PROSEDUR

CHECK IN DAN CHECK OUT

DI HOTEL

Apa Arti Check In?

Secara sederhana, check in adalah proses di mana tamu resmi memulai masa tinggal di hotel. Proses ini melibatkan tamu yang datang ke meja resepsionis untuk mendaftar, menunjukkan identitas diri, dan mendapatkan kunci kamar. Biasanya, hotel menetapkan waktu check in sekitar pukul 14.00.

 

Check Out Hotel Artinya?

Check out adalah proses formal saat tamu menyelesaikan masa tinggal di hotel dan mengembalikan kunci kamar. Biasanya, waktu check out di hotel ditetapkan pukul 12.00. Proses ini melibatkan pembayaran akhir, termasuk biaya tambahan jika ada, seperti layanan kamar atau minibar.

 

Bagaimana Proses Check In dan Check Out di Hotel?

Berikut adalah langkah-langkah umum yang harus Anda lakukan saat melakukan check in check out di hotel:

 

1. Check In

·         Persiapkan Dokumen: Saat tiba di hotel, Anda perlu menunjukkan kartu identitas dan bukti pemesanan. Jika Anda sudah melakukan pemesanan online melalui aplikasi seperti Cozzy, pastikan untuk membawa konfirmasi pemesanan tersebut.

·         Isi Formulir: Beberapa hotel mungkin meminta Anda untuk mengisi formulir tamu sebagai bagian dari proses check in.

·         Dapatkan Kunci Kamar: Setelah proses selesai, resepsionis akan memberikan kunci kamar beserta informasi terkait fasilitas hotel.

Jika Anda mencari hotel terdekat dari lokasi saya, Anda bisa menggunakan aplikasi pemesanan seperti Cozzy untuk mempermudah proses pencarian dan check in.

 

2. Check Out

·         Kembali ke Resepsionis: Saat Anda siap meninggalkan hotel, bawa kunci kamar ke resepsionis.

·         Periksa Tagihan: Pastikan Anda memeriksa tagihan untuk mengetahui apakah ada biaya tambahan.

·         Bayar Tagihan: Jika ada biaya tambahan, Anda perlu menyelesaikan pembayaran sebelum meninggalkan hotel.

Proses ini berlaku di hampir semua hotel, baik hotel murah terdekat maupun hotel bintang 5.

  Prosedur check-in dan check-out adalah proses yang sangat penting dalam pengalaman menginap di hotel. Proses check-in memungkinkan tamu untuk mendapatkan akses ke kamar mereka, sementara proses check-out menyelesaikan pembayaran dan memberikan kesempatan bagi tamu untuk meninggalkan hotel dengan lancar.

 

Apa yang Dimaksud Proses Check-in dan Check-Out?

Proses check-in dan check-out adalah dua kegiatan penting dalam industri perhotelan. Check-in adalah proses pendaftaran tamu saat tiba di hotel dan diberikan kunci kamar untuk menginap. Sementara itu, check-out adalah proses saat tamu mengembalikan kunci kamar dan melunasi seluruh tagihan sebelum meninggalkan hotel.

Proses check-in biasanya dimulai dengan registrasi tamu, yang mencakup pengambilan informasi pribadi seperti nama, nomor telepon, dan alamat email. Kemudian, tamu biasanya diminta untuk menunjukkan kartu identitas dan memberikan deposit sebagai jaminan. Setelah itu, tamu diberikan kunci kamar dan diarahkan menuju kamar mereka.

Sedangkan pada proses check-out, tamu diminta untuk melunasi semua biaya dan tagihan yang belum dibayar seperti biaya akomodasi, makanan, minuman, dan layanan lainnya. Setelah itu, tamu menyerahkan kunci kamar dan jika tidak ada masalah, deposit yang sebelumnya dibayarkan akan dikembalikan.

 

Prosedur Check-In Hotel

Prosedur check-in hotel adalah serangkaian tindakan yang dilakukan oleh tamu ketika tiba di hotel untuk memulai masa menginap mereka. Berikut ini adalah beberapa langkah umum dalam prosedur check-in hotel:

1. Tamu tiba di hotel dan menuju meja resepsionis.
2. Tamu memberikan identitas dan informasi pemesanan kepada petugas resepsionis.
3. Petugas resepsionis memeriksa dan mengkonfirmasi reservasi tamu.
4. Tamu menyelesaikan proses pembayaran atau memberikan informasi kartu kredit untuk deposit.
5. Tamu menerima kartu kunci kamar dan informasi tentang fasilitas hotel dan layanan yang tersedia.
6. Tamu menuju ke kamar mereka.

Prosedur check-in dapat bervariasi tergantung pada kebijakan dan praktik hotel tertentu. Namun, langkah-langkah di atas umumnya dilakukan untuk memastikan tamu dapat dengan mudah memulai masa menginap mereka dan menikmati fasilitas yang tersedia di hotel.

 

 

 

 

 

 

 

Cara Check In Hotel

1. Lakukan reservasi terlebih dahulu

Sebelum check in, langkah pertama yang pastinya harus kamu lakukan adalah memilih tipe kamar dan melakukan reservasi.

Di era digital ini, kebanyakan orang akan melakukannya secara online melalui website atau aplikasi khusus travel.

Selain praktis, metode ini memungkinkanmu mengecek ketersediaan kamar, menyesuaikannya dengan budget, dan mengecek jarak hotel dari destinasi tujuan.

2. Perhatikan ketentuan waktu check in dan check out

Kebanyakan hotel menerapkan waktu check in setelah pukul 14.00 atau 15.00 WIB.

Meski tak ada aturan khusus mengenai keterlambatan saat check in, pastikan kamu tidak telat ketika check out, ya.

Ini karena biasanya hotel menerapkan denda bagi para tamu yang terlambat mengeluarkan barang dan check out melewati pukul 12.00 WIB.

Perlu diketahui juga ketentuan ini bisa berubah, khususnya saat high season seperti libur Lebaran, sekolah, Natal dan tahun baru.

3. Siapkan data diri dan bukti reservasi

Selanjutnya, bawa dan siapkan KTP atau paspor (jika diperlukan), juga bukti reservasi, baik dalam bentuk fisik atau digital.

Jika melakukan reservasi melalui situs online, bukti reservasi ini biasanya dikirimkan melalui email konfirmasi yang kamu gunakan saat mendaftar.

Jadi, pastikan kamu menyimpan email ini dengan baik, ya.

4. Kunjungi resepsionis

Setelah tiba di hotel, kamu bisa langsung mengunjungi resepsionis dan jelaskan tujuan untuk check in.

Berikan dokumen yang diminta, berupa data diri, nomor pemesanan, dan bukti bayar (jika diperlukan).

Setelahnya, kamu akan diarahkan untuk menunggu selagi petugas melakukan verifikasi reservasi.

5. Deposit

Beberapa hotel mungkin meminta jaminan ketika check in, biasanya dalam bentuk uang tunai atau kartu kredit.

Ini bertujuan untuk melindungi hotel dari kerusakan properti atau pengeluaran tambahan yang mungkin terjadi.

Jangan khawatir, karena jaminan ini bersifat sementara dan akan dikembalikan saat kamu check out.

Maka, sediakan salah satu dari dua hal tersebut sebelum check in, untuk berjaga-jaga, ya.

Jika membayar dengan kartu kredit, pastikan kamu memperhatikan jumlah jaminan yang akan terpotong.

6. Informasi seputar layanan kamar

Ketika proses selesai, petugas akan memberikan kamu kunci atau kartu akses menuju kamar.

Setelahnya, biasanya petugas akan memberikan informasi seputar layanan kamar.

Misalnya seperti, informasi jam makan, aula, cafe yang tersedia, kolam renang, rooftoop, ruang olahraga, dan tempat-tempat menarik lainnya di sekitar hotel.

Jika ada yang kurang detail atau memerlukan bantuan tambahan, tanyakanlah langsung agar pengalaman menginapmu bisa berjalan optimal.

Agar kamu memiliki gambaran, berikut beberapa hal yang perlu diperiksa dan perhatikan saat kamu pertama kali masuk ke kamar hotel:

·         Langsung cek kebersihan dan kelayakan kamar. Jika ada masalah, laporkan segera ke resepsionis atau housekeeper.

·         Cek fasilitas yang tersedia, seperti AC, koneksi WiFi, stopkontak, lampu, kunci pintu, shower, handuk, perlengkapan mandi, dan lainnya.

·         Pastikan brankas hotel bekerja dengan baik agar kamu bisa menyimpan benda berharga seperti paspor, uang tunai, dan barang penting lainnya.

·         Pelajari letak jalur evakuasi dan lokasi tanda-tanda darurat untuk situasi tak terduga.

·         Jika paket yang kamu pilih telah termasuk sarapan, cek kembali jam dan tempatnya agar tak ketinggalan.

·         Baca dan ikuti peraturan dan kebijakan lingkungan hotel.

·         Hati-hati dalam menggunakan fasilitas seperti minibar, kulkas, tv, untuk menghindari  kerusakan dan denda.

·         Saat check out, periksa kembali semua sudut kamar untuk memastikan tidak ada barang pribadi yang tertinggal.

 

Tips Proses Check In Check Out Agar Lebih Lancar

·         Pesan Hotel Terlebih Dahulu: Untuk menghindari masalah saat check in, pastikan Anda sudah memesan hotel terlebih dahulu. Gunakan aplikasi seperti Cozzy yang menawarkan berbagai pilihan hotel murah terdekat di berbagai kota, termasuk hotel terdekat di Bandung.

·         Pahami Kebijakan Hotel: Setiap hotel memiliki kebijakan yang berbeda. Beberapa hotel mungkin memperbolehkan early check in atau late check out dengan biaya tambahan. Anda bisa menanyakan ini saat melakukan reservasi atau saat tiba di hotel.

·         Gunakan Voucher atau Diskon: Beberapa aplikasi seperti Cozzy menawarkan diskon dan promo menarik yang bisa digunakan untuk memesan hotel dengan harga lebih murah. Cek halaman promo Cozzy untuk mendapatkan diskon terbaru.

 

 

Prosedur Chek-Out Hotel

Setelah membahas mengenai prosedur check in hotel di atas, kali ini kita akan membahas juga  tentang prosedur check out hotel. Proses check out hotel merupakan tahap terakhir dalam menginap di hotel, dan memiliki prosedur yang harus diikuti oleh penginap agar proses check out dapat berjalan lancar dan tanpa kendala. Berikut adalah prosedur check-out di hotel diantaranya:

1. Membayar tagihan: Setelah selesai menginap, tamu perlu membayar semua tagihan yang masih belum terbayar, termasuk biaya tambahan seperti makanan atau minuman dari minibar.
2. Menyerahkan kunci: Tamu harus menyerahkan kunci kamar dan kartu akses hotel saat check-out.
3. Menyelesaikan formalitas: Tamu perlu menyelesaikan formalitas seperti menandatangani kertas pembayaran atau formulir penilaian tamu.
4. Memeriksa ulang barang-barang: Sebelum meninggalkan hotel, pastikan bahwa semua barang bawaan telah diperiksa kembali dan tidak ada yang tertinggal di dalam kamar.
5. Meninggalkan kamar: Setelah menyelesaikan semua prosedur, tamu bisa meninggalkan kamar dan hotel.

 

PROSEDUR CHECK-OUT

Beri Salam.

Tanyakan nomor kamarnya, dan masukan kedalam computer (PMS).

Identifikasikan dengan menanyakan nama tamu untuk mencocokan kebenarannya.

Tanyakan apakah tamu mendapatkan hari yang menyenangkan selama menginap di hotel.

Beritahukan ke tamu untuk di periksa fasilitas Mini Bar di kamar.

Serahkan salinan bill pengeluaran selama tamu menginap beserta bill pendukungnya; Room Charge, Bar, Restaurant, Telephone, Mini Bar dan lainnya.

Tanyakan ke tamu mengenai pembayarannya, apakah pembayaran Cash, Kartu Kredit dan apabila sudah ditanggung dengan Guarantee Letter atau Voucher, lihat apa yang tidak ditanggung.

KHUSUS PEMBAYARAN CHECK (tergantung dari kebijaksanaan Hotel, apakah menerima pembayaran Check)

Bila menerima

Yakinkan Check di isi dengan benar di Counter
Periksa jumlah uang yang ditulis sama dengan biaya yang dikeluarkan
Periksa tanda ?tangan dan alamat tamu dibelakang Check tersebut
Minta kartu kredit tamu untuk di Card Ver sebagai jaminan dari Check tersebut
Minta Identitas tamu untuk disamakan dengan alamat yang ada di Check tersebut

Cetak invoice dan serahkan ke tamu, bila perlu berikan kartu kredit yang sudah di Card Ver untuk dicocokkan kembali, apakah tamu akan membayar dengan kartu kredit tersebut atau yang lainnya.

Bila pembayaran dengan kartu kredit yang sudah di Card Ver dan biaya pengeluarannya sama atau dibawah, tinggal melakukan prosedur Off Line, bila pengeluarannya diatas jumlah yang di Card Ver, lakukan prosedur Off Line sama dengan jumlah yang di Card Ver, sisanya lakukan SALE dengan kartu kredit si tamu.

Bila tamu akan membayar dengan kartu kredit lainnya, lakukan SALE langsung di mesin EDC, dan kartu kredit lain yang sudah di Card Ver, lakukan langsung prosedur CANCEL pemblokan dengan cara SALE kartu kredit yang sudah di Card Ver dan langsung VOID di mesin EDC tersebut sehingga nilai jumlah dana yang sudah terblok akan terbuka kembali dalam waktu 1 sampai 4 jam.

Tawarkan untuk membuat reservasi kembali

Berterima kasih ke tamu untuk menginap di hotel kita

Salam Pisah, dengan mengatakan ?Selamat Jalan? atau dalam ekspresi bahasa inggris ?Have a pleasant trip?

SKEMA PROSES PENANGANAN RESERVASI

PROSEDUR RESERVASI DI HOTEL
 

 Dalam industri perhotelan yang kompetitif, manajemen hotel yang efektif memegang peranan kunci dalam memberikan pengalaman yang luar biasa kepada tamu. Artikel ini akan membahas pentingnya manajemen hotel, strategi-strategi terbaik, serta peran teknologi dalam memajukan operasi hotel. Mari kita eksplorasi bagaimana manajemen hotel yang cermat dapat menjadi fondasi kesuksesan di dunia perhotelan.

1. Definisi Manajemen Hotel: Manajemen hotel mencakup berbagai aspek termasuk perencanaan, organisasi, pengkoordinasian, dan pengawasan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan operasi hotel. Ini mencakup manajemen staf, pelayanan pelanggan, keuangan, pemasaran, dan pemeliharaan properti.
2. Pentingnya Manajemen Hotel yang Efektif:
   • Pengalaman Tamu yang Memuaskan: Manajemen hotel yang baik menciptakan lingkungan yang ramah, layanan yang efisien, dan fasilitas yang memenuhi harapan tamu.
   • Peningkatan Reputasi dan Loyalitas: Pelayanan yang baik dan pengelolaan yang efektif meningkatkan reputasi hotel, menarik tamu baru, dan mempertahankan tamu setia.
   • Efisiensi Operasional: Manajemen yang baik memastikan efisiensi operasional, penggunaan sumber daya yang optimal, dan pengelolaan biaya yang efektif.
   • Kepatuhan terhadap Standar Industri: Manajemen hotel yang efektif menjaga kepatuhan terhadap standar keamanan, kebersihan, dan layanan dalam industri perhotelan.
3. Strategi Manajemen Hotel yang Berhasil:
   • Penekanan pada Pelatihan Karyawan: Melatih karyawan dalam pelayanan pelanggan, manajemen konflik, dan keterampilan teknis yang diperlukan untuk pekerjaan mereka.
   • Penerapan Teknologi Terkini: Menggunakan teknologi untuk mempercepat proses check-in/check-out, pemesanan online, dan manajemen inventaris.
   • Analisis Data untuk Pengambilan Keputusan: Mengumpulkan dan menganalisis data pelanggan serta data operasional untuk menginformasikan keputusan strategis.
   • Program Loyalitas dan Promosi: Menerapkan program loyalitas untuk meningkatkan retensi tamu dan strategi promosi yang efektif untuk menarik tamu baru.
   • Manajemen Reputasi Online: Mengelola dan merespons ulasan online dengan cepat dan profesional untuk mempertahankan atau memperbaiki reputasi hotel.
4. Penerapan Teknologi dalam Manajemen Hotel:
   • Sistem Manajemen Properti (PMS): PMS mengotomatiskan tugas-tugas operasional sehari-hari seperti reservasi, check-in/check-out, dan manajemen inventaris kamar.
   • Teknologi Kunci Digital: Penggunaan kunci digital memungkinkan tamu membuka kamar mereka melalui smartphone, meningkatkan keamanan dan kenyamanan.
   • Analisis Prediktif: Menggunakan analisis prediktif untuk meramalkan tren dan kebutuhan tamu, membantu dalam perencanaan operasional dan strategi pemasaran.
   • Chatbot dan Kecerdasan Buatan: Implementasi chatbot dan kecerdasan buatan untuk memberikan pelayanan pelanggan 24/7 dan menjawab pertanyaan tamu dengan cepat.
5. Tantangan dalam Manajemen Hotel:
   • Persaingan yang Ketat: Persaingan di industri perhotelan memerlukan terus-menerus inovasi untuk mempertahankan dan meningkatkan pangsa pasar.
   • Manajemen Krisis: Persiapan dan tanggapan yang efektif terhadap krisis, seperti pandemi atau bencana alam.
   • Kepatuhan Regulasi: Memastikan hotel mematuhi semua regulasi dan standar industri, terutama terkait keamanan dan kebersihan.
   • Keamanan Informasi: Melindungi data tamu dari ancaman keamanan siber dengan menerapkan kebijakan keamanan informasi.

 

Industri perhotelan terus berkembang dengan cepat, dan salah satu pendorong utama dari perubahan ini adalah adopsi teknologi canggih. Teknologi layanan hotel telah merevolusi cara hotel beroperasi dan berinteraksi dengan tamu, meningkatkan efisiensi, dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi para tamu. Artikel ini akan membahas berbagai teknologi yang digunakan dalam layanan hotel, manfaatnya, dan dampaknya terhadap industri perhotelan.

Teknologi yang Digunakan dalam Layanan Hotel

1. Sistem Manajemen Properti (PMS): PMS adalah platform yang digunakan oleh hotel untuk mengelola berbagai operasi, termasuk reservasi, check-in dan check-out, manajemen kamar, dan penagihan. Sistem ini membantu staf hotel untuk bekerja lebih efisien dan memberikan layanan yang lebih baik kepada tamu.
2. Kunci Digital: Kunci digital memungkinkan tamu untuk mengakses kamar mereka menggunakan smartphone. Teknologi ini tidak hanya meningkatkan kenyamanan tamu tetapi juga mengurangi biaya dan masalah terkait dengan kunci fisik.
3. Chatbot dan Asisten Virtual: Chatbot dan asisten virtual berbasis AI dapat menangani berbagai permintaan tamu, seperti informasi hotel, pemesanan layanan, dan pertanyaan umum. Teknologi ini memungkinkan hotel untuk memberikan layanan 24/7 tanpa harus menambah staf.
4. Internet of Things (IoT): IoT memungkinkan perangkat yang terhubung untuk berkomunikasi satu sama lain dan dengan sistem pusat. Di hotel, IoT dapat digunakan untuk mengontrol suhu kamar, pencahayaan, dan perangkat lainnya, memberikan kenyamanan yang disesuaikan dengan preferensi tamu.
5. Aplikasi Mobile Hotel: Banyak hotel kini memiliki aplikasi mobile yang memungkinkan tamu untuk melakukan check-in dan check-out, memesan layanan, mengakses informasi tentang fasilitas hotel, dan banyak lagi. Aplikasi ini meningkatkan kenyamanan dan memberikan kontrol lebih besar kepada tamu.
6. Teknologi Keamanan: Teknologi seperti CCTV dengan analitik cerdas, kunci biometrik, dan sistem deteksi kebakaran yang canggih meningkatkan keamanan bagi tamu dan staf hotel.

Manfaat Teknologi Layanan Hotel

1. Peningkatan Efisiensi Operasional: Teknologi membantu mengotomatisasi banyak tugas yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti reservasi dan manajemen inventaris. Ini mengurangi beban kerja staf dan memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis dan interaktif.
2. Peningkatan Pengalaman Tamu: Teknologi memungkinkan hotel untuk menyediakan layanan yang lebih cepat dan lebih personal. Misalnya, dengan menggunakan data preferensi tamu, hotel dapat menyesuaikan layanan untuk memenuhi kebutuhan individu tamu, menciptakan pengalaman yang lebih memuaskan.
3. Penghematan Biaya: Otomatisasi dan penggunaan teknologi canggih membantu hotel mengurangi biaya operasional. Misalnya, kunci digital mengurangi kebutuhan akan penggantian kunci fisik yang hilang atau rusak.
4. Keamanan yang Lebih Baik: Teknologi keamanan modern memastikan bahwa tamu dan staf merasa aman selama berada di hotel. Sistem keamanan yang canggih juga membantu hotel dalam mengidentifikasi dan merespons potensi ancaman dengan lebih cepat.
5. Pengelolaan Data yang Lebih Baik: Dengan teknologi, hotel dapat mengumpulkan dan menganalisis data tentang tamu mereka. Informasi ini dapat digunakan untuk mengembangkan strategi pemasaran yang lebih efektif dan meningkatkan layanan yang ditawarkan.

Dampak Teknologi terhadap Industri Perhotelan

1. Perubahan Harapan Tamu: Teknologi telah mengubah harapan tamu. Tamu kini mengharapkan proses check-in yang cepat, layanan yang dipersonalisasi, dan kemampuan untuk mengontrol pengalaman mereka melalui perangkat mobile.
2. Persaingan yang Ketat: Adopsi teknologi canggih telah meningkatkan persaingan dalam industri perhotelan. Hotel yang tidak mengikuti perkembangan teknologi mungkin tertinggal dan kehilangan tamu yang lebih memilih hotel dengan layanan yang lebih modern dan efisien.
3. Peningkatan Fokus pada Keberlanjutan: Teknologi juga membantu hotel untuk menjadi lebih berkelanjutan. Misalnya, sistem manajemen energi yang cerdas dapat membantu mengurangi konsumsi energi, sementara sistem pengelolaan limbah yang canggih dapat membantu hotel mengurangi dampak lingkungan mereka.
4. Transformasi Peran Staf Hotel: Dengan banyaknya tugas yang diotomatisasi, peran staf hotel juga mengalami perubahan. Staf kini dapat fokus pada interaksi dengan tamu dan memberikan layanan yang lebih personal dan berkualitas.

Tantangan dalam Implementasi Teknologi Layanan Hotel

1. Biaya Awal yang Tinggi: Mengadopsi teknologi baru memerlukan investasi awal yang signifikan. Hotel perlu merencanakan anggaran dengan baik dan mengevaluasi return on investment (ROI) dari teknologi yang diadopsi.
2. Pelatihan Staf: Mengimplementasikan teknologi baru memerlukan pelatihan staf agar mereka dapat menggunakan sistem dengan efektif. Hotel perlu memastikan bahwa pelatihan yang memadai disediakan untuk semua anggota staf.
3. Keamanan Data: Dengan meningkatnya penggunaan teknologi digital, risiko keamanan data juga meningkat. Hotel perlu memastikan bahwa mereka memiliki sistem keamanan yang kuat untuk melindungi data tamu dari ancaman cyber.

 

Perhotelan

Apa itu Reservasi? Pengertian, dan Klasifikasinya

Reservasi adalah kegiatan yang di lakukan oleh tamu dalam rangka memesan sebuah kamar atau akomodasi di sebuah properti.

Bagian pemesanan kamar sebagai bagian yang mempunyai peranan yang cukup penting, ini karena tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangatlah di tentukan oleh kemampuan sisi reservasi dalam menangani pemesanan kamar di hotel. 

Seorang petugas reservasi harus mempunyai kemampuan mengenai beberapa dasar reservasi, produk dan layanan yang di pasarkan, bagaimana menjualnya atau tehnik jual, dan pemakaian tehnologi komunikasi.

Arti Reservasi Adalah

Arti dari reservasi adalah sebuah kata yang berawal dari bahasa Inggris yakni to reserve yang berarti menyiapkan atau menyediakan tempat saat sebelum kita menikmati apa yang yang kita pesan atau sedang kita perlukan. 

Pemesanan kamar (room reservation) untuk hotel adalah suatu pemesanan kamar yang di laksanakan beberapa waktu sebelumnya, yang di dapat berbagai sumber dengan berbagai langkah pemesanan untuk memastikan jika tamu mendapatkan kamar pada waktu check in.

Dengan data reservasi inilah biasanya pihak hotel bisa mengetahui identitas tamu yang akan datang dan biasanya di gunakan juga untuk mengetahui kira-kira tingkat hunian kamar dalam periode tertentu.

Klasifikasi Reservasi

Berdasarkan klasifikasinya, reservasi dibedakan atas 3 pembagian yaitu :

1. Perseorangan (Individu Reservation)

Individu reservasi adalah pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan, atau sebuah keluarga.

Ini umumnya di laksanakan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang diberi adalah harga biasa atau harga paket.

2. Kelompok/Tur (Grup/Tur Reservation)

Grup/Tur reservasi adalah pemesanan kamar yang biasanya di buat oleh agen atau agen perjalanan untuk beberapa konsumennya.

Pesanan di buat untuk tamu yang tiba berombongan. Sering harga yang di beri ialah harga potongan harga karena jumlah kamar yang di pesan cukup banyak.

3. Pertemuan (Konferensi Reservation).

Konferensi reservasi adalah pemesanan kamar untuk sebuah kelompok yang akan melakukan meeting atau pertemuan di hotel.

Ini biasanya di buat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau satu asosiasi. Harga yang di beri untuk reservasi pertemuan ialah harga komersial.

Jenis-Jenisnya

1. Online Reservation

Perkembangan tehnologi sekarang ini menyebabkan metode reservasi mengalami perubahan kearah metode reservasi online.

Reservasi secara online dapat di jangkau oleh siapa saja dan di mana saja mereka ada yang mempunyai koneksi internet.

Hanya dengan terhubung web bisa lakukan pemesanan kamar di hotel. Ini lebih menolong hotel dalam memasarkan produk dan menjual kamarnya.

2. Offline Reservation

Sistem reservasi yang memakai pengiriman reservasi langsung ke hotel dengan media reservasi seperti telephone, fax, e-mail, dan walk in.

Sumber- Sumber Reservasi

Sumber reservasi adalah darimana reservasi itu berasal. Biasanya sumber reservasi bisa di kategorikan sebagai berikut :

Company (perusahaan)

Perusahaan merupakan salah satu sumber pemesanan kamar/ reservasi  adalah perusahaan swasta, perusahaan asing, perusahaan gabungan (joint venture) serta perusahaan Negara.

Jika melalui jalur ini, umumnya mempunyai langganan tetap di tiap daerah tujuan wisata, bahkan mempunyai harga tertentu sesuai kesepakatan awal.

Travel Agent

Travel Agent sebagai satu badan usaha yang beroperasi di sektor layanan jasa. Mereka memberi servis berbentuk informasi ke beberapa calon pelancong yang akan melakukan perjalanan liburan.

Travel Agent mempunyai peran penting sebagai mitra sebuah hotel dalam usaha menaikkan tingkat hunian kamar. 

Tidak hanya pemberian informasi, travel agent juga membantu dalam soal pemesanan kamar hotel. Pemesanan kamar lewat travel agent dikelompokkan jadi dua yakni :

• FIT (Free Independent Traveller) atau orang yang melakukan perjalanan secara individu, tidak bersama kelompok.
• GIT (Grup Inclusive Tour) atau beberapa orang yang melangsungkan perjalanan pada suatu group. Umumnya dalam GIT sudah termaksud paket perjalanan.

Dari jenisnya pun travel agent di bagi lagi menjadi online dan offline travel agent.

Government (Pemerintahan)

Pemerintahan merupakan sumber pendatang tamu yang cukup banyak memberikan kontribusi, karena dari pemerintah seringkali melaksanakan perjalanan dinas dan memiliki sumber yang begitu banyak seperti BUMN, departemen-departemen dan pemda.

Perseorangan

Perseorangan ialah sumber pemesanan kamar yang mempunyai sifat bebas, siapa pun bisa melakukan pemesanan. Pemesanan kamar ini dapat di laksanakan dengan bermacam cara dimulai dari telephone, e-mail, fax, dan lain-lain. Pemesanan kamar jenis ini membantu hotel dalam kenaikan revenue karena harga yang lebih mahal daripada harga (contract rate) ke travel agent lain.

Booking Engine ( Website )

Website merupakan salah satu sumber booking yang saat ini sedang trend. Para calon tamu bisa langsung melakukan reservasi di website dengan bantuan booking engine untuk lebih menggampangkan proses reservasi tersebut. Biasanya harga relatif lebih murah karena harga net dari hotel.

Kategori

Selain sumber, dari sisi kategori reservasi juga di bedakan dalam 4 kategori seperti berikut :

Confirmed Reservation

Confirmed reservasi adalah pemesanan kamar yang telah di sepakati oleh pihak hotel dengan bukti berbentuk confirmation letter yang di kirim ke tamu yang bersangkutan. Confirmation letter ini harus di bawa oleh tamu di saat cek in sebagai bukti untuk mendapatkan kamar.

Guaranteed Reservation

Guaranteed reservasi adalah pemesanan kamar yang telah di tanggung oleh tamu yang berkaitan, pembatalan berlaku sampai cek in time, jika tamu tidak tiba dan tidak memberi kabar, karena itu kepada yang bersangkutan di kenai no-show charge sepanjang satu malam.

Advanced Payment Reservation

Advance payment reservation adalah pemesanan kamar yang dilaksanakan beberapa saat awalnya, yang mana tamu telah bayar uang muka (advance deposit).

Waiting List Reservation

Waiting list reservation adalah pemesanan kamar yang mana hotel tidak menjamin tamu mendapatkan kamar di saat cek in. Bobot pemesanan kamar ini terendah antara kelompok pemesanan kamar lainnya, hingga tidak ada tuntutan memperoleh kamar meskipun tamu telah ada di receptionist.

Tanggung Jawab Harian Staff Reservasi

• Harus mengetahui dan memiliki beberapa data akurat perihal waktu kehadiran dan keberangkatan tamu, kondisi kamar, dan sarana-fasilitasnya. Kelengkapan beberapa data itu akan memperlancar aktivitas servis pemesanan kamar, hingga memberi kenyamanan untuk tamu.

• Harus memberi beberapa data akurat mengenai jumlah kamar yang kosong dan kamar yang berisi, ini untuk menghindari ada over booking. Over booking adalah pemesanan kamar yang melewati jumlah kamar yang ada.

• Petugas reservasi harus mengetahui kamar yang ada di hari itu dan data yang akurat berkenaan status kamar hingga dapat segera memberi jawaban ke calon tamu.

• Mengenali dan mengetahui type kamar dan harga setiap kamar. Ini dipakai sebagai dasar dalam mempromosikan beberapa jenis kamar ke calon tamu.

• Menyiapkan formulir-formulir yang dibutuhkan dalam servis pemesanan kamar

Contoh Jobdesk

• Membaca ‘log book’, Log book adalah buku catatan yang berisi beberapa hal dan beberapa masalah yang membutuhkan tindak lanjut dari petugas shift sebelumnya ke petugas shift selanjutnya Catatan ini sebagai catatan penghubung dari shift yang satu ke shift yang lainnya. Buku itu berisi mengenai catatan tamu berpindah kamar, tamu tanpa barang bawaan, dan penyiapan yang masih belum usai yang membutuhkan tindak lanjut.
• Menghitung persediaan kamar (daily forecast) untuk kamar yang telah terjual (hour in) atau kamar yang ada untuk dijual dan yang telah dipesan (room available).
• Menyiapkan perlengkapan kerja, yaitu formulir pemesanan (reservation form) dan slip lainnya.
• Menerima pemesanan kamar baik lewat telephone, e-mail, telex, atau channel penjualan lain
• Mengisi formulir pemesanan 
• Membuat slip pemesanan 
• Mengupdate tabel pemesanan (reservation chart).
• Menyiapkan segala hal sesuai pesanan tamu, diantaranya antar jemput tamu, tipe kamar, dan sarana lainnya.

PERALATAN FRONT OFFICE 

Pada dasarnya penggunaan peralatan di hotel berbeda-beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhan/kegunaan, dan kebijakan hotel tersebut. Semakin canggih sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada sistem operasional manual tidak digunakan peralatan, kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception.

a) Front office counter
Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan.

 

 

b) Room rack/rak status kamar

Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk mengetahui setiap saat status kamar. Namun pada sistem otomatis, semuanya terdata pada sistem komputer.

  

 

c)   Reservation rack/rak pemesanan kamar
Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi, rak ini adalah tempat untuk menempatkan reservation slip, penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap dihotel serta jenis tamu.

 

d) Komputer
Di jaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi otomatis, kelebihannya antara lain data yang ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama dan pengaksesan data yang lebih cepat. 
 

 

  

e) Bill rack
Rak untuk menyimpan tagihan tamu beserta supporting bill (bon pendukung)nya, rak ini disusun berdasarkan nomor kamar tamu.

 

 

 

f)  Telepon

Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalam hal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

 

 

 

g)  Fax machine/mesin fax

Fax merupakan salah satu alat komunikasi yang penting digunakan dihotel, karena pada masa sekarang ini media/alat bisnis yang paling sering digunakan dan relatif murah adalah dengan meggunakan mesin fax. Fax ini akan menerima salinan surat yang dikirim oleh si pengirim persis sama dengan surat yang dibuatnya.
 

 

h) Luggage trolley

Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak.

 

 

i)   Credit card imprinter

redit card imprinter adalah alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit seperti nama tamu, nomor kartu dan masa berlakunya kartu.

 

j) Safe deposit box
Kotak penyimpanan/kotak untuk menyimpan barang-barang berharga dari tamu seperti paspor, dokumen, perhiasan, uang dll. Fasilitas penyimpanan ini tidak dikenakan biaya jika tamu tetap dihotel, jika tidak tinggal di hotel biayanya jumlah sewa tergantung pada panjang sewa safe deposit box. Brankas ini terletak tidak hanya di dekat counter Front Office, tetapi umumnya juga tersedia di dalam ruangan 



k) EDC (Electronic Data Capture) Mesin
Berfungsi untuk mencetak memproses pembayaran tamu yang menggunakan sistem non-tunai seperti kartu kredit atau kartu debit.