PROSEDUR

CHECK IN DAN CHECK OUT

DI HOTEL

Apa Arti Check In?

Secara sederhana, check in adalah proses di mana tamu resmi memulai masa tinggal di hotel. Proses ini melibatkan tamu yang datang ke meja resepsionis untuk mendaftar, menunjukkan identitas diri, dan mendapatkan kunci kamar. Biasanya, hotel menetapkan waktu check in sekitar pukul 14.00.

 

Check Out Hotel Artinya?

Check out adalah proses formal saat tamu menyelesaikan masa tinggal di hotel dan mengembalikan kunci kamar. Biasanya, waktu check out di hotel ditetapkan pukul 12.00. Proses ini melibatkan pembayaran akhir, termasuk biaya tambahan jika ada, seperti layanan kamar atau minibar.

 

Bagaimana Proses Check In dan Check Out di Hotel?

Berikut adalah langkah-langkah umum yang harus Anda lakukan saat melakukan check in check out di hotel:

 

1. Check In

·         Persiapkan Dokumen: Saat tiba di hotel, Anda perlu menunjukkan kartu identitas dan bukti pemesanan. Jika Anda sudah melakukan pemesanan online melalui aplikasi seperti Cozzy, pastikan untuk membawa konfirmasi pemesanan tersebut.

·         Isi Formulir: Beberapa hotel mungkin meminta Anda untuk mengisi formulir tamu sebagai bagian dari proses check in.

·         Dapatkan Kunci Kamar: Setelah proses selesai, resepsionis akan memberikan kunci kamar beserta informasi terkait fasilitas hotel.

Jika Anda mencari hotel terdekat dari lokasi saya, Anda bisa menggunakan aplikasi pemesanan seperti Cozzy untuk mempermudah proses pencarian dan check in.

 

2. Check Out

·         Kembali ke Resepsionis: Saat Anda siap meninggalkan hotel, bawa kunci kamar ke resepsionis.

·         Periksa Tagihan: Pastikan Anda memeriksa tagihan untuk mengetahui apakah ada biaya tambahan.

·         Bayar Tagihan: Jika ada biaya tambahan, Anda perlu menyelesaikan pembayaran sebelum meninggalkan hotel.

Proses ini berlaku di hampir semua hotel, baik hotel murah terdekat maupun hotel bintang 5.

  Prosedur check-in dan check-out adalah proses yang sangat penting dalam pengalaman menginap di hotel. Proses check-in memungkinkan tamu untuk mendapatkan akses ke kamar mereka, sementara proses check-out menyelesaikan pembayaran dan memberikan kesempatan bagi tamu untuk meninggalkan hotel dengan lancar.

 

Apa yang Dimaksud Proses Check-in dan Check-Out?

Proses check-in dan check-out adalah dua kegiatan penting dalam industri perhotelan. Check-in adalah proses pendaftaran tamu saat tiba di hotel dan diberikan kunci kamar untuk menginap. Sementara itu, check-out adalah proses saat tamu mengembalikan kunci kamar dan melunasi seluruh tagihan sebelum meninggalkan hotel.

Proses check-in biasanya dimulai dengan registrasi tamu, yang mencakup pengambilan informasi pribadi seperti nama, nomor telepon, dan alamat email. Kemudian, tamu biasanya diminta untuk menunjukkan kartu identitas dan memberikan deposit sebagai jaminan. Setelah itu, tamu diberikan kunci kamar dan diarahkan menuju kamar mereka.

Sedangkan pada proses check-out, tamu diminta untuk melunasi semua biaya dan tagihan yang belum dibayar seperti biaya akomodasi, makanan, minuman, dan layanan lainnya. Setelah itu, tamu menyerahkan kunci kamar dan jika tidak ada masalah, deposit yang sebelumnya dibayarkan akan dikembalikan.

 

Prosedur Check-In Hotel

Prosedur check-in hotel adalah serangkaian tindakan yang dilakukan oleh tamu ketika tiba di hotel untuk memulai masa menginap mereka. Berikut ini adalah beberapa langkah umum dalam prosedur check-in hotel:

1. Tamu tiba di hotel dan menuju meja resepsionis.
2. Tamu memberikan identitas dan informasi pemesanan kepada petugas resepsionis.
3. Petugas resepsionis memeriksa dan mengkonfirmasi reservasi tamu.
4. Tamu menyelesaikan proses pembayaran atau memberikan informasi kartu kredit untuk deposit.
5. Tamu menerima kartu kunci kamar dan informasi tentang fasilitas hotel dan layanan yang tersedia.
6. Tamu menuju ke kamar mereka.

Prosedur check-in dapat bervariasi tergantung pada kebijakan dan praktik hotel tertentu. Namun, langkah-langkah di atas umumnya dilakukan untuk memastikan tamu dapat dengan mudah memulai masa menginap mereka dan menikmati fasilitas yang tersedia di hotel.

 

 

 

 

 

 

 

Cara Check In Hotel

1. Lakukan reservasi terlebih dahulu

Sebelum check in, langkah pertama yang pastinya harus kamu lakukan adalah memilih tipe kamar dan melakukan reservasi.

Di era digital ini, kebanyakan orang akan melakukannya secara online melalui website atau aplikasi khusus travel.

Selain praktis, metode ini memungkinkanmu mengecek ketersediaan kamar, menyesuaikannya dengan budget, dan mengecek jarak hotel dari destinasi tujuan.

2. Perhatikan ketentuan waktu check in dan check out

Kebanyakan hotel menerapkan waktu check in setelah pukul 14.00 atau 15.00 WIB.

Meski tak ada aturan khusus mengenai keterlambatan saat check in, pastikan kamu tidak telat ketika check out, ya.

Ini karena biasanya hotel menerapkan denda bagi para tamu yang terlambat mengeluarkan barang dan check out melewati pukul 12.00 WIB.

Perlu diketahui juga ketentuan ini bisa berubah, khususnya saat high season seperti libur Lebaran, sekolah, Natal dan tahun baru.

3. Siapkan data diri dan bukti reservasi

Selanjutnya, bawa dan siapkan KTP atau paspor (jika diperlukan), juga bukti reservasi, baik dalam bentuk fisik atau digital.

Jika melakukan reservasi melalui situs online, bukti reservasi ini biasanya dikirimkan melalui email konfirmasi yang kamu gunakan saat mendaftar.

Jadi, pastikan kamu menyimpan email ini dengan baik, ya.

4. Kunjungi resepsionis

Setelah tiba di hotel, kamu bisa langsung mengunjungi resepsionis dan jelaskan tujuan untuk check in.

Berikan dokumen yang diminta, berupa data diri, nomor pemesanan, dan bukti bayar (jika diperlukan).

Setelahnya, kamu akan diarahkan untuk menunggu selagi petugas melakukan verifikasi reservasi.

5. Deposit

Beberapa hotel mungkin meminta jaminan ketika check in, biasanya dalam bentuk uang tunai atau kartu kredit.

Ini bertujuan untuk melindungi hotel dari kerusakan properti atau pengeluaran tambahan yang mungkin terjadi.

Jangan khawatir, karena jaminan ini bersifat sementara dan akan dikembalikan saat kamu check out.

Maka, sediakan salah satu dari dua hal tersebut sebelum check in, untuk berjaga-jaga, ya.

Jika membayar dengan kartu kredit, pastikan kamu memperhatikan jumlah jaminan yang akan terpotong.

6. Informasi seputar layanan kamar

Ketika proses selesai, petugas akan memberikan kamu kunci atau kartu akses menuju kamar.

Setelahnya, biasanya petugas akan memberikan informasi seputar layanan kamar.

Misalnya seperti, informasi jam makan, aula, cafe yang tersedia, kolam renang, rooftoop, ruang olahraga, dan tempat-tempat menarik lainnya di sekitar hotel.

Jika ada yang kurang detail atau memerlukan bantuan tambahan, tanyakanlah langsung agar pengalaman menginapmu bisa berjalan optimal.

Agar kamu memiliki gambaran, berikut beberapa hal yang perlu diperiksa dan perhatikan saat kamu pertama kali masuk ke kamar hotel:

·         Langsung cek kebersihan dan kelayakan kamar. Jika ada masalah, laporkan segera ke resepsionis atau housekeeper.

·         Cek fasilitas yang tersedia, seperti AC, koneksi WiFi, stopkontak, lampu, kunci pintu, shower, handuk, perlengkapan mandi, dan lainnya.

·         Pastikan brankas hotel bekerja dengan baik agar kamu bisa menyimpan benda berharga seperti paspor, uang tunai, dan barang penting lainnya.

·         Pelajari letak jalur evakuasi dan lokasi tanda-tanda darurat untuk situasi tak terduga.

·         Jika paket yang kamu pilih telah termasuk sarapan, cek kembali jam dan tempatnya agar tak ketinggalan.

·         Baca dan ikuti peraturan dan kebijakan lingkungan hotel.

·         Hati-hati dalam menggunakan fasilitas seperti minibar, kulkas, tv, untuk menghindari  kerusakan dan denda.

·         Saat check out, periksa kembali semua sudut kamar untuk memastikan tidak ada barang pribadi yang tertinggal.

 

Tips Proses Check In Check Out Agar Lebih Lancar

·         Pesan Hotel Terlebih Dahulu: Untuk menghindari masalah saat check in, pastikan Anda sudah memesan hotel terlebih dahulu. Gunakan aplikasi seperti Cozzy yang menawarkan berbagai pilihan hotel murah terdekat di berbagai kota, termasuk hotel terdekat di Bandung.

·         Pahami Kebijakan Hotel: Setiap hotel memiliki kebijakan yang berbeda. Beberapa hotel mungkin memperbolehkan early check in atau late check out dengan biaya tambahan. Anda bisa menanyakan ini saat melakukan reservasi atau saat tiba di hotel.

·         Gunakan Voucher atau Diskon: Beberapa aplikasi seperti Cozzy menawarkan diskon dan promo menarik yang bisa digunakan untuk memesan hotel dengan harga lebih murah. Cek halaman promo Cozzy untuk mendapatkan diskon terbaru.

 

 

Prosedur Chek-Out Hotel

Setelah membahas mengenai prosedur check in hotel di atas, kali ini kita akan membahas juga  tentang prosedur check out hotel. Proses check out hotel merupakan tahap terakhir dalam menginap di hotel, dan memiliki prosedur yang harus diikuti oleh penginap agar proses check out dapat berjalan lancar dan tanpa kendala. Berikut adalah prosedur check-out di hotel diantaranya:

1. Membayar tagihan: Setelah selesai menginap, tamu perlu membayar semua tagihan yang masih belum terbayar, termasuk biaya tambahan seperti makanan atau minuman dari minibar.
2. Menyerahkan kunci: Tamu harus menyerahkan kunci kamar dan kartu akses hotel saat check-out.
3. Menyelesaikan formalitas: Tamu perlu menyelesaikan formalitas seperti menandatangani kertas pembayaran atau formulir penilaian tamu.
4. Memeriksa ulang barang-barang: Sebelum meninggalkan hotel, pastikan bahwa semua barang bawaan telah diperiksa kembali dan tidak ada yang tertinggal di dalam kamar.
5. Meninggalkan kamar: Setelah menyelesaikan semua prosedur, tamu bisa meninggalkan kamar dan hotel.

 

PROSEDUR CHECK-OUT

Beri Salam.

Tanyakan nomor kamarnya, dan masukan kedalam computer (PMS).

Identifikasikan dengan menanyakan nama tamu untuk mencocokan kebenarannya.

Tanyakan apakah tamu mendapatkan hari yang menyenangkan selama menginap di hotel.

Beritahukan ke tamu untuk di periksa fasilitas Mini Bar di kamar.

Serahkan salinan bill pengeluaran selama tamu menginap beserta bill pendukungnya; Room Charge, Bar, Restaurant, Telephone, Mini Bar dan lainnya.

Tanyakan ke tamu mengenai pembayarannya, apakah pembayaran Cash, Kartu Kredit dan apabila sudah ditanggung dengan Guarantee Letter atau Voucher, lihat apa yang tidak ditanggung.

KHUSUS PEMBAYARAN CHECK (tergantung dari kebijaksanaan Hotel, apakah menerima pembayaran Check)

Bila menerima

Yakinkan Check di isi dengan benar di Counter
Periksa jumlah uang yang ditulis sama dengan biaya yang dikeluarkan
Periksa tanda ?tangan dan alamat tamu dibelakang Check tersebut
Minta kartu kredit tamu untuk di Card Ver sebagai jaminan dari Check tersebut
Minta Identitas tamu untuk disamakan dengan alamat yang ada di Check tersebut

Cetak invoice dan serahkan ke tamu, bila perlu berikan kartu kredit yang sudah di Card Ver untuk dicocokkan kembali, apakah tamu akan membayar dengan kartu kredit tersebut atau yang lainnya.

Bila pembayaran dengan kartu kredit yang sudah di Card Ver dan biaya pengeluarannya sama atau dibawah, tinggal melakukan prosedur Off Line, bila pengeluarannya diatas jumlah yang di Card Ver, lakukan prosedur Off Line sama dengan jumlah yang di Card Ver, sisanya lakukan SALE dengan kartu kredit si tamu.

Bila tamu akan membayar dengan kartu kredit lainnya, lakukan SALE langsung di mesin EDC, dan kartu kredit lain yang sudah di Card Ver, lakukan langsung prosedur CANCEL pemblokan dengan cara SALE kartu kredit yang sudah di Card Ver dan langsung VOID di mesin EDC tersebut sehingga nilai jumlah dana yang sudah terblok akan terbuka kembali dalam waktu 1 sampai 4 jam.

Tawarkan untuk membuat reservasi kembali

Berterima kasih ke tamu untuk menginap di hotel kita

Salam Pisah, dengan mengatakan ?Selamat Jalan? atau dalam ekspresi bahasa inggris ?Have a pleasant trip?