Media Pemesanan dan Formulir Reservasi

 

Media Pemesanan dan Formulir Reservasi

Media Pemesanan dan Formulir yang Ada di Reservasi

Media reservasi

Media reservasi merupakan bagian bagian atau alat alat yang biasa digunakan dalam perhotelan untuk memasukan data pemesanan tamu, maupun sebagai media perantara pemesanan antara tamu dan reservasi

1.      Telepon

Pernakah kalian menggunakan telepon untuk berkomunikasi kepada orang lain?

Iya, betapa hebatnya teknologi ini bukan? Telepon bisa menghubungkan kita kepada orang atau pihak lain secara real time.

Dalam ilmu perhotelan telepon sudah sangat penting dan berperan dalam hotel, dan sekarang yang saya bahas ini adalah tentang telepon yang berfungsi dalam media reservasi hotel

Telepon digunakan sebagai media reservasi pada umumnya, selain mudah digunakan kita tidak akan membuang waktu dan tenaga.

Tapi beberapa kekurangan yang didapat dalam menggunakan media telepon antara lain,

Terkadang penerima telepon susah menanggapi dialek asal penelpon

Kemungkinan jaringan bisa terganggu karena beberapa factor seperti: cuaca, dan keadaan geografis

Menurut skema reservasi melalui media telepon bisa dibayangkan seperti ini

  

Reservation ---> Reserevation Form ---> Computer ---> Reservation Guest

 

2.      Computer

Computer sudah tidak asing lagi pada kehidupan kita, maupun dunia perhotelan.

Masa kini computer sudahlah sangat penting dalam media reservasi, ini memudahkan kita dalam mengecek ketersediaannya kamar hotel, memasukan data atau pesanan tamu hanya dengan mengecek system yang sudah ada dalam computer, tidak hanya itu, para pemesan kamar pun bisa mengeceknya langsung dari computer melalui situs resmi hotel dalam web tentang jumlah kamar dan fasilitas yang tersedia.

Bahkan di beberapa hotel besar, computer sudah memiliki energy listriknya tersendiri, ini untuk mengantisipasi apabila terjadi pemadaman listrik sehingga computer tetap menyala dan data tidak akan hilang.

Ini membuktikan bahwa computer sangatlah berperan pada hotel maupun pada media reservasi

3.      Surat

Media reservasi melalui surat sudah tidak asing lagi, beberapa hotel terkadang menerima surat dari para pemesan kamar.

Pemesanan melalui surat banyak dilakukan terutama pada pemesanan dalam jumlah besar atau grup.

Dan penggunaan surat lebih efisien karena informasi yang disampaikan lebih jelas dan mudah dipahami, Serta adanya bukti yang nyata apabila timbul kesalahan mengenai pemesanan kamar.

Adapun kelemahan pemesanan kamar melalui surat yaitu dibutuhkan waktu agar surat sampai pada pihak hotel. Maksudnya informasi pemesanan kamar diperlukan waktu agar tersampaikan pada pihak hotel karena diperlukannya pihak ketiga dalam pengiriman surat seperti post.

Adapun skema reservasi menggukan media surat

RESERVATION GUEST

RESERVATION

POST

LETTER

 

4.      Facsimile

Setelah sebelumnya saya membahas tentang Istilah-Istilah Dalam Bertelepon. Di dalam kesempatan kali ini saya akan membahas tentang Cara Mengoperasikan Facsimile

Facsimile adalah suatu alat elektronik yang berfungsi sebagai fotocopy jarak jauh. Dikatakan demikian sebab berita yang disampaikan sama seperti yang diterima. Banyak reservation (pemesanan kamar hotel) menggunakan media ini.

Keuntungan menggunakan facsimile

1)Pengiriman/penerimaan lebih cepat

2)Berita lebih mudah dimengerti

3)Beritanya diterima secara utuh, sama persis dengan yang dikirim.

Cara mengirimkan berita melalui facsimile

1)Masukkan kertas/dokukmen ke dalam mesin facsimile

2)Tekan tombol “Hook/RSV“

3)Tekan nomor fac yang dituju

4)Setelah nomor masuk ada 2 kemungkinan jawaban, yaitu:

a.Apabila facsimile tersebut berfungsi sebagai nomor facsimile saja, maka jawabannya adalah bahwa berita siap diterima, fac tersebut akan berbunyi tiiiiit… panjang.

b.Apabila facsimile juga berfungsi sebagai pesawat telepon, maka sebelum fac masuk harus dijawab dulu, lalu si penjawab akan membuka line pengiriman dapat diterima.

5)Apabila line yang dituju sedang kosong dan bisa masuk, maka jawaban dari pengirim berbunyi facsimile/tertulis “Handshaking”.

6)Bila berita sedang masuk dan “On Line“, maka dalam sinyal akan terpampang “Fac Transmitting“ lalu kertas yang kita kirim akan berputar.

Penanganan facsimile baik penerimaan maupun pengiriman dilakukan atau menjadi tanggung jawab operator telepon. Banyak reservation (pemesanan kamar hotel) menggunakan media ini.

5.      Telegram adalah fasilitas yang digunakan untuk menyampaikan informasi jarak jauh dengan cepat, akurat dan terdokumentasi. Telegram berisi kombinasi kode yang ditransmisikan oleh alat yang disebut telegraf, dengan menggunakan kabel-kabel yang menghubungkan satu lokasi dengan lokasi yang lain melalui bawah laut

Jenis-jenis Telegram

Telegram dibagi menjadi dua jenis :

•          Telegram biasa

•          Telegram Indah

Telegram biasa berwarna biru muda, sedangkan telegram indah, merupakan telegram yang dikirimkan khusus pada hari-hari tertentu contohnya hari raya maupun tahun baru.

6.      Web

Situs web (bahasa Inggris: web site) atau sering disingkat dengan istilah situs adalah sejumlah halaman web yang memiliki topik saling terkait, terkadang disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video, atau jenis-jenis berkas lainnya. Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya pada sebuah server web yang dapat diakses melalui jaringan seperti internet, ataupunjaringan wilayah lokal (LAN) melalui alamat internet yang dikenali sebagai URL. Gabungan atas semua situs yang dapat diakses publik di internet disebut pula sebagai World Wide Web atau lebih dikenal dengan singkatan WWW. Meskipun setidaknya halaman beranda situs internet umumnya dapat diakses publik secara bebas, pada prakteknya tidak semua situs memberikan kebebasan bagi publik untuk mengaksesnya, beberapa situs web mewajibkan pengunjung untuk melakukan pendaftaran sebagai anggota, atau bahkan meminta pembayaran untuk dapat menjadi aggota untuk dapat mengakses isi yang terdapat dalam situs web tersebut, misalnya situs-situs yang menampilkan pornografi, situs-situs berita, layanan surel (e-mail), dan lain-lain. Pembatasan-pembatasan ini umumnya dilakukan karena alasan keamanan, menghormati privasi, atau karena tujuan komersil tertentu.

7.      E-mail

Surat elektronik atau pos elektronik  (bahasa Inggris: email) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet).

 

Lima langkah dalam proses pengiriman e-mail

Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.

8.      Personal (langsung)

Reservasi yang dilakukan oleh orang yang bersangkutan yang secara langsung datang ke hotel.

Formulir Reservasi

formulir adalah lembaran kartu/kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data/informasi yang bersifat tetap  dan juga bagian lain yang diisi dengan bagian yang tidak tetap. Ketika permintaan reservasi diterima semua data tentang tamu di catat pada formulir reservasi. Bentuk dan disain formulir reservasi bisa jadi tidak selalu sama antara hotel satu dengan hotel yang lainnya.

Sedangkan media reservasi kamar adalah alat pengantar atau penghubung reservasi antara pihak pemesan dengan hotel. Macam-macam formulir yang biasa digunakan adalah:

1.      Reservation Form

Reservation  form adalah format yang mencatat seluruh informasi  tentang permintaan tamu yang berkaitan dengan pemesanan kamar dan fasilitas lainnya. Apabila sebuah permintaan reservasi telah diterima maka seluruh informasi detail tentang calon tamu dicatat pada formulir pemesanan kamar. Reservation Form di tiap-tiap hotel mungkin memiliki bentuk dan desain yang berbeda-beda, namun meski demikian formulir tersebut memiliki isi yang sama, yaitu tentang data calon tamu dan perihal reservasi yang telah dilakukannya.

2.      Reservation  Diary

Reservation Diary, merupakan salah satu formulir di reservation section yang digunakan untuk mencatat reservasi/pemesanan kamar yang dilakukan dalam satu hari yang merupakan catatan harian reservasi atau agenda reservasi. Pada umumnya Reservation Diary digunakan pada hotel-hotel kecil. Catatan harian tentang reservasi penting untuk disediakan guna memudahkan pihak hotel memperoleh data tentang calon-calon tamu yang telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya, namun kemudian melakukan perubahan atau pembatalan.

3.      Reservation Slip

Reservation Slip:kertas kecil yang berisi data pemesanan kamar yang akan ditempatkan didalam reservation rack, penempatan reservation slip ini disusun berdasarkan tanggal kedatangan tamu dan jenis tamunya,untuk membedakan jenis tamu maka digunakan warna yang berbeda ,antara lain warna merah muda untuk tamu VIP ,biru untuk tamu rombongan,kuning untuk tamu yang berasal dari biro perjalanan,putih dan hijau untuk tamu individu dan perusahaan namu hal ini tidak menjadi acuan pokok setiap hotel.

4.      Group Reservation Form

Group Reservation Form merupakan formulir reservasi yang dikhususkan untuk mencatat pemesanan kamar oleh tamu rombongan yang pada umumnya menggunakan jasa agen biro perjalanan.

5.      Group  Cancelaltion Form

Formulir ini digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar untuk tamu rombongan

6.      Room reservation cancellation/change form

Formulir untuk mencatat informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar.

7.      Reservation chart

Grafik reservasi memiliki semua tabel yang terdaftar dengan nomor, jumlah dan jenis kamar, yang disediakan pada hari tertentu, waktu pemesanan, nama di mana reservasi diadakan, dan jumlah orang dalam grup.

8.      Dencity chart

Density Chart atau formulir jumlah pesanan  digunakan untuk mencatat kamar-kamar yang dipesan untuk waktu yang akan datang dan kamar yang sudah dihuni karena tamu sudah tinggal di hotel. Jadi dengan diketahui jumlah kamar yang dipesan termasuk yang sudah ditempati maka dengan mudah dapat dihitung jumlah kamar tersedia untuk dijual. Jadi petugas harus memeriksa Density Chart untuk mengetahui ada atau tidaknya kamar yang tersedia pada periode waktu yang dikehendaki atau dipesan. Pada Density Chart nomor kamar tidak nampak tetapi kamar-kamar dikelompokan bedasarkan jenisnya.

Dari jumlah kamar yang tersedia untuk dijual inilah FO Manager menetapkan status kamar untuk periode waktu tertentu, yaitu:

1. Kamar yang tersedia untuk dijual (free sale)

2. Menjual kamar dgn persetujuan Manager (on request)

3. Tidak menerima pemesanan kamar (closed to sale)

Hotel-hotel menengah biasanya mempergunakan tabel peme-sanan kamar yang berbentuk Density/Room Control Sheet. Kedua tabel, baik konvensional maupun density, pada dasarnya memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk menyimpan data tamu yang mengadakan pemesanan. Dari density chart dapat diketahui jumlah pemesanan kamar yang telah diterima dan jumlah kamar yang masih dapat dipesan. Pada density chart, saat reservasi kamar belum bisa ditentukan. Kamar baru ditentukan minimum satu hari sebelum tanggal kedatangan tamu.

Cara pengisian Density chart:

·         Pengisian dilakukan dengan pensil.

·         Mempergunakan tanda strip atau garis pada kolom yang sudah ditentukan

·         Pengisian dimulai dari tanggal tiba sampai satu hari sebelum berangkat.

·         Pengisian dimulai dengan garis yang mengikuti tempat yang kosong dibawah tempat yang sudah terisi.

·         Pada density chart tidak perlu diisi tanda panah atau menulis seperti pada conventional chart.

·         Bila terjadi pembatalan, tanda garis dapat dihapus mulai dari tanda yang terakhir.

9.      Reservation Confirmation

Pada umumnya, kofirmasi suatu reservasi dilakukan dengan mengirim Reservation Confirmation. Beberapa bentuk konfirmasi reservasi, diantaranya :

a.   Berbentuk sebuah formulir cetakan.

     Pre-printed Confirmation Form yang dikirimkan ke calon tamu biasanya termasuk informasi untuk melengkapi Kartu Registrasi (Registration Form). Pada saat tamu check in, form ini dibawa oleh tamu dan diserahkan kepada resepsionis sebagai dasar untuk melengkapi Kartu Registrasi.

b.   Bentuk Surat Personal (Personalized Letter)

     Personalized Letter adalah surat reservasi dengan kalimat yang sudah standar, didesain dengan kertas khusus dan dicetak dengan word processor

KESIMPULAN

Tugas seorang petugas reservasi adalah mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media.

Media pemesanan kamar adalah alat penghubung yang digunakan oleh pihak pemesan dengan pihak hotel. Dengan media inilah pihak hotel dapat dengan mudah melakukan pelayanan terhadap tamu dalam proses reservasi, begitu pula dengan pihak tamu yang akan memesan kamar dapat melakukan reservasi dengan baik.