Jenis Dokumen yang Perlu Diketahui

Pembahasan kita kali ini yaitu jenis dokumen yang perlu diketahui. Pada dasarnya sebagai manusia sepanjang hidup kita akan selalu berurusan dengan yang namanya dokumen. Dimulai waktu kita masih ada di dalam kandungan hingga akhirnya kembali pada Sang Pencipta. Bukti pemeriksaan kandungan yang berupa foto USG adalah dokumen pertama yang didapatkan oleh si anak.

Isi  sembunyikan 

1 Dokumen dalam Keseharian

2 Pengertian Dokumen

3 Jenis Dokumen

3.1 A. Dokumen Ditinjau dari Segi Pemakaiannya

3.2 B. Dokumen Ditinjau dari Segi Nilai Kegunannya

3.3 C. Dokumen Ditinjau dari Segi Sumbernya

3.4 D. Dokumen Ditinjau dari Fungsinya

3.5 E. Ditinjau dari Segi Penelitian

3.6 F. Ditinjau dari Segi Ruang Lingkup serta Bentuk Fisiknya

Dokumen dalam Keseharian

Selanjutnya, ketika anak itu lahir maka ia akan mendapatkan surat kelahiran, kemudian ketika menyelesaikan sekolah akan mendapatkan ijazah, dan ketika dewasa mendapatkan KTP (kartu tanda penduduk). Setelah itu, ketika menikah akan mendapatkan surat nikah, dan seterusnya pada saat bekerja akan mendapat surat keputusan, lalu mendapatkan surat pensiun jika sudah lanjut usia, sampai akhirnya mendapat surat kematian ketika meninggal dunia.

Jadi, dapat dibayangkan berapa banyak jenis dokumen yang ada di dunia ini. Sebab, setiap individu pasti mendapatkan dokumen. Setiap individu pasti sangat memerlukan dokumen untuk mencapai keteraturan dalam hidup, baik sebagai pribadi maupun masyarakat, dan bernegara.

Oleh karena itu, dengan adanya dokumen, manusia sangat terbantu dalam mengatur dirinya maupun masyarakat pada umumnya. Itu baru dokumen pribadi, belum lagi ditambah dengan dokumen yang ada di kantor-kantor. Baik itu kantor pemerintah ataupun swasta yang hampir tak terhitung jumlahnya.

Dokumen yang segitu banyak jumlahnya, tentunya membutuhkan pengaturan yang baik dalam hal penyimpanan. Karena, bila penyimpanannya tak baik, maka akan sulit untuk menemukan kembali data / dokumen tersebut jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Oleh sebab itu, perlu teknik dan tata cara yang baik supaya dokumen tersebut bisa tertata dengan baik. Sehingga lebih memudahkan kita dalam menemukan kembali dokumen yang dibutuhkan.

Pengertian Dokumen

Lantas, apa yang dimaksud dengan dokumen, sehingga sebagai sebuah benda mati, kita harus benar-benar mengatur, menjaga, dan merawatnya secara baik? Mengetahui pengertian dokumen secara komprehensif, menjadi sangat penting. Pasalnya, banyak orang yang belum mengetahui tentang pengertian dokumen sesungguhnya, yang mereka ketahui hanyalah sebatas pada surat.

Menurut bahasa Inggris, kata “dokumen” berasal dari kata document. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, dokumen merupakan sesuatu hal yang tertulis dan/atau tercetak serta segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan. Dan juga dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, ataupun untuk disebarkan.

Menurut Cambridge Advanced Learner’s Dictionary, dokumen ialah kertas atau kumpulan kertas yang ditulis atau dicetak, yang berisi informasi penting terkait dengan persoalan-persoalan resmi. Selain itu, dokumen juga berarti surat-surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan, seperti :

• akta kelahiran,
• surat nikah,
• surat perjanjian,
• dan lain sebagainya.

Bahkan, pengertian yang lebih luas, dokumen bermakna objek yang merekam informasi dengan tidak memandang media maupun bentuknya, yang digunakan sebagai wadah untuk menyimpan pengetahuan dan ingatan manusia. Sebab, pada dokumen tersimpan segala pengetahuan dan ingatan manusia. Jadi, pada intinya, dokumen adalah tulisan yang memuat informasi penting yang bisa digunakan sebagai barang bukti yang legal.

Untuk memudahkan Anda dalam memahami dokumen, perlu diketahui pula ciri-cirinya, baik ciri fisik maupun ciri intelektualnya. Ciri dokumen menurut fisiknya, biasanya menyangkut :

• materi yang digunakan untuk membuat dokumen,
• ukuran,
• berat,
• tata letak,
• sarana produksi (menggunakah mesin atau tidak),
• frekuensi terbit,
• dan sejenisnya.

Sedangkan, ciri dokumen menurut intelektualnya dapat dilihat dari

• tujuan,
• isi,
• subjek,
• jenis kepengarangan,
• sumber,
• metode penyebaran,
• cara memperoleh dokumen,
• keaslian,
• rancangan pembahasan,
• dan sejenisnya.

Jenis Dokumen

Jika merujuk pada pengertian-pengertian tersebut, dokumen sebenarnya meliputi banyak hal, yang di antaranya adalah akta kelahiran, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kwitansi, cek, rekaman, dan benda-benda lainnya yang masih bisa dijadikan bukti atau pendukung suatu keterangan.

Namun demikian, dokumen pada dasamya dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa jenis yang ditinjau dari beberapa segi, di antaranya ialah sebagai berikut:

A. Dokumen Ditinjau dari Segi Pemakaiannya

Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, jenis dokumen dapat dibedakan atas 4, seperti berikut:

a. Dokumen Pribadi

Dokumen pribadi yaitu surat-surat berharga yang bisa digunakan seseorang sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri orang tersebut. Misalnya, akta kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll.

b. Dokumen Niaga

Dokumen niaga yaitu surat-surat berharga yang bisa digunakan sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada aktivitas jual beli atau dunia perdagangan. Misalnya, cek, obligasi, kwitansi, wesel, dan saham.

c. Dokumen Sejarah

Dokumen sejarah yaitu surat-surat berharga yang bisa digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi di masa lampau. Misalnya, naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, batu prasasti, dan lain-lain.

d. Dokumen Pemerintah

Dokumen pemerintah merupakan surat-surat berharga yang bisa digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi di pemerintahan suatu negara. Seperti, UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dsb.

B. Dokumen Ditinjau dari Segi Nilai Kegunannya

Dari segi kegunaannya, jenis dokumen dibedakan atas 4 macam, seperti berikut :

a. Nilai Penerangan

Nilai penerangan yaitu dokumen yang dipakai sebagai pembuktian dalam memberikan info kepada masyarakat / publik luas.

b. Nilai Perdagangan

Nilai perdagangan adalah surat yang dipakai sebagai alat bukti dalam aktivitas transaksi jual beli dalam dunia bisnis dan perdagangan.

c. Nilai Yuridis

Nilai yuridis adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti seeara hukum di depan pengadilan.

d. Nilai Historis

Nilai historis merupakan surat-surat yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi di masa lalu.

C. Dokumen Ditinjau dari Segi Sumbernya

Dilihat dari segi sumbernya, jenis dokumen dapat dibedakan menjadi beberapa bagian, seperti berikut:

• Dokumen yang sumbernya dari pemerintah, misalnya UU pemerintah / perpajakan, keputusan presiden, peraturan pemerintah, dls.
• Dokumen yang sumbernya dari swasta, namun memiliki kekuatan hukum, contohnya akta notaries, visum dokter, dll.
• Dokumen yang sumbernya dari kontrak-kontrak dagang, misalnya surat perjanjian jual beli produk, surat kontrak, dan lain-lain.
• Dokumen yang sumbernya dari aktivitas lembaga surat kabar dan penerbitan, misalnya kliping dan kaledeoskop.
• Dokumen yang sumbernya dari perseorangan, misalnya koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dsb.

D. Dokumen Ditinjau dari Fungsinya

Apabila ditinjau dari segi fungsinya, jenis dokumen dapat diklasifikasikan menjadi dua macam, sebagaimana berikut:

a. Dokumen Dinamis

Dokumen dinamis merupakan dokumen yang masih dapat dipergunakan secara langsung dan terus menerus. Dokumen ini digunakan dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen ini masih dibedakan menjadi beberapa bagian seperti berikut:

• Dokumen aktif adalah dokumen yang masih bisa dipakai secara terus-menerus. Dipakai dalam proses penyelesaian suatu
• Dokumen semi aktif yakni dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun.
• Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang dipakai.

b. Dokumen Statis

Dokumen statis ialah dokumen yang tak dipergunakan secara langsung dalam suatu pekerjaan kantor.

E. Ditinjau dari Segi Penelitian

Bila ditinjau dari segi penelitiannya, jenis dokumen dibedakan menjadi tiga macam, seperti berikut:

a. Dokumen Primer

Dokumen primer merupakan dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbemya. Contohnya paten penelitian, laporan, disertasi, dsb.

b. Dokumen Sekunder

Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi tentang literatur primer, seperti bibliografi.

c. Dokumen Tertier

Dokumen tertier yaitu dokumen yang berisikan info seputar literatur sekunder. Seperti buku teks, buku panduan literature, bibliografi dari bibliografi, dll.

F. Ditinjau dari Segi Ruang Lingkup serta Bentuk Fisiknya

Bila ditinjau dari segi ruang lingkup dan juga bentuk fisiknya, jenis dokumen bisa dibedakan ke dalam 3 macam, seperti berikut ini :

a. Dokumen Literal

Dokumen literal merupakan dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, dan digambar, atau direkam. Contonya buku, majalah, koran, pita kaset, film, dan sebagainya. Titik berat dokumen literal yaitu informasi yang ada pada benda.

b. Dokumen Korporal

Dokumen korporal yaitu dokumen yang berwujud benda-benda sejarah seperti benda seni dan benda kuno. Dokumen ini meliputi arca, keris, pakaian adat, batu pualam, mata uang kuno, dll. Dokumen korporal ini disimpan di dalam museum dan juga dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

c. Dokumen Privat

Dokumen privat adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat (dokumen privat) ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan.

Pertanyaannya kemudian, termasuk jenis apakah dokumen properti? Jika merujuk pada penjelasan panjang tersebut, maka dokumen properti pada dasamya dapat dimasukkan ke dalam beberapa jenis dokumen. Misalnya, dokumen properti termasuk ke dalam jenis dokumen pribadi, lantaran properti biasanya terkait dengan hak milik pribadi. Tapi demikian, dokumen properti juga dapat dimasukkan ke dalam jenis dokumen niaga lantaran properti. Di samping milik pribadi pun bisa dijualbelikan.