STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) TAMU CHECK OUT

anuari 3, 2014

SOP berikutnya yang ingin kami bahas adalah Procedure Check Out Tamu, procedure ini banyak di lakukan oleh petugas kasir, berikut adalah procedure tamu Check Out untuk hotel atau guest house, terutama yang sudah menerapkan system komputerisasi.

Berbeda dengan Check In nya Walk In Guest, proses pelayanan Check Out tamu adalah hal yang bisa diperkirakan berapa jumlah tamu yang akan check out dan kapan waktunya. Untuk itu, persiapan pelayanan Tamu Check Out seharusnya sudah bisa di lakukan sebelum tamu berada di depan meja front office. Untuk menghindari tamu yang menunggu lama di depan meja front office atau terjadi antrian saat tamu check out , maka procedure pelayanan tamu check out yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Persiapan :
   1. Saat selesai melakukan closing (EOD) malam hari (tutup buku), cetaklah semua Folio tamu yang akan check out. (Header dan detail bill)
   2. Jika tidak dilakukan pada malam hari (Point 1), maka lakukanlah pada pagi hari sebelum tamu-tamu yang akan Check Out tersebut ada di depan meja front office
   3. Pastikan hasil cetak folio sudah benar.
   4. Masukkan Folio- Folio itu dalam satu map (Folder) dengan nama “FOLIO TAMU AKAN CHECK OUT”

   Tamu di depan Meja Front Office :

   5. Tamu mendatangi petugas Front Office untuk check out
   6. Petugas reception atau petugas kasir menelpon department house keeping untuk memberikan informasi bahwa kamar nomer sekian check out,
      1. Petugas House keeping memeriksa kamar apakah ada barang tamu yang tertinggal atau ada fasilitas hotel yang “terbawa” oleh tamu
      2. Selain itu petugas kasir juga menelpone departemen lain untuk memastikan tidak ada tagihan yang tertinggal (Restoran , Laundry dan lain-lain) jika ada maka petugas kasir akan memasukkan nya ke dalam biling tamu
   7. Setelah house keeping selesai memastikan kondisi kamar, Jika tamu ada kurang bayar maka tamu tinggal membayar kekurangan tagihan kepada petugas kasir ( Lihat saldo kekurangan bayar di komputer)

   Mencetak Billing Tamu dengan system komputer:

   8. Saat tamu sudah ada di depan meja front office
      1. Jika tamu merasa ada tagihan yang belum terbayar dan menanyakan bill tagihannya, maka tunjukkan bill tagihan yang sudah di cetak sebelumnya (lihat map “ TAMU AKAN CHECK OUT”
      2. Jika kemudian di lunasi, catat pelunasannya dengan cara berikut

• Masuk modul KASIR
• Pilih nama tamu yang akan Check Out
• Klik 2 X atau pilih tombol tagih bayar
• Pilih PYCS- CASH PAYMENT
• Masukkan nilai pelunasan
• Pilih TAMBAH
• Jika berhasil maka saldo terakhir (baris paling atas) akan bernilai Rp 0,-

1. 9. Jika sudah tidak ada tagihan lagi, maka Anda bisa Men Check Out kan nya dengan cara klik tombol CHECK OUT di Form KASIR (Daftar tagihan)
   10. 10. Setelah Klik tombol Check Out, berikutnya print footer dari tagihan dengan cara klik tombol CETAK sebelah kanan tombol Check Out
       11. Jangan lupa untuk menyiapkan kertas folio tamu bersangkutan (yang sudah di print) ke dalam printer.
       12. Pastikan Anda menulis tombol dimulai “BARIS KE” dengan benar
       13. Cetak
       14. Bubuhkan Tanda tangan tamu dan kasir yang bertugas di bagian footer
       15. Buat copy an dari tagihan tamu tersebut
       16. Serahkan yang asli ke tamu ( jika bayar lunas)
       17. Jika bayar via transfer (piutang) maka serahkan kan Copy an nya
       18. Simpan tagihan tsb dalam map (folder) “FOLIO TAMU SUDAH CHECK OUT”