Captain

Tugas Bell boy:

1. Membantu tamu dalam hal menangani barang bawaan mereka luggage delivery dan luggage down.
2. Menurunkan bawaan tamu dari mobil
3. Membawakan barang tamu yang akan check in
4. Mengantarkan barang tamu sesuai dengan nomor kamarnya
5. Membantu membawakan barang tamu yang akan check out dari kamar ke Lobby selanjutkan ke kendaraan tamu
6. Menyimpan barang tamu dengan tanda khusus(luggage tag)

7.  Pekerjaan Bell Driver (Airport Representative)

Area Kerja:Airport/bandar udara,lobby hotel

Atasan Langsung:Bell Captain

Tugas Bell Driver:

1. Menjemput dan mengantar tamu dari dan ke bandara sesuai dengan standart hotel
2. Mempersiapkan daftar nama tamu dan jam kedatangannya di bandara
3. Menyiapkan kendaraan yang sesuai dengan jumlah tamu dan bagasi yang diperlukan
4. Menyiapkan papan penyambutan sesuai dengan nama tamu.

8. Pekerjaan Reservation

Area Kerja:Front Office

Atasan Langsung:Front Office Supervisor

Tugas Reservation:

1. Mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat serta mempromosikan produk hotel serta menciptakan dan menjaga citra hotel yang baik melalui memberian pelayanan yang maksimal.
2. Memproses perubahan pemesanan kamar
3. Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu(waiting list)
4. Mengarsip data pemesanan kamar sesuai dengan tanggal check in.

9. Pekerjaan Guest Relations Officer (GRO)

Area Kerja:Lobby,Front Office,kamar tamu

Atasan Langsung:Front Office Supervisor

Tugas Guest Relations Officer:

1. Mengantarkan tamu dan memberikan layanan informasi dan bantuan keperluan tamu selama menginap dihotel
2. Memantau tamu VIP yang menginap,datang,dan berangkat
3. Set up fruit basket untuk kamar VIP
4. Beramah tamah dengan semua tamu.

Persyaratan Yang Dibutuhkan Menjadi Front Office

Tugas Front Office

• Memiliki pengalaman kerja sebagai front office / resepsionis
• Berpengalaman dengan mesin kantor (misalnya mesin faks dan printer)
• Memiliki pengetahuan menyeluruh tentang layanan pelanggan, manajemen kantor dan prosedur pembukuan dasar
• Mahir berbahasa Inggris (lisan dan tulisan)
• Pengetahuan yang solid dari MS Office, khususnya Excel dan Word
• Memiliki komunikasi yang baik dan keterampilan orang
• Kemampuan organisasional dan multitasking yang baik
• Keterampilan memecahkan masalah