Contoh Surat Lamaran Kerja di Hotel

28 Agustus 2021

 

Contoh Surat Lamaran Kerja di Hotel – Jika berkeinginan untuk bekerja dengan bersih dan nyaman, maka melamar pekerjaan di hotel merupakan sebuah solusi tepat. Lingkungan kerja yang terkesan santai tapi tetap profesional membuat banyak orang jadi lebih tidak tertekan pada saat bekerja.

Sehingga tidak heran apabila banyak yang berminat untuk menempati berbagai posisi di sebuah hotel. Untuk melamar pekerjaan ke tempat satu ini, contoh surat lamaran kerja di hotel yang ada di bawah ini bisa menjadi acuan yang tepat. Ketika melamar pekerjaan di hotel, maka pastikan untuk mengetahui posisi pekerjaan apa saja yang perlu diisi.

Mulai dari sebagai staff hotel, staff kitchen, resepsionis, customer service, staff housekeeping dan lain sebagainya. Tentunya pastikan untuk menyesuaikannya dengan kemampuan dan kualifikasi yang dimiliki agar sesuai persyaratannya.

Namun ternyata bukan hanya ijazah atau pengalaman yang dibutuhkan, pasalnya penulisan surat lamaran kerja juga menjadi poin penting yang tidak boleh terlewatkan. Untuk itu, maka simak ulasan lengkap mengenai persyaratan dan juga contoh surat

 

 

 

 

Persyaratan Melamar Kerja di Hotel

Ketika ingin melamar sebuah pekerjaan, pastinya harus memenuhi persyaratan dan juga kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. Seperti halnya apabila ingin melamar kerja di hotel, berikut inilah persyaratan yang harus dipenuhi, antara lain:

1. Latar Belakang Pendidikan Sesuai

Apabila ingin melamar di hotel, tentunya salah satu hal yang harus dipenuhi adalah memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai, misalnya saja jurusan pariwisata atau perhotelan. Dengan begitu, apapun yang dipelajari semasa sekolah pun relevan dan bisa diterapkan dengan baik pada saat masuk ke dunia kerja.

2. Pengetahuan Umum Luas

Tidak hanya latar belakang pendidikan yang sesuai, namun pengetahuan umum yang dimiliki haruslah luas. Hal tersebut berguna untuk mendukung posisi pekerjaan yang diambil,  baik untuk pelayanan maupun kelancaran karirnya.

3. Sikap Dan Kepribadian Baik

Sikap ramah dan juga baik pada saat melayani pengunjung merupakan nilai tambah yang bisa melancarkan karir. Maka dari itu, upayakan untuk memiliki sikap dan kepribadian seperti ini agar bisa diterima menjadi karyawan hotel.

4. Selalu Tepat Waktu

Setiap pekerjaan membutuhkan karyawan yang disiplin dan selalu tepat waktu. Hal ini digunakan untuk mengukur kualitas kerja karyawan terutama pada saat awal wawancara kerja. Maka pastikan untuk selalu disiplin mengenai waktu agar jenjang karir berjalan dengan lancar.

5. Kejujuran

Hal penting yang harus ada dalam diri seseorang adalah sebuah kejujuran. Tanpa adanya kejujuran, tentunya bisa menghambat sebuah pekerjaan. Maka dari itu persyaratan berupa kejujuran ini harus dijunjung tinggi agar suasana kerja nantinya jadi lebih nyaman dan juga menyenangkan.

 

 

 

 

 

Contoh Surat Lamaran Kerja di Hotel

Setelah mengetahui apa saja persyaratan atau kualifikasi yang dibutuhkan untuk melamar kerja di hotel, tentunya harus mengerti pula cara menulisnya. Maka dari itu, pastikan untuk melihat contoh surat lamaran kerja di hotel berikut yang bisa menjadi pedoman penulisan, antara lain:

Contoh Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Staff Hotel

 

 

Menjadi seorang staff hotel memang merupakan sebuah kebanggaan bagi sebagian orang. Apalagi pekerjaan di bidang ini cenderung menyenangkan dan memberikan banyak pengalaman berharga. Apabila berminat untuk melamar pekerjaan, contoh surat lamaran kerja di hotel bisa dijadikan acuan, yaitu:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Staff Hotel

Banda Aceh , 28 Agustus 2021

Perihal: Lamaran Pekerjaan

Kepada Yth.,

Kepala Bagian Personalia

1.  Hotel Mentari

Jln. Nusa Indah No. 90

Malang

 

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama                              : Devika Setya Ningrum

Tempat, Tanggal Lahir    : Banda Aceh , 22 Juni 1997

Umur                              : 23 Tahun

Pendidikan Terakhir        : S-1 Pariwisata

No. HP                            : 089989123456

Alamat                            : RT 03 RW 05, Dsn. Utama No. 15 Lambhuk – Banda

 Aceh

Berdasarkan informasi yang dimuat di Website http://jobstreet.co.id/, saya bermaksud

mengajukan permohonan kerja untuk mengisi posisi sebagai Staff Hotel. Dengan bekal kepribadian yang ramah, supel dan juga cekatan. Saya juga dapat bekerja keras, rajin, jujur, dan dapat bekerja mandiri maupun tim.

Saya memiliki kualifikasi yang sudah sesuai dengan syarat-syarat yang telah ditentukan oleh perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Untuk bisa menjadi bahan pertimbangan, dengan ini saya lampirkan berkas pendukung sebagai berikut :

• Fotocopy Ijazah Terakhir
• Fotocopy Transkrip Nilai
• Daftar Riwayat Hidup (CV)
• Fotocopy KTP
• Fotocopy SKCK
• Pas Foto 4×6 (3 lembar)
• Fotocopy SKS

 

Demikian surat lamaran kerja ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan dalam keadaan sadar. Saya sangat berharap dapat diikutsertakan dalam rangkaian proses seleksi lebih lanjut. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan banyak terima kasih.

Hormat Saya,

 

Devika Setya Ningrum S. Par.

Contoh Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Office Boy

 

Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Office Boy

Yogyakarta, 20 April 2020

Lampiran     : Enam Lembar

Hal               : Lamaran Pekerjaan

Yth. Kepala Personalia

Hotel Ping Pong Kota Yogyakarta

Jalan Malioboro No. 34

Di Yogyakarta

 

Dengan Hormat,

         Berdasarkan informasi yang saya dapatkan melalui laman Instagram @lokerjogja pada tanggal 19 April 2020. Hotel Ping Pong membutuhkan karyawan di bidang Office Boy (OB). Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama                               : Raihan Aditya Albar

Tempat, Tanggal Lahir     : Magelang, 09 Januari 1999

Umur                              : 21 Tahun

Pendidikan Terakhir        : SMA

No. HP                            : 089989123456

Alamat                              : RT 03 RW 05, Dsn. Sumbersari, Desa Kaliwates,

   Kec. Krampyak, Kab. Magelang

Untuk dijadikan pertimbangan, saya juga turut melampirkan berkas pendukung sebagai berikut :

• Fotocopy Ijazah Terakhir
• Fotocopy Transkrip Nilai
• Daftar Riwayat Hidup (CV)
• Fotocopy KTP
• Fotocopy SKCK
• Pas Foto 4×6 (3 lembar)
• Fotocopy SKS

 

Demikian surat lamaran ini saya buat dengan harapan dapat lanjut ke tahap berikutnya. Atas perhatian dan waktu yang diberikan oleh Bapak/Ibu, saya ucapkan banyak terima kasih.

 

Hormat Saya,

 

 

Raihan Aditya Albar

 

Contoh Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Staff Kitchen

Tidak lengkap sebuah hotel tanpa adanya restoran dan juga staff kitchen di dalamnya. Hal ini sangat penting karena makanan menjadi salah satu fasilitas yang seringkali dipilih oleh customer. Jadi, jika merasa memiliki skill dan kualifikasi yang sesuai dengan hal tersebut, segeralah melamar pekerjaan menggunakan contoh surat lamaran kerja di hotel sebagai staff kitchen berikut ini.

 

 

Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Office Boy

Surabaya, 12 Maret 2020

Kepada Yth,.

Kepala Bagian Personalia

1.  Hotel Jayabaya

Di Tempat

 

Dengan Hormat,

Sesuai dengan informasi adanya lowongan pekerjaan dari situs Jobstreet.co.id yang saya dapatkan pada tanggal 11 Maret 2020. Saya bermaksud untuk melamar pekerjaan sebagai Staff Kitchen dan bergabung ke dalam tempat yang Bapak/Ibu pimpin. Berikut adalah data diri singkat saya :

 

Nama                                         : Amelia Syahira Putri

Tempat, Tanggal Lahir     : Malang, 16 Oktober 1996

Umur                              : 24 Tahun

Pendidikan Terakhir        : S-1 Tata Boga

No. HP                             : 089989123456

Email                              : ameliasyp@gmail.com

Alamat                     : Jln. Dieng No. 21, Kota Malang

 

Saya telah menyelesaikan program Sarjana saya di bidang Tata Boga di Universitas Pancasila Malang dan juga mempunyai kualifikasi yang diperlukan untuk mengisi posisi tersebut.

Usia saya saat ini adalah 24 Tahun dan pernah bekerja sebagai Staff Kitchen di sebuah hotel di Kota Malang selama 1 tahun. Selain itu, saya juga dapat berbicara serta menulis Bahasa Inggris secara baik.

Sebagai bahan pertimbangan, saya telah melampirkan berkas pendukung sebagai berikut :

• Fotocopy Ijazah Terakhir
• Fotocopy Transkrip Nilai
• Daftar Riwayat Hidup (CV)
• Fotocopy KTP
• Fotocopy SKCK
• Pas Foto 4×6 (3 lembar)
• Fotocopy SKS

Demikian surat  lamaran kerja yang saya buat, tentunya besar harapan dan menantikan kesempatan untuk wawancara . Akhir kata, terima kasih atas waktu yang diberikan.

 

Hormat Saya,

 

Amelia Syahira Putri

Contoh Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Staff Housekeeping

Hotel juga membutuhkan bagian housekeeping atau yang bertanggung jawab secara langsung dalam penataan peralatan maupun hal lainnya seperti kebersihan, kerapian dan kenyamanan. Sehingga akan membuat pengunjung jadi lebih nyaman untuk tinggal. Lantas, apabila memiliki skill yang mumpuni, tentunya melamar pekerjaan satu ini bisa menjadi solusi yang tepat. Berikut ini adalah contoh surat lamaran kerja di hotel yang bisa dijadikan acuan dalam menulis, antara lain:

Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Staff Housekeeping

Bandung, 01 Mei 2019

Kepada Yth.,

HRD Hotel Lembayung

Di Tempat

 

Dengan Hormat,

Merujuk pada informasi yang saya dapatkan di Harian Sindonews tertanggal 30 April 2019 terkait adanya lowongan pekerjaan di Hotel Lembayung, saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama                             : Yolanda Jauhari

Tempat, Tanggal Lahir  : Cirebon, 14 Januari 1995

Umur                              : 25 Tahun

Pendidikan Terakhir       : S-1 Pariwisata

No. HP                           : 089989123456

Email                              : yolanda1995@gmail.com

Alamat                            : Perumahan Antasari Blok B No. 12, Kab. Cirebon

Dalam kesempatan ini saya berniat mengajukan permohonan kerja di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin untuk bergabung pada posisi sebagai Staff Housekeeping. Untuk menjadi bahan pertimbangan, saya juga melampirkan beberapa berkas penting sebagai berikut :

• Fotocopy Ijazah Terakhir
• Fotocopy Transkrip Nilai
• Daftar Riwayat Hidup (CV)
• Fotocopy KTP
• Fotocopy SKCK
• Pas Foto 4×6 (3 lembar)
• Fotocopy SKS

Demikian surat lamaran kerja ini saya buat, saya sangat berharap dapat diberi kesempatan untuk ikut serta dalam rangkaian proses seleksi lebih lanjut. Saya mengucapkan banyak terima kasih atas perhatian dan juga pertimbangan Bapak/Ibu.

Hormat Saya,

 

Yolanda Jauhari, S. Par.

Contoh Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Waiter

Karyawan  hotel pada posisi waiter memiliki tanggung jawab yang cukup besar, yaitu berupa melayani kebutuhan makanan bagi para pengunjung hotel. Tentunya posisi ini membutuhkan skill dan juga kualifikasi yang mumpuni. Apabila bersedia untuk mengajukan lamaran kerja, contoh berikut bisa jadi pedoman.

Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Waiter

Gresik, 26 Agustus 2020

Hal : Lamaran Pekerjaan

Yth., Kepala Personalia

Hotel Mutiara Indah Gresik

Jalan Tembokwaru No. 78

Gresik

 

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi iklan lowongan pekerjaan yang termuat dalam harian Radar Bromo pada

tanggal 25 Agustus 2020. Hotel Mutiara Indah membutuhkan pegawai di bidang Waiter. Sesuai

dengan bidang pekerjaan tersebut, dengan ini saya :

Nama                                  : Mellisa Ayunanda Pratiwi

Tempat, Tanggal                 : Gresik, 15 Oktober 1997

Umur                                   : 23 Tahun

Pendidikan Terakhir           : SMK-Perhotelan

No. HP                                : 089989123456

Email                                   : mellisaayupr@gmail.com

Alamat                                : Jln. Manggis No. 20, Kota Gresik

Status                                  : Belum Menikah

Saya memiliki kualifikasi dan kompetensi yang sesuai dengan syarat-syarat yang telah ditentukan oleh perusahaan. Sebagai pertimbangan, bersama ini saya juga melampirkan berkas

penting lainnya, yaitu sebagai berikut :

• Fotocopy Ijazah Terakhir
• Fotocopy Transkrip Nilai
• Daftar Riwayat Hidup (CV)
• Fotocopy KTP
• Fotocopy SKCK
• Pas Foto 4×6 (3 lembar)
• Fotocopy SKS

Demikian surat permohonan kerja yang saya ajukan kepada bapak/ibu pimpinan. Saya benar-benar ingin mendapatkan kesempatan untuk mengikuti interview dan menjadi bagian dari perusahaan. Terima kasih atas pertimbangan dan juga kesempatan yang diberikan.

Hormat Saya,

 

Mellisa Ayunanda Pratiwi

 

Contoh Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Resepsionis

Memiliki bakat dan skill komunikasi yang baik? sepertinya pekerjaan sebagai resepsionis bisa jadi solusi yang tepat. Pekerjaan satu ini mengharuskan untuk melayani tamu yang check in dan juga memeriksa ketersediaan kamar dengan cekatan. Apabila ingin melakukan permohonan pekerjaan, berikut adalah contoh surat lamaran kerja di hotel yang bisa dibuat.

Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Resepsionis

Bogor, 22 Mei 2020

Hal   : Lamaran Pekerjaan

Kepada Yth., Kepala Personalia

Hotel Pribumi Bogor

Jalan Mekarsari No. 78

Bogor

 

Dengan Hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama                                  : Rizky Fatahillah

Tempat, Tanggal Lahir                   : Bogor, 15 Oktober 1997

Umur                                   : 23 Tahun

Pendidikan Terakhir            : S1-Ilmu Komunikasi

No. HP                                 : 089989123456

Email                                   : risky_1234@gmail.com

Alamat                                 : Jln. Merak No. 11, Kota Bogor

Status                                  : Belum Menikah

Setelah melihat informasi yang dimuat di Website http://jobstreet.co.id/, saya bermaksud untuk mengajukan permohonan kerja di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin untuk mengisi posisi pada bagian Resepsionis. Dengan bekal kepribadian yang ramah, supel dan juga cekatan, saya berharap bisa dipertimbangkan untuk mengisi posisi tersebut di atas.

Untuk bisa melengkapi hal tersebut, saya juga melampirkan berkas pendukung, seperti:

• Fotocopy Ijazah Terakhir
• Fotocopy Transkrip Nilai
• Daftar Riwayat Hidup (CV)
• Fotocopy KTP
• Fotocopy SKCK
• Pas Foto 4×6 (3 lembar)
• Fotocopy SKS

Demikian surat lamaran pekerjaan ini saya buat. Tentunya cukup besar keinginan saya bisa diterima dan menjadi bagian dari perusahaan bapak/ibu. Akhir kata saya mengucapkan banyak terima kasih atas pertimbangan dan waktu yang diberikan.

Hormat Saya,

 

Rizky Fatahillah

---

Contoh Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Staff HRD

Staff HRD memang sangat dibutuhkan di berbagai perusahaan untuk mengelola sumber daya manusia yang ada. Mulai dari seleksi dan rekrutmen pegawai, manajemen kinerja dan lain sebagainya. Maka dari itu apabila memiliki kualifikasi yang mumpuni dan berniat untuk melamar posisi satu ini di hotel, berikut ini contoh yang bisa dibuat.

Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Staff HRD

Bali, 17 November 2019

Hal   : Lamaran Pekerjaan

Kepada Yth., Kepala Personalia

Hotel Good Day Bali

Jalan Kuta No. 10

Bali

 

Dengan Hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama                                  : Elsha Bianca

Tempat, Tanggal Lahir                   : Denpasar, 15 Oktober 1997

Umur                                   : 23 Tahun

Pendidikan Terakhir            : S1-Psikologi

No. HP                                 : 089989123456

Email                                   : elshabian@gmail.com

Alamat                                : Jln. Kuta No. 145, Kota Bali

Status                                  : Belum Menikah

Berdasarkan informasi yang dimuat di Website http://jobstreet.co.id/, saya bermaksud

untuk mengirimkan permohonan kerja di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin untuk menempati posisi sebagai Staff HRD.

Dengan bekal kepribadian yang ramah, supel dan juga cekatan, saya berharap bisa memenuhi   kualifikasi yang sesuai dengan syarat-syarat yang telah ditentukan oleh perusahaan. Sebagai pertimbangan pula, saya turut melampirkan berkas-berkas pendukung, seperti:

• Fotocopy Ijazah Terakhir
• Fotocopy Transkrip Nilai
• Daftar Riwayat Hidup (CV)
• Fotocopy KTP
• Fotocopy SKCK
• Pas Foto 4×6 (3 lembar)
• Fotocopy SKS

Demikian surat lamaran kerja ini saya buat secara jelas dan sebenar-benarnya. Semoga bapak/ibu pimpinan berkenan dan memberikan kesempatan kepada saya untuk bisa mengisi posisi pekerjaan tersebut. Atas kesempatan dan waktu yang diberikan, saya mengucapkan banyak terima kasih.

 

Hormat Saya,

 

Elsha Bianca

 

Contoh Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Customer Service

Pekerjaan sebagai customer service di hotel bukan perkara yang mudah. Kemampuan berkomunikasi yang baik, yaitu berupa menerima tamu, melayani reservasi secara online dan lainnya cukup dibutuhkan untuk posisi ini. Sehingga apabila memiliki skill tersebut, nampaknya melamar pekerjaan pada bidang ini merupakan kesempatan yang bagus. Seperti inilah contoh surat lamaran kerja di hotel yang bisa dijadikan inspirasi, antara lain:

Surat Lamaran Kerja di Hotel Sebagai Customer Service

Jakarta, 29 Januari 2020

Hal   : Lamaran Pekerjaan

Kepada Yth., Kepala Personalia

Hotel Diamond Jakarta

Jalan Ir. Soekarno No. 78

Jakarta

 

Dengan Hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama                                  : Anindya Agista Putri

Tempat, Tanggal Lahir                   : Jakarta, 28 Januari 1997

Umur                                   : 23 Tahun

Pendidikan Terakhir            : S1-Ilmu Komunikasi

No. HP                                 : 089989123456

Email                                   : anindyaagista@gmail.com

Alamat                                 : Jln. Hang Tuah No 89, kota Jakarta

Status                                  : Belum Menikah

 

Berdasarkan informasi yang dimuat di Website http://findajob.co.id/, saya bermaksud

untuk melamar kerja di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin untuk menempati posisi

sebagai Customer Service. Dengan bekal kepribadian yang ramah, supel dan juga cekatan, serta dapat bekerja mandiri maupun tim, tentunya saya berharap bisa dipertimbangkan dengan baik.

Saya telah menyelesaikan program Sarjana saya di bidang Ilmu Komunikasi di Universitas Negeri Jakarta (UNJ) dan berkeyakinan mempunyai kemampuan yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut. Pengalaman lainnya yaitu pernah bekerja sebagai Customer Service di sebuah hotel di kota Bandung selama 1 tahun.

Selain itu, saya juga dapat berbicara serta menulis Bahasa Inggris secara baik.dan juga bisa mengoperasikan komputer dengan lancar.  Dengan begitu, saya berharap kualifikasi yang saya miliki sesuai dengan syarat-syarat yang telah ditentukan oleh perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.

Sebagai bahan pertimbangan bapak/ibu, bersama ini saya juga melampirkan berkas penunjang lainnya, antara lain:

• Fotocopy Ijazah Terakhir
• Fotocopy Transkrip Nilai
• Daftar Riwayat Hidup (CV)
• Fotocopy KTP
• Fotocopy SKCK
• Pas Foto 4×6 (3 lembar)
• Fotocopy SKS

Demikian surat lamaran kerja yang saya buat. Cukup besar harapan saya bisa melanjutkan pada tahap seleksi selanjutnya dan mengisi posisi sebagai Customer Service di perusahaan. Akhir kata, terima kasih atas perhatian dan kesempatan yang telah diberikan.

Hormat Saya,

 

Anindya Agista Putri

 

 

 

 

Penutupan

Demikian informasi mengenai persyaratan dan juga contoh surat lamaran kerja di hotel yang bisa dijadikan acuan. Tentunya hal ini sangat penting untuk diketahui agar surat lamaran yang dibuat bisa dipertimbangkan dengan baik oleh pihak penerima atau perusahaan yang dituju.

Namun tidak hanya menyiapkan persyaratan dan surat lamaran kerja yang benar, persiapan mental pun harus benar-benar diperhatikan. Apalagi jika memiliki pengalaman dan skill yang mumpuni, tentunya kesempatan bisa diterima di hotel ternama merupakan hal yang mudah dilakukan. Semoga informasi ini bermanfaat dan cukup membantu ya!

 

ADMINISTRASI UMUM

 

ADMINISTRASI UMUM

MATERI ADM.UMUM KELAS X PERHOTELAN

A.    Pengertian Dokumen

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

Dokumentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.

Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sbagian kecil dari dokumen.

Dalam bidang Perhotelan sebagian besar dokumennya memang berupa surat maupun formulir yang ada di bagian/departemen  yang ada di Hotel.

Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk di kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan.

Dibawah ini ada pendapat dari beberapa ahli mengenai pengertian dokumen,diantaranya :

1.       Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)

·         Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan,artefak,peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan0petilasan arkeologis.

·         Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.

·         Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.

2.       Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104)

·         Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun lisan.

·         Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.

·         Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya

B.     Jenis-Jenis Dokumen

1.      Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

a.       Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP, SIM, dan ijazah.

b.      Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek, obligasi, dan saham.

c.       Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan naskah proklamasi.

d.      Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU.

2.      Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

a.       Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film.

b.      Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum).

c.       Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem kearsipan).

C.    Ruang Lingkup Dokumentasi

Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan  kepada pemakai informasi tersebut.

Dokumentasi menurut beberapa ahli :

1.       Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference 1905)

·         Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan, penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen.

2.       Pengertian Dokumentasi menurut Encyclopedia Britanica

·         Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat dicapai.

3.       Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)

·         Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine).

1.      Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.

2.      Dokumentasi Korporil

Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

3.      Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.

D.    Dokumen Kantor (Surat)

Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, LPT (Lembar Pesan Telepon), e-mail dan lain-lain. Namun dalam modul ini banyak ditekankan pada dokumen yang berbentuk surat, karena sebagian besar dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam bentuk surat.

1.      Pengertian Surat

Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi atau informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.

Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling efektif dan ekonomis walaupun sudah banyak alat-alat komunikasi yang canggih seperti handphone, radio, dan televisi karena selain biayanya sangat murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumbernya.

2.      Fungsi Surat

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut.

a.       Alat bukti tertulis

Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi atau perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat. Contonya: surat perjanjian.

b.      Alat pengingat.

Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama. Contohnya: akta jual beli.

c.       Bukti historis

Surat dapat dijadikan bahan riset atau penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi atau perusahaan di masa yang lalu. Contohnya: bukti-bukti transaksi.

d.      Duta organisasi

Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi atau perusahaan. Contohnya: penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.

e.       Pedoman

Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. Contohnya: surat tugas.

f.       Sarana promosi

Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.

3.      Jenis-Jenis Surat

a.       Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya

Ø  Kartu Pos

Surat yang terbuat dari kertas karton berukuran 15 x 10 cm untuk mengirimkan berita yang isinya singkat dan bersifat tidak rahasia.

Ø  Warkat Pos

Sehelia kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul surat. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh PT. Pos Indonesia.

Ø  Surat Bersampul

Surat yang menggunakan sampul atau amplop.

Ø  Memorandum atau Nota

Memorandum atau nota dapat dipergunakan dalam kegiatan surat-menyurat intern organisasi perusahaan yang berisikan pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat. Memo dibuat oleh pemimpin kepada bawahan atau antar pejabat setingkat, seperti memberikan petunjuk, meminta informasi yang bersifat mengingatkan, dan lain-lain. Sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan atau antar pejabat dalam satu organisasi atau perusahaan.

Ø  Surat Tanda Bukti

Surat khusus yang biasanya berbentuk formulir yang dipakai untuk membuktikan keabsahan aktivitas antara dua pihak. Wujudnya dapat berupa kuitansi, faktur, tanda terima, dan lain-lain.

b.      Jenis-Jenis berdasarkan tujuannya

·         Surat permintaan penawaran

·         Surat penawaran

·         Surat pesanan

·         Surat pemberitahuan

·         Surat pengantar

·         Surat perjanjian

·         Surat keputusan.

·         Dan lain-lain.

c.       Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya

ü  Surat dinas

Surat yang isinya berpa informasi yang bersifat kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah

ü  Surat pribadi

Surat yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan, persahabatan, perkenalan maupun yang bersifat setengah resmi seperti surat lamaran pekerjaan.

ü  Surat niaga

Surat yang isinya berupa informasi niaga atau bisnis dan dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan.

ü  Surat sosial

Surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.

ü  Surat pengantar

Surat yang berbentuk daftar yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu bersama surat tersebut.

ü  Telegram

Ada 2 macam telegram, yaitu telegram yang pengirimannya disalurkan melaluipesawat telegraf dan surat kawat (surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram).

d.      Jenis-Jenis Surat Berdasarkan jumlah penerimanya

§  Surat biasa

Surat yang dikirim kepada seseorang seperti pejabat atau suatu organisasi.

§  Surat edaran

Surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.

§  Surat pengumuman

Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat yang nama-namanya sulit dituliskan satu-persatu.

e.       Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya

v  Surat sangat rahasia.

Surat ini diberi tanda “SRHS” atau “SR” dan dimasukkan ke dalam 3 sampul surat.

v  Surat rahasia.

Surat ini dibri tanda “RHS” atau “R” dan dimasukkan dalam 2 sampul surat.

v  Surat biasa.

Surat yang jika isinya terbaca oleh oranglain tidak akan menimbulkan kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang bersangkutan.

f.       Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya.

o   Surat sangat segera

Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau dijawab atau diselesaikan. Oleh karena itu “surat sangat segera” memerlukan cara penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-singkatnya sehingga lebih didahulukan daripada surat-surat lainnya.

o   Surat segera

Surat yang berisi informasi yang memerlukan jawaban atau penyelesaian yang segera, namun tidak secepat surat yang bersifat “sangat segera”.

o   Surat biasa.

Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban atau penyelesaian yang secepatnya, tetapi diselesaikan menurut urutan kedatangannya.

4.      Perlengkapan Surat

a)      Kertas Surat.

Ukuran kertas yang biasa digunakan dan kegunaannya adalah sebagai berikut.

Jenis kertas surat	Ukuran	Kegunaan
Kertas Folio	33 cm x 21,5 cm	Untuk menulis surat yang isinya panjang
Kertas Kuarto	28 cm x 21,5 cm	Untuk menulis surat yang isinya pendek
Kertas Oktavo	20,5 cm x 12,7 cm	Untuk menulis memo dan nota, ukuran kertasnya setengah dari kertas folio atau kuarto
Kertas Sikmo	20,5 cm x 16,5 cm	Untuk menulis surat dan merupakan kertas ukuran Inggris.
Kertas A4	29,7 cm x 21 cm	Untuk menulis surat dinas
Kertas A5	14,8 cm x 21 cm	Untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional
Kertas A6	10,5 cm x 14,8 cm	Untuk menulis surat pengantar
Kertas A7	7,4 cm x 10,5 cm	Untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional

Sedangkan jenis kertas yang biasa dipakai dalam kegiatan surat menyurat adalah sebagai berikut.

      Kertas Union Skin, kertas yang putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa dipergunakan untuk surat menyurat ke luar negeri.

      Kertas HVS, biasa dipakai untuk surat asli.

      Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tindasan.

      Kertas Stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak.

b)      Amplop atau Sampul Surat

Jenis-jenis amplop atau sampl surat yang biasa digunakan untuk kegiatan surat menyurat adalah sebagai berikut.

·         Commercial	·         Open end	·         Catalogue
·         Visiting card	·         Coin	·         Button and string
·         Drug	·         Window	·         Eyelet and clasp
·         Bifold	·         Official	·         Invoice tag
·         Card	·         Postage cavour	·         Church
·         Double fold	·         Pence	·         X-ray
·         Air mail	·         Work docket	·         Receipt and page

c)      Lipatan Surat

ü  Lipatan Perancis

ü  Lipatan Baron

ü  Lipatan Baku (Standard Fold)

ü  Lipatan Akordion (Accordion Fold)

ü  Lipatan Baku Rendah (Low Standard Fold)

ü  Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)

ü  Lipatan Tunggal (Single Fold)

ü  Lipatan Ganda Sejajar (Parallel Double Fold)