Hotel Reservasi

Apa itu hotel reservation? Reservasi hotel dapat dipahami sebagai layanan  pemesanan kamar atau akomodasi untuk kepentingan umum. Layanan ini memungkinkan Anda untuk memesan kamar dan akomodasi terlebih dahulu jika Anda berada di luar kota untuk urusan bisnis atau liburan. Anda tidak perlu datang langsung ke hotel untuk melakukan reservasi hotel. Sebagian besar hotel sekarang dapat memproses reservasi melalui telepon.

Saat memesan melalui telepon, tentu saja, diperlukan percakapan dua arah antara  resepsionis hotel dan tamu. Terkadang  hotel sering mendapat masalah dari tamunya, terutama orang asing yang hanya berbicara bahasa Inggris. Berikut ini kami akan menyajikan cara atau prosedur reservasi hotel melalui telepon, sesuai dengan contoh SOP Perhotelan.

Prosedur reservasi hotel

1.     Jenis dan jumlah kamar yang diinginkan

2.     Jumlah orang yang akan menginap

3.     Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan.

4.     Nama tamu yang menginap di hotel

5.     melakukan check pada reservasion chart, apakah masih ada kamar yang masih kosong.

Standar Operasional Prosedur dalam menangani dan memproses reservasi hotel

1.     Melakukan greeting

2.     Menanyakan tipe dan jumlah kamar yang diminta atau dikehendaki tamu yang memesan.

3.     Menanyakan tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu.

4.     Melakukan check pada reservation chart, apakah masih ada kamar yang masih kosong.

 

 

Manfaat dari reservasi hotel

Tentunya kegiatan reservasi memiliki keuntungan bagi calon tamu dan pelanggan yang membutuhkan jasa Anda. Ini memungkinkan Anda untuk memesan di muka tanpa takut tidak dilayani.

Selain itu manfaat adanya reservasi kamar hotel di antaranya adalah:

• Calon tamu dapat dengan mudah memeriksa ketersediaan dan merencanakan akomodasi perjalanan yang perlu mereka gunakan.
• Hotel dapat melayani tamu potensial dengan mengatur kamar, fasilitas, dan jadwal penjemputan sesuai kebutuhan.
• Saat pelanggan  melakukan pemesanan, hotel juga dapat menawarkan produk lain untuk meningkatkan penjualan, seperti: Paket perjalanan, paket transportasi, fasilitas hiburan, dll.
• Buat tamu terkesan dengan menyediakan fasilitas hotel yang mewah, meningkatkan citra perusahaan dalam hal pelayanan, dan menarik minat dan kemauan tamu untuk datang kembali, Anda dapat melakukan apa pun yang Anda inginkan.

Bentuk pembayaran apa yang diterima hotel? Bentuk pembayaran apa yang diterima hotel saat checkout? Metode pembayaran apa yang biasanya digunakan tamu untuk membayar masa inap mereka? Metode pembayaran apa yang kemungkinan besar akan digunakan tamu? Berikut ini adalah metode pembayaran yang biasa dilakukan oleh tamu:

1. Cash settlement

Metode pembayaran cash atau tunai adalah metode pembayaran yang dilakukan oleh tamu secara tunai dalam jumlah penuh atau sisa tagihan sesuai dengan harga yang harus dibayarkan pada saat check-out.

2. Cash deposit

Ini adalah metode di mana tamu membayar tunai pada saat reservasi atau pada saat menginap.

3. Cash deposit refund

Jika tamu membayar deposit secara tunai, sisa perubahan menjadi milik tamu. Hal ini karena biasanya ketika tamu menggunakan fasilitas hotel yang memerlukan invoice, pihak hotel akan meminta lebih banyak deposit tunai dan sisa uang akan dikembalikan pada saat checkout.

4. Creadit card

Adalah pembayaran yang dilakukan ke Lembaga keungan penerbit kartu kredit yang tamu miliki sesuai dengan persyaratan kartu kerdit yang berlaku.

5. Pre-Payment

Pembayaran di muka adalah pembayaran yang dilakukan oleh  tamu  yang membayar di muka secara penuh untuk kamar dan fasilitas yang digunakan  sebelum tamu menggunakan fasilitas yang dipesan disebut dengan Pre-Payment.

 

 

Percakapan Pemesanan Hotel Via Telepon

Untuk kamu yang bekerja di industri pariwisata dan mungkin masih kebingungan bagaimana cara memesan hotel dalam bahasa Inggris, berikut contoh percakapan pemesanan hotel via telepon yang bisa kamu simak dan pelajari.

Reservation: Good Morning, Edotel Singah MAta. This is a reservation, maya speaking how may I help you? (Selamat Pagi, Edotel Singah MAta. Ini adalah reservasi, dengan maya berbicara, apa yang bisa saya bantu?)

Guest: Good Morning I would like to book a room. (Selamat Pagi Saya ingin memesan kamar)

Reservation: Yes Sir, May I know what type of room would you like, and for how many people, Sir? (Ya Pak, Boleh saya tahu tipe kamar yang anda inginkan, dan untuk berapa orang Pak?)

Guest: I like one suite room, just for me. (Saya suka satu kamar suite, hanya untuk saya)

Reservation: May I know what date you will be arriving? (Bolehkah saya tahu tanggal berapa Anda akan tiba?)

Guest: I will be arriving on the 19th of November 2025 and depart on the 22nd of November 2025. (Saya akan tiba pada 19 November 2025 dan berangkat pada 22 November 2025)

Reservation: Alright Sir, May I know your name, Sir? (Baik Pak, boleh saya tahu nama Bapak?)

Guest: My name is David. (Nama saya David)

Reservation: Just a moment Mr. David, I will check the available room for that period. (Tunggu sebentar Pak David, saya akan memeriksa kamar yang tersedia untuk tanggal tersebut)

Guest: Yes, please (Ya, silakan)

Reservation: One suite room is still available for you with room number 183. Your room facilities are a private balcony, living room, small kitchen, mini bar, wardrobe, television, telephone, AC, bathroom with shower, bathtub, and washbasin with hot and cold running water. And hotel facilities are restaurant, meeting room, sports area, parking area, laundry, beauty salon and spa. The room rate is Rp 550.000,00 including breakfast.

Would you like to take it, Sir? (Satu kamar suite masih tersedia untuk Anda dengan nomor kamar 183. Anda akan mendapatkan fasilitas kamar seperti balkon pribadi, ruang tamu, dapur kecil, mini bar, lemari pakaian, televisi, telepon, AC, kamar mandi lengkap dengan shower, bathtub, dan wastafel lengkap. dengan air panas dan dingin yang mengalir. Dan fasilitas hotel seperti restoran , ruang pertemuan, area olah raga, area parkir, laundry, dan salon kecantikan dan spa. Harga kamar Rp 550.000,00 sudah termasuk sarapan pagi. Apakah Anda ingin memesannya, Pak?)

Guest: Yes, sure. (Tentu)

Reservation: May I know-how about your deposit, Sir? Because it is high season, so you need to pay the deposit for the room. (Bolehkah saya mengetahui deposit Anda, Pak? Karena ini musim ramai, jadi Anda perlu membayar uang muka untuk kamar)

Guest: Ok, I will pay, how much I should pay? (Oke, saya akan bayar, berapa yang harus saya bayar?)

Reservation: You must pay for one night, is that OK? (Anda harus membayar untuk satu malam, apakah itu OK?)

Guest: Of course. If that possible, how may I transfer the payment? (Tentu, bagaimana cara membayarnya?)

Reservation: If you want to transfer the payment, you can transfer using XX bank in your city, and our account is 11234560000, is that alright, Sir? (Jika mau transfer pembayaran bisa transfer menggunakan bank XX di kota anda, rekening kita 11234560000, oke pak?)

Guest: Ok. Thank you for your information. (Baik, terimakasih atas informasinya)

Reservation: May I repeat your request, Sir? (Boleh saya ulangi ya, Pak?

Guest: Sure. (Tentu)

Reservation: Well, Mr. David, you would like one suite room, and the rate is Rp 550.000,00 net including breakfast, you will be arriving at 19th of November 2025 until 22nd of November 2025, you will pay the deposit for one night, and would you like a something else? (Tn. David, anda ingin satu kamar suite, tarifnya Rp 550.000,00 net termasuk sarapan pagi, anda akan tiba pada tanggal 19 November 2025 sampai dengan 22 November 2025, anda akan membayar deposit untuk satu malam. , dan apakah Anda menginginkan yang lain?)

Guest: No thank you, I think that is enough. (Tidak, terimakasih. Saya rasa itu sudah cukup)

Reservation: Thank you very much for your reservation. Looking forward to your coming to our hotel. If you had any cancellations about your reservation, please inform us as soon as possible. (Terima kasih banyak atas reservasi Anda. Menantikan kedatangan Anda di hotel kami. Jika Anda memiliki pembatalan apa pun tentang reservasi Anda, harap beri tahu kami sesegera mungkin)

Guest: Thank you very much for your service. (Terimakasih banyak atas pelayanan Anda)

Reservation: You are welcome. (Sama-sama)

 

PROSEDUR

CHECK IN DAN CHECK OUT

DI HOTEL

Apa Arti Check In?

Secara sederhana, check in adalah proses di mana tamu resmi memulai masa tinggal di hotel. Proses ini melibatkan tamu yang datang ke meja resepsionis untuk mendaftar, menunjukkan identitas diri, dan mendapatkan kunci kamar. Biasanya, hotel menetapkan waktu check in sekitar pukul 14.00.

 

Check Out Hotel Artinya?

Check out adalah proses formal saat tamu menyelesaikan masa tinggal di hotel dan mengembalikan kunci kamar. Biasanya, waktu check out di hotel ditetapkan pukul 12.00. Proses ini melibatkan pembayaran akhir, termasuk biaya tambahan jika ada, seperti layanan kamar atau minibar.

 

Bagaimana Proses Check In dan Check Out di Hotel?

Berikut adalah langkah-langkah umum yang harus Anda lakukan saat melakukan check in check out di hotel:

 

1. Check In

·         Persiapkan Dokumen: Saat tiba di hotel, Anda perlu menunjukkan kartu identitas dan bukti pemesanan. Jika Anda sudah melakukan pemesanan online melalui aplikasi seperti Cozzy, pastikan untuk membawa konfirmasi pemesanan tersebut.

·         Isi Formulir: Beberapa hotel mungkin meminta Anda untuk mengisi formulir tamu sebagai bagian dari proses check in.

·         Dapatkan Kunci Kamar: Setelah proses selesai, resepsionis akan memberikan kunci kamar beserta informasi terkait fasilitas hotel.

Jika Anda mencari hotel terdekat dari lokasi saya, Anda bisa menggunakan aplikasi pemesanan seperti Cozzy untuk mempermudah proses pencarian dan check in.

 

2. Check Out

·         Kembali ke Resepsionis: Saat Anda siap meninggalkan hotel, bawa kunci kamar ke resepsionis.

·         Periksa Tagihan: Pastikan Anda memeriksa tagihan untuk mengetahui apakah ada biaya tambahan.

·         Bayar Tagihan: Jika ada biaya tambahan, Anda perlu menyelesaikan pembayaran sebelum meninggalkan hotel.

Proses ini berlaku di hampir semua hotel, baik hotel murah terdekat maupun hotel bintang 5.

  Prosedur check-in dan check-out adalah proses yang sangat penting dalam pengalaman menginap di hotel. Proses check-in memungkinkan tamu untuk mendapatkan akses ke kamar mereka, sementara proses check-out menyelesaikan pembayaran dan memberikan kesempatan bagi tamu untuk meninggalkan hotel dengan lancar.

 

Apa yang Dimaksud Proses Check-in dan Check-Out?

Proses check-in dan check-out adalah dua kegiatan penting dalam industri perhotelan. Check-in adalah proses pendaftaran tamu saat tiba di hotel dan diberikan kunci kamar untuk menginap. Sementara itu, check-out adalah proses saat tamu mengembalikan kunci kamar dan melunasi seluruh tagihan sebelum meninggalkan hotel.

Proses check-in biasanya dimulai dengan registrasi tamu, yang mencakup pengambilan informasi pribadi seperti nama, nomor telepon, dan alamat email. Kemudian, tamu biasanya diminta untuk menunjukkan kartu identitas dan memberikan deposit sebagai jaminan. Setelah itu, tamu diberikan kunci kamar dan diarahkan menuju kamar mereka.

Sedangkan pada proses check-out, tamu diminta untuk melunasi semua biaya dan tagihan yang belum dibayar seperti biaya akomodasi, makanan, minuman, dan layanan lainnya. Setelah itu, tamu menyerahkan kunci kamar dan jika tidak ada masalah, deposit yang sebelumnya dibayarkan akan dikembalikan.

 

Prosedur Check-In Hotel

Prosedur check-in hotel adalah serangkaian tindakan yang dilakukan oleh tamu ketika tiba di hotel untuk memulai masa menginap mereka. Berikut ini adalah beberapa langkah umum dalam prosedur check-in hotel:

1. Tamu tiba di hotel dan menuju meja resepsionis.
2. Tamu memberikan identitas dan informasi pemesanan kepada petugas resepsionis.
3. Petugas resepsionis memeriksa dan mengkonfirmasi reservasi tamu.
4. Tamu menyelesaikan proses pembayaran atau memberikan informasi kartu kredit untuk deposit.
5. Tamu menerima kartu kunci kamar dan informasi tentang fasilitas hotel dan layanan yang tersedia.
6. Tamu menuju ke kamar mereka.

Prosedur check-in dapat bervariasi tergantung pada kebijakan dan praktik hotel tertentu. Namun, langkah-langkah di atas umumnya dilakukan untuk memastikan tamu dapat dengan mudah memulai masa menginap mereka dan menikmati fasilitas yang tersedia di hotel.

 

 

 

 

 

 

 

Cara Check In Hotel

1. Lakukan reservasi terlebih dahulu

Sebelum check in, langkah pertama yang pastinya harus kamu lakukan adalah memilih tipe kamar dan melakukan reservasi.

Di era digital ini, kebanyakan orang akan melakukannya secara online melalui website atau aplikasi khusus travel.

Selain praktis, metode ini memungkinkanmu mengecek ketersediaan kamar, menyesuaikannya dengan budget, dan mengecek jarak hotel dari destinasi tujuan.

2. Perhatikan ketentuan waktu check in dan check out

Kebanyakan hotel menerapkan waktu check in setelah pukul 14.00 atau 15.00 WIB.

Meski tak ada aturan khusus mengenai keterlambatan saat check in, pastikan kamu tidak telat ketika check out, ya.

Ini karena biasanya hotel menerapkan denda bagi para tamu yang terlambat mengeluarkan barang dan check out melewati pukul 12.00 WIB.

Perlu diketahui juga ketentuan ini bisa berubah, khususnya saat high season seperti libur Lebaran, sekolah, Natal dan tahun baru.

3. Siapkan data diri dan bukti reservasi

Selanjutnya, bawa dan siapkan KTP atau paspor (jika diperlukan), juga bukti reservasi, baik dalam bentuk fisik atau digital.

Jika melakukan reservasi melalui situs online, bukti reservasi ini biasanya dikirimkan melalui email konfirmasi yang kamu gunakan saat mendaftar.

Jadi, pastikan kamu menyimpan email ini dengan baik, ya.

4. Kunjungi resepsionis

Setelah tiba di hotel, kamu bisa langsung mengunjungi resepsionis dan jelaskan tujuan untuk check in.

Berikan dokumen yang diminta, berupa data diri, nomor pemesanan, dan bukti bayar (jika diperlukan).

Setelahnya, kamu akan diarahkan untuk menunggu selagi petugas melakukan verifikasi reservasi.

5. Deposit

Beberapa hotel mungkin meminta jaminan ketika check in, biasanya dalam bentuk uang tunai atau kartu kredit.

Ini bertujuan untuk melindungi hotel dari kerusakan properti atau pengeluaran tambahan yang mungkin terjadi.

Jangan khawatir, karena jaminan ini bersifat sementara dan akan dikembalikan saat kamu check out.

Maka, sediakan salah satu dari dua hal tersebut sebelum check in, untuk berjaga-jaga, ya.

Jika membayar dengan kartu kredit, pastikan kamu memperhatikan jumlah jaminan yang akan terpotong.

6. Informasi seputar layanan kamar

Ketika proses selesai, petugas akan memberikan kamu kunci atau kartu akses menuju kamar.

Setelahnya, biasanya petugas akan memberikan informasi seputar layanan kamar.

Misalnya seperti, informasi jam makan, aula, cafe yang tersedia, kolam renang, rooftoop, ruang olahraga, dan tempat-tempat menarik lainnya di sekitar hotel.

Jika ada yang kurang detail atau memerlukan bantuan tambahan, tanyakanlah langsung agar pengalaman menginapmu bisa berjalan optimal.

Agar kamu memiliki gambaran, berikut beberapa hal yang perlu diperiksa dan perhatikan saat kamu pertama kali masuk ke kamar hotel:

·         Langsung cek kebersihan dan kelayakan kamar. Jika ada masalah, laporkan segera ke resepsionis atau housekeeper.

·         Cek fasilitas yang tersedia, seperti AC, koneksi WiFi, stopkontak, lampu, kunci pintu, shower, handuk, perlengkapan mandi, dan lainnya.

·         Pastikan brankas hotel bekerja dengan baik agar kamu bisa menyimpan benda berharga seperti paspor, uang tunai, dan barang penting lainnya.

·         Pelajari letak jalur evakuasi dan lokasi tanda-tanda darurat untuk situasi tak terduga.

·         Jika paket yang kamu pilih telah termasuk sarapan, cek kembali jam dan tempatnya agar tak ketinggalan.

·         Baca dan ikuti peraturan dan kebijakan lingkungan hotel.

·         Hati-hati dalam menggunakan fasilitas seperti minibar, kulkas, tv, untuk menghindari  kerusakan dan denda.

·         Saat check out, periksa kembali semua sudut kamar untuk memastikan tidak ada barang pribadi yang tertinggal.

 

Tips Proses Check In Check Out Agar Lebih Lancar

·         Pesan Hotel Terlebih Dahulu: Untuk menghindari masalah saat check in, pastikan Anda sudah memesan hotel terlebih dahulu. Gunakan aplikasi seperti Cozzy yang menawarkan berbagai pilihan hotel murah terdekat di berbagai kota, termasuk hotel terdekat di Bandung.

·         Pahami Kebijakan Hotel: Setiap hotel memiliki kebijakan yang berbeda. Beberapa hotel mungkin memperbolehkan early check in atau late check out dengan biaya tambahan. Anda bisa menanyakan ini saat melakukan reservasi atau saat tiba di hotel.

·         Gunakan Voucher atau Diskon: Beberapa aplikasi seperti Cozzy menawarkan diskon dan promo menarik yang bisa digunakan untuk memesan hotel dengan harga lebih murah. Cek halaman promo Cozzy untuk mendapatkan diskon terbaru.

 

 

Prosedur Chek-Out Hotel

Setelah membahas mengenai prosedur check in hotel di atas, kali ini kita akan membahas juga  tentang prosedur check out hotel. Proses check out hotel merupakan tahap terakhir dalam menginap di hotel, dan memiliki prosedur yang harus diikuti oleh penginap agar proses check out dapat berjalan lancar dan tanpa kendala. Berikut adalah prosedur check-out di hotel diantaranya:

1. Membayar tagihan: Setelah selesai menginap, tamu perlu membayar semua tagihan yang masih belum terbayar, termasuk biaya tambahan seperti makanan atau minuman dari minibar.
2. Menyerahkan kunci: Tamu harus menyerahkan kunci kamar dan kartu akses hotel saat check-out.
3. Menyelesaikan formalitas: Tamu perlu menyelesaikan formalitas seperti menandatangani kertas pembayaran atau formulir penilaian tamu.
4. Memeriksa ulang barang-barang: Sebelum meninggalkan hotel, pastikan bahwa semua barang bawaan telah diperiksa kembali dan tidak ada yang tertinggal di dalam kamar.
5. Meninggalkan kamar: Setelah menyelesaikan semua prosedur, tamu bisa meninggalkan kamar dan hotel.

 

PROSEDUR CHECK-OUT

Beri Salam.

Tanyakan nomor kamarnya, dan masukan kedalam computer (PMS).

Identifikasikan dengan menanyakan nama tamu untuk mencocokan kebenarannya.

Tanyakan apakah tamu mendapatkan hari yang menyenangkan selama menginap di hotel.

Beritahukan ke tamu untuk di periksa fasilitas Mini Bar di kamar.

Serahkan salinan bill pengeluaran selama tamu menginap beserta bill pendukungnya; Room Charge, Bar, Restaurant, Telephone, Mini Bar dan lainnya.

Tanyakan ke tamu mengenai pembayarannya, apakah pembayaran Cash, Kartu Kredit dan apabila sudah ditanggung dengan Guarantee Letter atau Voucher, lihat apa yang tidak ditanggung.

KHUSUS PEMBAYARAN CHECK (tergantung dari kebijaksanaan Hotel, apakah menerima pembayaran Check)

Bila menerima

Yakinkan Check di isi dengan benar di Counter
Periksa jumlah uang yang ditulis sama dengan biaya yang dikeluarkan
Periksa tanda ?tangan dan alamat tamu dibelakang Check tersebut
Minta kartu kredit tamu untuk di Card Ver sebagai jaminan dari Check tersebut
Minta Identitas tamu untuk disamakan dengan alamat yang ada di Check tersebut

Cetak invoice dan serahkan ke tamu, bila perlu berikan kartu kredit yang sudah di Card Ver untuk dicocokkan kembali, apakah tamu akan membayar dengan kartu kredit tersebut atau yang lainnya.

Bila pembayaran dengan kartu kredit yang sudah di Card Ver dan biaya pengeluarannya sama atau dibawah, tinggal melakukan prosedur Off Line, bila pengeluarannya diatas jumlah yang di Card Ver, lakukan prosedur Off Line sama dengan jumlah yang di Card Ver, sisanya lakukan SALE dengan kartu kredit si tamu.

Bila tamu akan membayar dengan kartu kredit lainnya, lakukan SALE langsung di mesin EDC, dan kartu kredit lain yang sudah di Card Ver, lakukan langsung prosedur CANCEL pemblokan dengan cara SALE kartu kredit yang sudah di Card Ver dan langsung VOID di mesin EDC tersebut sehingga nilai jumlah dana yang sudah terblok akan terbuka kembali dalam waktu 1 sampai 4 jam.

Tawarkan untuk membuat reservasi kembali

Berterima kasih ke tamu untuk menginap di hotel kita

Salam Pisah, dengan mengatakan ?Selamat Jalan? atau dalam ekspresi bahasa inggris ?Have a pleasant trip?